Cărucioare

Corespondență (corespondență comercială). Tipuri de corespondență comercială Cerințe de bază pentru corespondența comercială

CORESPONDENȚA Corespondența este o denumire generalizată pentru documentele cu conținut variat care sunt folosite ca instrument pentru schimbul rapid de informații între organizații. Corespondența de afaceri ocupă un loc semnificativ în șirul documentar al instituțiilor. Fiind o legătură de legătură între organizații, corespondența ocupă aproximativ 80% din documentația de intrare și de ieșire. 1

Tipurile de corespondență comercială și numele acestora (scrisoare, telegramă, telex, fax (fax), mesaj telefonic) sunt determinate de metodele de transmitere a informațiilor comerciale, care sunt împărțite în două tipuri principale - comunicare poștală și comunicare electronică. Corespondența se distinge printr-o mare varietate de tipuri: de la scrisori normative și telegrame de la organele guvernamentale până la apelurile cetățenilor și cererile standard. Conținutul corespondenței poate fi cereri, notificări, acorduri, pretenții, acorduri, mementouri, cereri, clarificări, confirmări, solicitări, recomandări, garanții etc.

O scrisoare de serviciu este un nume generalizat pentru documente cu conținut diferit, care se distinge în legătură cu o metodă specială de transmitere a textului - trimiterea prin poștă. 3

Scrisorile, de regulă, trebuie întocmite în cazurile în care o metodă nedocumentară de schimb de informații este imposibilă sau dificilă (explicații orale, instrucțiuni: personale sau telefonice etc.). Dacă este necesară transmiterea urgentă de informații, se întocmesc telegrame, mesaje telefonice etc. În munca de birou se acceptă următoarea clasificare a scrisorilor oficiale. 1. Scrisori de cerere (cereri, cereri, propuneri de furnizare de informații sau de acțiuni). 2. Scrisori de răspuns (informații solicitate, informații despre munca depusă, refuz de informare și interacțiune). 3. Scrisori de intenție (însoțesc documente care nu au o parte de adresare sau sunt obiecte materiale). 4

Este recomandabil să pregătiți o scrisoare pe o singură problemă. Dacă trebuie să contactați o organizație simultan pe mai multe probleme diferite, este recomandat să scrieți scrisori separate pentru fiecare dintre ele. O scrisoare poate viza mai multe probleme dacă acestea sunt interdependente și vor fi luate în considerare într-o unitate structurală a organizației destinatarului. În funcție de tipul scrisorii și de conținutul acesteia, textul scrisorii poate fi simplu sau complex. Scrisorile simple constau din două părți: o introducere și o concluzie. Scrisorile complexe din punct de vedere compozițional conțin următoarele părți necesare: introducere, partea principală (dovada) și concluzie. 6

Introducerea oferă o justificare a întrebării: motivul întrebării sau scurta ei istorie; dacă motivul compunerii scrisorii a fost orice document, se oferă un link către acesta. Partea principală (dovada) stabilește esența problemei, oferă dovezi sau respingeri; partea principală trebuie să fie convingătoare, astfel încât să nu existe îndoieli cu privire la corectitudinea și validitatea soluțiilor propuse. Concluzia precizează scopul principal al scrisorii. În funcție de scopul scrisorii, asupra căruia autorul ei dorește să atragă atenția, se folosesc și alte scheme de construcție, în care unul dintre elemente poate lipsi sau ordinea de aranjare a acestora poate fi diferită. 7

O scrisoare de afaceri standard are următoarea structură: Recurs Preambul Text principal Concluzie Semnătură Postscript Anexa 8

Postscript (lat. post scriptum - „după scris”) este un postscript la o scrisoare completată și semnată, de obicei desemnată prin abrevierea latină „P”. S." Sunt folosite și abrevierile „P”. P.S. „(lat. post scriptum) sau „P. S. S. „(lat. post sub scriptum) pentru un postscript realizat după un postscript. 9

Scrisorile de afaceri au semnificație juridică, așa că stilul lor trebuie să îndeplinească anumite cerințe. Textul scrisorii nu trebuie să permită interpretări multiple. Cerințe generale pentru textul unei scrisori de afaceri: concizia, claritatea și acuratețea prezentării. Textul trebuie prezentat corect în conformitate cu regulile actuale de ortografie și punctuație, într-un stil oficial de afaceri. De fapt, limbajul documentelor oficiale este un fel de set de clișee, clișee, standarde, caracterizate printr-o anumită unificare. O scrisoare oficială trebuie să precizeze clar și concis esența problemei, păstrând un ton neutru. 10

Textul unei scrisori simple nu trebuie să depășească una sau două pagini dactilografiate. Literele complexe pot conține până la cinci pagini de text. Următoarele forme de prezentare a textului sunt utilizate în litere: persoana întâi plural („vă rugăm să trimiteți”, „trimitem pentru considerare”); la persoana I singular („Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”); de la persoana a III-a singular („ministerul nu se opune”, „VNIIDAD consideră posibil”). În corespondența de afaceri, forma acceptată de prezentare a textului este la persoana întâi plural (cerem, informăm, direcționăm, reamintim, trimitem etc.), întrucât oficialul care a semnat scrisoarea vorbește în numele organizației. unsprezece

Prezentarea textului scrisorii la persoana I singular (cere, ofer, direcţionez etc.) este posibilă în două cazuri: scrisoarea este întocmită pe antet oficial; scrisoarea este confidențială sau conține o adresă personală către destinatar. Scrisoarea, întocmită în format A4, trebuie să aibă un titlu la text care să răspundă la întrebarea „Despre ce?”: „Cu privire la încălcarea obligațiilor contractuale”, „Cu privire la acordarea de asistență științifică și tehnică”. Pe formularul A 5, titlul poate să nu fie indicat. 12

Scrisorile se avizează de către inițiator, șeful departamentului autorului și, dacă este cazul, de către șefii unităților structurale interesate, precum și de către adjunctul șefului organizației care supraveghează direcția, dacă scrisoarea este semnată de șeful Organizatia. Scrisorile sunt vizate pe un al doilea exemplar care rămâne în organizație. Scrisorile se semnează de către șeful organizației, adjuncții săi în competența care i-a fost acordată, precum și de către șefii diviziilor structurale independente, dacă li se acordă acest drept. 13

Scrisoarea trebuie să aibă o mențiune despre executor, care este aplicată în partea de jos a foii, semnată de manager. Nu este permisă efectuarea de corecții sau completări la scrisorile semnate. Data scrisorii este data la care a fost semnată. 14

Detaliile solicitate ale scrisorii sunt: numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare, link-ul către numărul de înregistrare și data, destinatarul, antetul textului (când scrieți o scrisoare în format A4), text, semnătură, notă despre executant, în scrisori de intenție - o notă despre prezența anexelor, în scrisorile de garanție - un sigiliu impresie. 15

O scrisoare de cerere este o scrisoare oficială trimisă pentru a obține orice informații sau documente oficiale. Textul scrisorii de solicitare conține justificarea necesității de a furniza informații sau materiale și declarația efectivă a cererii. Justificarea poate conține referiri la reglementări legislative și de altă natură, documente organizatorice și juridice, întrucât organizația nu are dreptul de a solicita informații care nu au legătură cu activitățile sale funcționale. Scrisorile de solicitare sunt de obicei semnate de șeful organizației sau de un oficial autorizat. 16

O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns. Scrisoarea de cerere se întocmește pe antet. Detaliile obligatorii ale scrisorii de solicitare sunt: numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare, destinatarul, titlul textului (dacă se întocmește o scrisoare pe formatul A 4), semnătură, mențiune despre executor. 17

O scrisoare de cerere este o scrisoare de serviciu, al cărei scop este de a obține informații, servicii, bunuri necesare organizației către autor. Un număr foarte mare de situații de conducere dau naștere la redactarea scrisorilor de cerere. Scrisoarea de cerere trebuie să conțină justificarea cererii și o declarație a cererii în sine. Justificarea trebuie să precedă formularea cererii. Justificarea poate lipsi în cazurile în care cererea este evidentă, natura ei tipică și, de asemenea, dacă implementarea acțiunilor care constituie cererea este responsabilitatea organizației, unității sau funcționarului. 19

Solicitarea este formulată folosind verbul „a cere”: „Vă cerem să conduceți...”, „Vă rugăm să furnizați...”, „Vă rugăm să informați...”, etc. Solicitarea poate să fie formulate fără verbul „a cere”, de exemplu: „Sperăm într-o soluție pozitivă a problemei...”, „Sperăm că veți considera posibil să luați în considerare recursul nostru” etc. O scrisoare poate conține mai multe cereri. În acest caz, se folosesc următoarele expresii de limbă: „De asemenea, vă cerem să luați în considerare (prestați, conduceți...)”, „În același timp vă cerem...”. Scrisoarea de cerere se întocmește pe antet. 20

Detaliile obligatorii ale scrisorii de solicitare sunt: numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare, destinatarul, titlul textului (dacă se întocmește o scrisoare pe formatul A 4), semnătură, notă despre executor. 21

O scrisoare de răspuns este o scrisoare oficială întocmită ca răspuns la o scrisoare de cerere sau o scrisoare de anchetă. Răspunsul poate fi pozitiv sau negativ (scrisoare de refuz). La alcătuirea scrisorilor de răspuns trebuie respectat principiul paralelismului lingvistic: textul scrisorii de răspuns trebuie să utilizeze aceleași expresii lingvistice și vocabular pe care le-a folosit autorul în scrisoarea de inițiativă, cu condiția ca scrisoarea de cerere să fie scrisă corect lingvistic. Nu trebuie să includeți un link către scrisoarea primită în textul scrisorii de răspuns („Spre scrisoarea dvs. din data de _______№__. . . “). Pentru a face legătura cu scrisoarea primită, detaliile formularului includ „Link către data și numărul documentului primit”, unde sunt introduse informații despre scrisoarea de inițiativă. 24

Un răspuns negativ trebuie să fie justificat; Scrisoarea de răspuns este întocmită pe antet. Detaliile solicitate ale scrisorii de răspuns sunt: numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare, linkul la numărul de înregistrare și data, destinatar, titlul textului (la scrierea unei scrisori în format A4), semnătură, notă despre interpret. 25

O scrisoare de garanție este o scrisoare de serviciu care conține o obligație sau o confirmare. Scrisorile de garanție sunt adresate organizațiilor. Se poate garanta plata pentru munca, produse, servicii, chirie, calitatea si timpul de lucru etc. Textul scrisorii de garantie contine o cerere adresata corespondentului si o formula semnificativa din punct de vedere juridic: „Garantam plata (prestarea serviciilor. etc.).” Această expresie este o componentă semnificativă din punct de vedere juridic a textului. Dacă scrisoarea garantează plata, autorul furnizează datele sale bancare. 2 27

Scrisorile de garanție sunt întotdeauna semnate de două persoane: șeful organizației și contabilul șef. Scrisorile de garanție sunt, de asemenea, certificate de sigiliul organizației. Scrisoarea de garanție se întocmește pe antet. Detaliile obligatorii ale scrisorii de garanție sunt: denumirea organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare, destinatarul. , titlul textului (la întocmirea literelor pe antet în format A 4), semnătură, amprentă sigiliu, notă despre executor. 28

O reclamație poate fi făcută în legătură cu: calitatea mărfurilor, dacă aceasta nu corespunde calității specificate în contract, inclusiv nerespectarea completității bunurilor și a sortimentului; cantitatea de mărfuri, dacă aceasta nu corespunde cu cea prevăzută în contract sau în documentele de expediere; termenele de livrare dacă acestea au fost încălcate; ambalarea și etichetarea mărfurilor, dacă, de exemplu, ambalarea necorespunzătoare sau etichetarea incorectă a cauzat deteriorarea mărfurilor; încălcarea termenului de plată și alte părți la decontări reciproce; alți termeni ai contractului. 31

O scrisoare de reclamație este un document, care este un tip de scrisoare comercială, care conține informații despre pretențiile făcute cu privire la calitatea unui produs sau serviciu prestat. Acest document nu are o formă unificată stabilită de Federația Rusă. În acest sens, reclamația se face în scris, de regulă, pe antetul companiei sau pe o foaie standard în format A 4 Indiferent de conținut, scrisoarea de revendicare trebuie să conțină detaliile și informațiile solicitate: 32

Indiferent de conținut, scrisoarea de revendicare trebuie să conțină detaliile și informațiile solicitate: 1. Rubrica către text, care afișează un link către acordul în baza căruia a fost întocmită această scrisoare de revendicare. 2. Numele complet al organizației, conform actelor constitutive, la care se trimite scrisoarea de revendicare. 3. Adresa exactă a organizației. 4. Baza pentru întocmirea acestei cereri (link către documente oficiale, cum ar fi un contract de furnizare sau o scrisoare de garanție). 5. Subiectul revendicării, adică ce anume a fost încălcat (calitate, condiții de livrare, livrare scurtă a mărfurilor etc.). 6. Dovezi privind încălcările (link-uri către documente justificative). 33

7. O listă de cerințe specifice prezentate de autorul scrisorii de revendicare. Acestea includ cel mai adesea: înlocuirea bunurilor deteriorate sau defecte; reducere a mărfurilor (valoarea monetară a reducerii trebuie să fie convenită de ambele părți); compensarea directă a pierderilor; rezilierea contractului etc. 34

La prezentarea dovezilor de valabilitate a unei cereri, este indicat nu numai să se indice obligațiile specifice contractului care au fost încălcate, ci și să se facă referire la normele legale care pot sta la baza prezentării anumitor cerințe. În cazul în care autorul cererii cere despăgubiri de la partea vinovată pentru daune sau restituirea unei anumite sume, cererea trebuie să conțină și un calcul al pretențiilor (dacă calculul este suficient de complex, acesta poate fi inclus ca anexă la cerere). Din textul plângerii ar trebui să fie clar cine vrea, de ce și ce. 35

Dacă se face o reclamație cu privire la cantitatea de bunuri, vânzătorul poate solicita livrarea suplimentară a mărfurilor lipsă sau rambursarea costului mărfurilor nelivrate. În cazul în care reclamația se referă la calitatea mărfii, cumpărătorul poate cere eliminarea defectelor bunurilor sau o reducere din costul mărfii. Cumpărătorul poate oferi vânzătorului să elimine el însuși defectele bunurilor, dar în acest caz vânzătorul va trebui să plătească cumpărătorului costul reparațiilor. De regulă, defectele minore sunt eliminate de către cumpărător însuși, dar pe cheltuiala vânzătorului, care rambursează costul reparațiilor. Toate costurile asociate cu returnarea unui produs defect sau înlocuirea lui cu altul sunt rambursate de către vânzător. 36

Daca reclamatia este justificata, vanzatorul va fi obligat sa: inlocuiasca produsul defect cu unul nou; furnizarea bunurilor lipsă; faceți o reducere procentuală la costul produsului; plătească o amendă. Afirmația trebuie făcută în forma corectă, poate fi dură, dar nu trebuie să fie nepoliticos. În funcție de situație și de intențiile cumpărătorului, cererea poate conține un avertisment cu privire la recurgerea ulterioară la instanța de arbitraj pentru a-și proteja drepturile în cazul în care vânzătorul nu satisface cererea. 37

Răspunsul la o scrisoare de revendicare De regulă, perioada de răspuns la o cerere după primirea acesteia este stabilită în contract (de exemplu, 10 zile, 30 de zile). În această perioadă, vânzătorul (expeditorul) este obligat să ia în considerare reclamația și să răspundă acesteia în scris. În cazul în care nu se primește un răspuns la reclamație, se consideră că cererea este acceptată și cumpărătorul are dreptul de a se adresa instanței de arbitraj cu o cerere de taxare a costurilor în contul vânzătorului. Răspunsul la reclamație este transmis cumpărătorului de bunuri (servicii) prin poștă recomandată sau telegramă (telex). În termenul stabilit în contract, vânzătorul trebuie să informeze contrapartea despre respingerea creanței sau despre acceptarea acesteia cu titlu oneros. 38

Scrisori internaționale O scrisoare de afaceri internaționale are o structură clară, un set specific de detalii și o locație stabilă a fiecăruia dintre ele. Scrisorile către companii străine sunt tipărite pe hârtie cu antet cu margini de 1 inch (2,54 mm). În colțul din stânga sus sau în centrul părții superioare a foii se află sigla și numele companiei (recuzită 1). În cazul în care compania este puțin cunoscută și nu este clar din nume ce face, profilul activității sale poate fi indicat, de exemplu, „navlosire de nave”, „organizare de tur”, „vânzări imobiliare”, „dezvoltări științifice”. ”, etc. 41

Sub denumirea societatii sau in campul de jos al fisei este indicata adresa biroului, cuprinzand adresa postala si telegrafica, numerele de telefon si fax, adresele si numerele de telefon ale reprezentantelor societatii si ale filialelor acesteia, numarul de declarația sau licența de înregistrare (detaliul 2). Toate detaliile ulterioare ale scrisorii sunt tipărite din marginea din stânga. Referința documentului (numărul) (detaliul 3) poate fi digitală, alfabetică sau alfanumerice, de exemplu: Referință: 101; Ref: MS Dacă scrisoarea este un răspuns, atunci atributul 3 indică numărul de ieșire al scrisorii de inițiativă, de exemplu: Referința dvs. 12. 42

Data (atributul 4) este indicată în mod alfanumeric, de exemplu: 17 august 2003. Data poate fi plasată la marginea marginii din stânga sau din dreapta documentului. Adresa destinatarului (detaliul 5) este formată din următoarele, rând cu rând: numele și prenumele destinatarului; Numele companiei; numerele casei și ale străzilor; oraș, district poștal (cod poștal); ţări. 43

Adresa introductivă (prop 6) este scrisă pe o nouă linie, lăsând patru rânduri spațiere față de adresă. O scrisoare de afaceri începe cu cuvintele „Dragă. . . ". Titlul scrisorii (detaliul 7) este indicat după adresa introductivă. Titlul se desemnează: RE: - abrevierea cuvântului „privind” (relativ); În re: - abrevierea combinației „În ceea ce privește” (cu privire la); Subiect - (subiect, subiect, întrebare); Titlul este subliniat. Titlul este o cerință opțională; indicarea lui este mai degrabă o regulă a bunelor maniere. Titlul apare în principal în corespondența oficială pe probleme juridice. 44

Textul (prop 8) poate fi tipărit fie de la marginea marginii din stânga (versiunea modernă), fie cu începutul fiecărui paragraf indentat din linia roșie (versiunea clasică). Paragrafele, de regulă, sunt separate unele de altele prin spațiere suplimentară între rânduri, ceea ce face conținutul literei mai ușor de perceput. În plus, propozițiile principale ale scrisorii pot fi evidențiate cu font, subliniate etc. Două spații rând după textul scrisorii indică „formula finală de politețe” (prop 9). 45

După „formula finală de politețe”, se face cel puțin cinci spațiere între rânduri pentru semnătura personală a autorului scrisorii (recuzita 10). Sub semnătură este indicată decodificarea acesteia: numele și prenumele, pe rândul următor poziția persoanei care a semnat documentul. Funcția nu este indicată dacă scrisoarea este semnată de șeful companiei. Dacă există atașamente la scrisoare (atributul 11), atunci acestea sunt indicate după cum urmează: Anexă (anexă): Ordinul nr. 34 La trimiterea copiilor scrisorii („copie carbon”) către mai mulți destinatari, indicați numele persoanelor sau companiile către care au fost trimise (atributul 12). 46

Scrisoare de instrucțiuni O scrisoare de instrucțiuni (directive) este o scrisoare de notificare prin care destinatarul este informat cu privire la informații de natură oficială. Scrisorile de informare sunt adesea de natură standard și sunt trimise de autorități și conducere la diferite niveluri organizațiilor subordonate sau organizațiilor de un anumit tip. Scrisorile de informare pot cita literal anumite prevederi ale actelor legislative și ale altor documente legale de reglementare și pot conține recomandări și sugestii. 49

Scrisorile informative pot conține atașamente. Lungimea buletinului informativ variază de la un paragraf la mai multe pagini. De regulă, scrisorile de informare sunt semnate de șeful organizației. Scrisoarea de informare este întocmită pe antet. Detaliile solicitate ale scrisorii de informare sunt: numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice, numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului pentru înregistrare, data, numărul de înregistrare , destinatar, titlul textului (la pregătirea scrisorilor pe antet format A 4), semnătură, notă despre executorul executor. 50

La încheierea contractelor cu parteneri străini se folosesc acreditive, în care vânzătorul cere să furnizeze o scrisoare de garanție de la banca cumpărătorului cu un număr de cont în valută și garanțiile băncii de plată de către cumpărător pentru bunuri sau servicii. Scrisorile de intenție se întocmesc atunci când documentul principal trimis destinatarului necesită explicații suplimentare. Scrisoarea de intenție indică scopul pentru care este trimis documentul principal, ce trebuie făcut cu acesta și în ce interval de timp. Dacă scrisorile de intenție nu poartă o încărcătură semantică, atunci ele nu trebuie întocmite, deoarece în acest caz devin o formalitate inutilă. 52

Corespondența se distinge printr-o mare varietate de tipuri: de la scrisori și telegrame ale organismelor guvernamentale cu caracter normativ până la apeluri ale cetățenilor și cereri standard. Conținutul corespondenței poate fi cereri, notificări, acorduri, pretenții, acorduri, mementouri, cereri, clarificări, confirmări, solicitări, recomandări, garanții etc.

La efectuarea corespondenței, trebuie respectate următoarele cerințe:

Scrisorile se întocmesc pe formulare speciale - antet și semnate de șeful organizației sau de adjuncții acestuia în cadrul competenței care îi sunt acordate;

Scrisorile trebuie scrise corect, cu acuratețe, fără pete grosiere sau corecții;

Indiferent de conținut, scrisoarea trebuie să fie prezentată într-un limbaj calm, stăpân pe sine, oficial de afaceri, să aibă suficientă argumentare, acuratețe, completitudine și claritate a caracteristicilor, concizie și consecvență a prezentării;

Schimbul de informații prin corespondență ar trebui utilizat numai în cazurile în care o altă metodă de schimb de opinii este dificilă sau imposibilă (convorbiri telefonice, întâlniri personale etc.).

O scrisoare oficială este unul dintre cele mai importante canale de comunicare între o întreprindere, o organizație și o instituție cu lumea exterioară. Prin scrisori se desfășoară negocieri precontractuale, se clarifică relațiile dintre întreprinderi și se formulează pretenții. Scrisorile însoțesc bunurile materiale pe drum etc.

În ciuda disponibilității formelor moderne de comunicare: telefon, telegraf, fax, comunicare prin modem etc., volumul de corespondență chiar și într-o întreprindere mică este foarte mare. Cu toate acestea, gama de situații manageriale care dau naștere întocmirii scrisorilor de afaceri este departe de a fi nelimitată și se pretează la o clasificare relativ clară. Un număr mare de scrisori cu același tip de situații manageriale care necesită pregătirea lor ridică o nevoie urgentă de unificare a scrisorilor de afaceri. Din păcate, o analiză a corespondenței de afaceri moderne arată că mulți angajați din conducere nu au abilități de scriere a scrisorilor. Între timp, formatarea incorectă a scrisorii face dificilă lucrul cu acesta. Experții sunt unanimi că scrisorile de afaceri nu ar trebui să fie mai mult de o pagină. Autorii colecției „Scrisori simple”, publicată în Statele Unite în anii 70 sub conducerea biroului Casei Albe, consideră că risipa în cuvinte duce la risipa în dolari. Nu se poate să nu țină cont de faptul că documentele de afaceri nu sunt deloc materiale pentru „citire”, ci informații care ar trebui să încurajeze anumite acțiuni.

feluriși soiuri Afaceri scrisori
Rezumat >>
... Afaceri litere 6 1.1 Proiectare Afaceri literele 6 1.2 Cerințe de text Afaceri literele 9 Capitolul 2 feluriși soiuri Afaceri literele 14 2.1 Clasificare Afaceri... etc. Cel mai comun vedere Afaceri corespondenţă - Afaceri scrisori (oficiale). ...
Afaceri corespondenţă cu parteneri străini
Rezumat >> Industrie, producție
... ……………………………………………………………………....3 Afaceri scrisorile si lor clasificare…………………………………...4 feluri nonprofit Afaceri litere……………………………….5 feluri comercial Afaceri scrisori... Afaceri corespondenţă cu parteneri străini. 1. Afaceri scrisorile si lor clasificare Afaceri ...
Afaceri corespondenţă (4)
Rezumat >> Industrie, producție
Special conceput pentru asta drăguț documente pe formulare urmate de... pt corespondenţă. Prin urmare, clasificați Afaceri a scrie înseamnă a construi clasificare... ; mail informativ. Separa feluri literele sunt împărțite în funcție de...
Ca urmare a studierii acestui capitol, studentul ar trebui:

stiu
- – scopul și scopul documentelor utilizate în managementul organizațiilor;
- – principalele tipuri de mesaje care alcătuiesc corespondența de afaceri;
- – semnificația termenilor „flux de documente” și „muncă de birou”;
- – tipuri de documente utilizate în procesul de conducere a unei organizații;
- – tipuri de documente utilizate în corespondența oficială internă și externă;
- – scopul unificării documentelor;
- – caracteristici ale stilului oficial de afaceri de prezentare a informațiilor;
- – tipuri de scrisori de afaceri;
- – logica construirii unei scrisori de afaceri și cerințele pentru formatarea acesteia;
- – caracteristici ale stilului unei scrisori de afaceri electronice;
a fi capabil să

– creați text în conformitate cu structura unei scrisori de afaceri;

proprii

– abilități în utilizarea stilului oficial de afaceri de prezentare a informațiilor în corespondența de afaceri.

Documentul ca principală formă de comunicare scrisă în procesul de management

O parte semnificativă a comunicărilor de afaceri se realizează în scris. Acest lucru se datorează volumelor mari de informații care circulă în procesul de management al organizațiilor. Pentru a lua decizii de management, în multe cazuri este necesar să se înregistreze fapte, să acumuleze informații, apoi să le analizeze și să le înțeleagă.

În plus, informațiile trebuie transferate pentru prelucrare către diverși oficiali și departamente ale organizației. Pentru a efectua toate aceste acțiuni, cea mai potrivită formă este prezentarea scrisă a informațiilor, care în managementul organizațiilor ia forma unui document.

Un document este un mesaj de informare prezentat într-o anumită formă, compilat conform unor reguli specifice și certificat în modul prescris. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” oferă următoarea definiție a conceptului „document”:

Document– este vorba de informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Aceeași definiție este dată în standardul de stat pentru termenii și definițiile „Munca de birou și arhivare”.

cuvânt latin documentum vin de la doceo – Predau sau informez și, în sensul înțeles, am înțeles dovezi, dovezi. În Rusia termenul document a fost tradusă de Petru cel Mare în mod specific ca „mărturie scrisă”. De-a lungul secolului al XVIII-lea, definiția conceptului de „document” sa concentrat în primul rând pe scopul său juridic. Între timp, acest termen în sine nu a fost folosit aproape niciodată pentru o lungă perioadă de timp. În schimb, alți termeni au fost utilizați de obicei în practica de birou: act, faptă, hârtie. CU De-a lungul timpului, acumularea de cunoștințe despre documente a condus în secolul al XIX-lea. să evidențieze, pe lângă cel legal, și aspectul managerial al documentului.

Documentele vă permit să salvați informații, să le confere un caracter oficial și să servească drept bază pentru luarea deciziilor de management. În plus, documentele pot fi considerate ca principală formă de mesaje de afaceri atunci când se efectuează comunicări scrise. Astfel, documentele dintr-o organizație îndeplinesc funcții de informare și comunicare.

Se numește activitatea de întocmire și prelucrare a documentelor documentare suport pentru management(munca de birou).

În management, documentele text în format hârtie sau electronic sunt cel mai des folosite. Trebuie remarcat faptul că există și alte forme posibile de documente - fotografii, înregistrări audio, înregistrări video. Cu toate acestea, ele nu sunt un mijloc de comunicare scrisă și nu sunt folosite foarte des în management și, prin urmare, nu vom lua în considerare aceste tipuri de documente în acest capitol.

Documente care implementează funcția comunicativă către destinatar poate fi împărțit în extern Și intern.

Corespondență comercială externă desfășurate între diferite organizații, precum și între indivizi și organizații. Mesajele schimbate între subiectele comunicării sunt de natură scrisori oficiale.

Corespondență internă de afaceri desfășurate între oficiali și departamente ale organizației. O astfel de corespondență este de obicei numită oficial

În activitățile de conducere a unei organizații, se utilizează un număr mare de documente text diferite. Ele diferă prin scopul și scopul lor, conținutul, frecvența creării și ceea ce au în comun este că conțin informații de management.

De scop și scop Documentele pot fi împărțite astfel:
- organizatorice si juridice - stabilirea statutului organizației, structurii, nivelurilor de personal, caracterului, atribuțiilor și responsabilităților departamentelor, angajaților etc. De exemplu, Carta organizației, Regulamentul unității, fișa postului;
- administrativ – realizarea coordonării și reglementării continue a procesului de management. De exemplu, comenzi, instrucțiuni de la manageri;
- planificat – conţinând o listă, succesiune, calendarul activităţilor planificate pentru implementare. De exemplu, diverse tipuri de planuri, programe;
- informații și referințe – destinat utilizării în lucrările curente. De exemplu, standarde de stat, specificații tehnice, instrucțiuni de la organizațiile superioare, recomandări metodologice ale ministerelor și departamentelor, clasificatoare;
- informațional și analitic – rezultate din prelucrarea informațiilor primare interne despre producție, vânzări, disponibilitatea materialelor sau mărfurilor în depozite. Necesar pentru munca continuă și luarea deciziilor. De exemplu, recenzii analitice, rezumate, certificate, acte, memorii;
- raportare – conţinând informaţii despre rezultatele activităţilor pentru o anumită perioadă de timp. Acestea vă permit să comparați rezultatele obținute cu indicatorii, planurile și programele planificate, precum și să ofere informații organizațiilor superioare și organelor de stat înființate prin lege: autorități statistice, fiscale;
- documentele de personal – inclusiv informații privind angajații organizației, menite să-și reglementeze activitățile în conformitate cu legislația muncii. De exemplu, contractele de muncă, cărțile personale ale angajaților, carnetele de muncă etc.
De conţinut documentele pot fi împărțite în tehnice, tehnologice, financiare, comerciale etc. Prin această împărțire, se atrage atenția asupra semnificației și domeniului de utilizare a documentului. De exemplu, documentele „tehnice” includ condiții tehnice, pașapoarte pentru echipamente și standarde de întreținere a reparațiilor. Cele tehnologice includ hărți tehnologice, standarde pentru randamentul produsului din materii prime. Un document financiar tipic este un bilanţ, un cont de profit şi pierdere sau o declaraţie fiscală.

Periodicitate Crearea documentelor este determinată de forma și scopul acestora. Documentele organizatorice și juridice sunt acceptate „până la anulare”, adică. până în momentul în care devine necesară efectuarea modificărilor sau anularea completă a efectului acestora. Documentele administrative sunt create după cum este necesar. Documentele de planificare și, mai ales, de raportare, dimpotrivă, au o frecvență strict stabilită de creare și transmitere către autoritățile competente.

Crearea și utilizarea diferitelor tipuri de documente text este o parte necesară a muncii de management. Ele îndeplinesc o serie de funcții utile.

Utilizarea documentelor permite organizațiilor să:
- – își desfășoară activitățile într-un mod ordonat, eficient și responsabil;
- – furnizează informații în mod consecvent și obiectiv;
- – să ofere suport informațional la luarea deciziilor de management;
- – face ca activitățile de afaceri și de management să fie consistente, continue și productive;
- – asigurarea continuității operațiunilor în caz de urgență;
- – să respecte cerințele mediului de reglementare, inclusiv în domeniul activităților de arhivă, audit și supraveghere;
- – să garanteze protecție și sprijin în cazurile juridice, inclusiv riscurile asociate cu prezența sau absența unor dovezi documentare care să conțină informații despre activitățile organizației;
- – să protejeze interesele organizației și drepturile angajaților, precum și ale tuturor părților interesate;
- – furnizează și documentează activități de cercetare și dezvoltare, activități de inovare, precum și cercetare istorică;
- – să asigure identitatea de afaceri, personală și culturală;
- – menținerea memoriei corporative, individuale și sociale.
Unele dintre documente sunt create pentru a transmite informații anumitor funcționari și departamente și au un impact managerial asupra acestora. Astfel de documente includ ordine, instrucțiuni, memorii oficiale și note, recomandări metodologice, scrisori de informare, scrisori de ofertă etc. Alte documente sunt create pentru a consemna fapte. De exemplu, rapoarte, acte.

Întregul set de documente care circulă într-o organizație reprezintă fluxul documentar al acesteia.

Fluxul documentelor– un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire și arhivare a documentelor, precum și monitorizarea executării acestora și protejarea acestora împotriva accesului neautorizat.

Fluxul documentelor se realizează pentru a asigura gestionarea informațiilor despre starea de lucruri din organizație pentru luarea deciziilor informate de management și monitorizarea implementării acestora. Lucrul cu documente se numește „hârțoage”.

În primul rând, să înțelegem termenul de muncă de birou în sine. Standardul pentru termeni și definiții în domeniul muncii de birou și arhivare (GOST R 51141–98) interpretează acest termen ca „o ramură de activitate care implică documentarea și organizarea muncii cu documente”, i.e. întregul proces din momentul creării unui document până la distrugerea acestuia sau transferul într-o arhivă.

În paralel cu mandatul de birou, începând cu anii 1960. termen folosit documentare suport pentru management. Apariția acestui termen este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management, suportul lor organizațional, software și informațional. Pentru a ne apropia de terminologia folosită în programele de calculator și în literatura de specialitate din domeniul managementului de birou, termenul a început să fie folosit într-un mod similar documentatie suport pentru management, care este în esență sinonim cu termenul de muncă de birou.

Termenul mai larg folosit astăzi este suport de informare și documentare pentru management – Pe lângă munca tradițională cu documente, include și servicii de informare, creare, întreținere și lucru cu baze de date.

Astfel, suportul de documentare pentru management se referă la toate aceleași etape de lucru cu documentele de la crearea și primirea până la distrugere sau arhivare.

Evidența este reglementată de un cadru normativ și metodologic, care reprezintă un ansamblu de legi, reglementări și documente metodologice care reglementează crearea, prelucrarea, păstrarea și utilizarea documentelor, precum și funcționarea serviciului de suport al documentației al organizației.

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou sunt:
- actele legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării;
- decretele și ordinele relevante ale președintelui și guvernului Federației Ruse;
- actele juridice ale autorităților federale și ale entităților constitutive ale Federației Ruse care reglementează problemele de suport pentru documente;
- acte juridice cu caracter normativ și instructiv, documente metodologice privind managementul biroului întreprinderilor și instituțiilor;
- standardele de stat pentru documentare (GOST);
- sisteme de documentare unificate (UDS);
- clasificatori întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale etc.
Este utilizat pe scară largă pentru a eficientiza munca cu documente în management. unificare. În general, termenul de unificare înseamnă aducerea la uniformizare (lat. unus - unu, facio – Da, adică Uniune). Acesta își propune să creeze un sistem organizat și ușor de utilizat de documentație de management. Faptul este că există un număr mare de întreprinderi, organizații și instituții care operează în economie. Pentru a stabili comunicații între ele, este necesar să se reducă cumva toată varietatea posibilă de documente la anumite forme standard. O condiție prealabilă pentru standardizare este că există tipuri de muncă și situații repetate în activitățile diferitelor organizații. De exemplu, toate organizațiile pregătesc periodic rapoarte statistice și contabile și le transmit autorităților relevante; toate organizațiile recrutează și angajează angajați; încheie acorduri cu contrapărțile etc.

Repetarea situațiilor și acțiunilor de management duce la necesitatea pregătirii și executării periodice a documentelor similare, ceea ce face posibilă unificarea textelor acestora, i.e. adopta formulare de documente uniforme pentru toate organizațiile, reguli de executare și aprobare a acestora. Unificarea textelor documentelor de gestiune vă permite să accelerați adoptarea deciziilor de management și să simplificați și să simplificați procesul de pregătire și prelucrare a documentelor.

Institutul de Cercetare din întreaga Rusie pentru Managementul Documentelor și Arhivarea Serviciului Federal de Arhive din Rusia a dezvoltat standardul de stat „Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă” (USORD).

Aproape toate serviciile de birou lucrează cu majoritatea documentelor prevăzute de USORD, indiferent de direcția activităților organizației și de forma organizatorică și juridică a acesteia. Astfel, în conformitate cu Clasificatorul integral rus al documentației de management pentru clasa 020000, USORD include următoarea documentație:
- privind crearea unei organizații, întreprinderi;
- reorganizarea unei organizații, întreprinderi;
- lichidarea unei organizații, întreprinderi;
- privatizarea organizațiilor și întreprinderilor de stat și municipale;
- activități administrative ale unei organizații, întreprinderi;
- reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, întreprinderi;
- reglementarea operațională și informațională a activităților unei organizații sau întreprinderi.
USORD include un standard de stat, un album de formulare de documente unificate și instrucțiuni pentru completarea și utilizarea acestora.

Un alt document care reglementează munca de birou în organizații este GOST R 6.30–2003, care conține regulile de bază pentru întocmirea documentelor, cerințele privind conținutul informațiilor din formular, procedura de adresare, acordare, semnare și aprobare a documentelor. Standardul definește regulile de întocmire a scrisorilor oficiale și unele cerințe pentru textul acestor documente. Pentru prima dată, standardul este de natură consultativă, ceea ce se datorează legislației moderne. Pe lângă formularele unificate și sistemele de documentare unificate, Gosstandart din Rusia (acum Rosstandart) a aprobat în diferite momente o serie de standarde de stat care sunt obligatorii pentru utilizare în lucrul cu documente (vezi Anexa 1).

La principal etape unificarea textelor include următoarele:
- unificarea structurii textului, i.e. alegerea secvenței de aranjare a componentelor semantice ale textului care se potrivește cel mai bine scopului documentului;
- unificarea mijloacelor lingvistice de exprimare a conținutului în textul documentului;
- elaborarea de texte unificate sub forma de text coerent, stencil, chestionar, tabel.
Forma de prezentare a informațiilor sub forma unui text coerent sau șablon este aleasă dacă principalul lucru din document este informații despre acțiunile angajaților (divizii, organizații în ansamblu) sau relația lor cu ceva, de exemplu. dacă este necesar să se menționeze orice prevederi, decizii, fapte, evenimente.

Text conectat – Acesta este un text al cărui conținut este repetat invariabil într-un număr de documente. Astfel de texte sunt relativ rare în activitățile de management.

De exemplu, textul scrisorii: „Vă informăm că în ceea ce privește furnizarea de produse din producția noastră, trebuie să contactați UMTS din ministerul dumneavoastră”.

Șablon – o formă de prezentare a unui text unificat care conține informații constante și spații destinate a fi umplute cu informații variabile care caracterizează o situație specifică.

Chestionar și tabel - acesta este rezultatul unei anumite formalizări, în timpul căreia textul este lipsit de coerența sa gramaticală obișnuită, iar conținutul textului este transmis prin structuri simplificate, numere sau alte semne. Forma de prezentare a textului unificat al unui document sub forma unui chestionar sau tabel este aleasă dacă principalul lucru este informații despre obiect și caracteristicile acestuia.

Principal cerințe la crearea unui document sunt:
- utilizarea stilului formal de afaceri;
- conformitatea cu cerințele GOST, USD și alte documente de reglementare;
- relevanța informațiilor prezentate. Se compune din următoarele concepte: țintire, limitare tematică, fiabilitate, obiectivitate, argumentare, acuratețe, excluderea repetărilor, concizie și minuțiozitate în același timp;
- cerințe pentru respectarea regulilor gramaticale ale limbajului folosit și a trăsăturilor stilistice ale vorbirii de afaceri (terminologie, utilizarea abrevierilor, formule de limbă; cazuri de substantive și adjective; forme de verbe; tipuri și construcție de propoziții, forme de adresare, utilizarea de numerale, caracteristici sintactice etc.).
De asemenea, trebuie să respectați cerințele pentru executarea documentelor care formează corespondența comercială. Cerințele de înregistrare se referă la alcătuirea și execuția detaliilor documentului.
- Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”.
- Kuznetsova T.V. Organizarea muncii de birou necesită cunoștințe profesionale // Munca de birou. 2010. Nr 2. p. 12–18.
Succesul în activitățile oricărei organizații, firmă comercială sau întreprindere este indisolubil legat de cultura comportamentului și etichetei. Toate acțiunile managerului și ale angajaților trebuie să țină cont cu siguranță de regulile bunelor maniere și să fie adecvate situației.
Una dintre cele mai importante părți ale etichetei este corespondența de afaceri.
Se estimează că aproape 50% din timpul de muncă este petrecut cu hârtiile și corespondența. Dar acest lucru este necesar, deoarece corespondența de afaceri competentă poate crește semnificativ cifra de afaceri a unei companii și poate accelera interacțiunea diferitelor servicii și departamente.
Desigur, există anumite modele aici și cu siguranță vom vorbi despre ele în acest articol. Regulile corespondenței de afaceri au fost de multă vreme standardizate. GOST R.6.30-2003 existent vă va ajuta să plasați corect textul pe foaie, vă va spune ce indentări, margini și fonturi să faceți. Corespondența de afaceri se caracterizează prin uniformitatea și repetarea tiparelor de vorbire.
Cu toate acestea, orice scrisoare este individuală. O amprentă mare asupra acestuia este lăsată de identitatea expeditorului, poziția, situația și destinatarul acestuia. Într-o oarecare măsură, corespondența de afaceri este o combinație de creativitate și muncă grea.
Tipuri de corespondență comercială
Circulația documentelor se face pe hârtie și prin e-mail.
Toată corespondența la întreprindere poate fi împărțită în următoarele grupuri:
Corespondență oficială/informală;
Intern si extern.
Corespondența oficială include oferte comerciale, scrisori de recunoștință și garanții, acorduri comerciale, comenzi pentru întreprindere, responsabilități de serviciu, solicitări, cereri, pretenții.
Corespondența informală include diverse felicitări din partea partenerilor de afaceri, clienților și angajaților; condoleanțe, scuze, invitații și mulțumiri.
Documentele interne circulă numai între departamentele unei întreprinderi, în timp ce documentele externe depășesc limitele acesteia.
Reguli de corespondență de afaceri: conținut intern
Principala cerință este concizia și claritatea scrisorii. Nu întindeți textul pe mai multe pagini. Cea mai bună opțiune este să te încadrezi într-una.
Regulile corespondenței de afaceri implică excluderea din text a cuvintelor și expresiilor complexe, obscure, străine și foarte specializate. Toate propozițiile ar trebui să fie scurte, cu gândurile principale ale autorului și fără „apă”.
Evita interpretările duble din scrisoarea ta, altfel dacă apar dispute, îți va fi mai greu să-ți aperi punctul de vedere și să demonstrezi ce ai vrut să spui printr-o anumită frază.
Regulile de redactare a corespondenței de afaceri obligă scriitorul să numească destinatarul pe nume și patronim, precedat de titlul „Dragă...”. Și asigurați-vă că folosiți „tu”, chiar dacă aveți o relație de prietenie bună cu destinatarul scrisorii.
În introducere, pe lângă indicarea numelui și prenumelui, se precizează și scopul principal al mesajului. Exemplele de corespondență de afaceri cunosc suficiente șabloane și clișee pentru astfel de cazuri: „În legătură cu scrisoarea anterioară...”, „Vă reamintim...”, „Să informăm...” și altele.
Îndulciți un răspuns nefavorabil destinatar (refuzul unei oferte, refuzul cooperării) cu frazele: „Din păcate, nu vom putea profita de condițiile propuse...” sau similar.
Documentație externă pe hârtie
Orice scrisoare de afaceri trebuie să fie scrisă pe antetul companiei cu detaliile companiei și toate informațiile de contact.
Asigurați-vă că includeți data exactă a documentului.
Colțul din dreapta sus al foii este ocupat de inițialele destinatarului și adresa firmei destinatare.
Împărțiți textul în paragrafe semnificative pentru ca cititorul să-l înțeleagă și să îl perceapă mai ușor. Nu mai mult de 4-5 rânduri.
Scrierea tuturor cuvintelor cu majuscule este o formă proastă.
La scrisoare pot fi atașate documente. În acest caz, ele sunt listate într-o linie separată în partea din stânga jos a foii. Conform etichetei de afaceri, un răspuns la o scrisoare trebuie să fie primit în termen de 10 zile. Dacă problema necesită mai mult timp pentru a se rezolva, destinatarul trebuie să notifice acest lucru.
După ce ați scris, ar trebui să vă asigurați că verificați cu atenție textul din nou pentru erori, atât de ortografie, cât și de gramatică. Dacă aveți timp, ar trebui să lăsați scrisoarea deoparte și să reveniți la ea mai târziu. De regulă, vor fi descoperite inexactități care nu au fost observate la început. Acest sfat este cel mai important atunci când răspundeți la o reclamație a unui client. Nu ar trebui să iritați o persoană și mai mult cu o scrisoare scrisă analfabet.
Când documentul este scris și verificat de câteva ori, tipăriți-l pe hârtie A4. Această dimensiune este dimensiunea standard utilizată pentru orice corespondență, chiar dacă textul în sine ocupă doar o jumătate de coală.
Testați cerneala din imprimantă înainte de a imprima pentru a evita rezultatul neclar sau neglijent.
În unele cazuri, puteți să atașați cartea de vizită la document și să includeți foaia imprimată într-un fișier transparent.
Un plic de marcă cu sigla companiei este, de asemenea, considerat o formă bună.
Regulile pentru desfășurarea corespondenței informale de afaceri sunt adesea mai emoționale decât în documentele de afaceri și mai puțin clișee. Abrevierile și utilizarea adjectivelor colorate sunt potrivite aici, de exemplu, în felicitări: uimitor, receptiv, amabil.
E-mailuri de afaceri
Faptul că nu trimiteți corespondență într-un plic prin rețeaua poștală nu ar trebui să fie relaxant. Regulile corespondenței de afaceri se aplică și în aceste cazuri.
Mesajele electronice de afaceri competente și corecte creează o imagine pozitivă atât a întreprinderii, cât și a unei anumite persoane. Reputația în afaceri valorează mult!
Reguli de bază pentru corespondența prin e-mail
Utilizați adresa dvs. de e-mail de la serviciu numai în scopul propus.
Atenție la numele cutiei poștale. Nu folosiți nume incorecte atunci când lucrați, cum ar fi „baby”, „superman”, chiar dacă sunt indicate în transcrierea în limba engleză.
Completați întotdeauna coloana „subiect”, altfel scrisoarea dvs. poate ajunge în spam. Descrieri precum „plan”, „listă”, „propunere comercială”, „raport” nu sunt potrivite. Este posibil să existe destul de multe scrisori similare în căsuța de e-mail a destinatarului. Fii cât mai specific despre ce este mesajul tău. Nu folosi mai mult de cinci cuvinte. Scrieți-vă subiectul cu majuscule. Nu este nevoie să puneți un punct la sfârșit.
Dacă răspundeți la un e-mail primit anterior, asigurați-vă că ați eliminat „Re” din linia de subiect.
Stilul de comunicare
Păstrați scrisoarea într-un format de afaceri. Îndepărtați tonul amenințător, rugător, poruncitor.
Regulile corespondenței comerciale electronice nu permit utilizarea emoticoanelor sau a unui număr mare de semne de întrebare sau semne de exclamare în text.
Fi politicos. Un salut obligatoriu la început și rămas bun de la interlocutor la sfârșit este o formă bună. De exemplu, „Cu respect...” sau în felul acesta: „Cu drag...”.
Corespondența prin e-mail de afaceri și „regula de aur”: nu amestecați mai multe subiecte diferite într-un singur mesaj. Este mai bine să trimiteți o serie de scrisori.
Un e-mail ar trebui să fie pe jumătate mai lung decât o scrisoare pe hârtie.
Lucrul cu atașamente
Dacă există prea multe informații de transmis, nu le puneți pe toate în corpul scrisorii, ci atașați-le ca documente separate ca atașamente.
Pentru comoditatea destinatarului, redenumiți documentele pe care le-ați pregătit cu nume pe care le înțelege. Acest lucru vă va arăta interesul și vă va cuceri. Gândiți-vă la câte dosare de lucru are destinatarul pe computerul său și cum va căuta scrisoarea dvs. printre ele.
Asigurați-vă că informați destinatarul despre fișierele pe care le trimiteți, astfel încât să nu le considere un virus aleatoriu. Arhivați documente mari.
Cel mai bine este să trimiteți atașamente prea mari (peste 200 kbytes) în alte moduri, de exemplu, printr-un server ftp.
Unele servere de e-mail nu permit formate precum COM, EXE, CMD, PIF și un număr de altele să treacă și să le blocheze.
Dacă au existat mai mulți destinatari ai scrisorii dvs., faceți-vă timp pentru a șterge toate dovezile de redirecționare în masă de fiecare dată. Destinatarul nu are deloc nevoie de asemenea informații suplimentare. Comanda „bcc” vă va ajuta.
Regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri prin e-mail necesită informarea celeilalte părți că corespondența a fost primită. Dacă nu este posibil să răspunzi în acest moment, anunță-ți interlocutorul despre acest lucru. Salvați istoricul corespondenței pentru a evita alte întrebări și proceduri.
Dacă răspunsul este important și urgent, este permisă notificarea suplimentară a destinatarului prin telefon, Skype sau ICQ. Dacă nici după aceasta nu ați reușit să obțineți un rezultat pozitiv, amintiți-vă din nou.
Nu este neobișnuit ca atunci când solicitați un document, să primiți o scrisoare goală cu un fișier atașat ca răspuns. Este inacceptabil. Exemplele de corespondență comercială necesită ca informațiile relevante să fie plasate în corpul documentului. De exemplu, acesta: „Trimit datele necesare pentru solicitarea dumneavoastră”.
Nu uitați să indicați coordonatele la sfârșitul scrisorii: toate metodele de comunicare disponibile, poziție, site-ul companiei, link-uri către rețelele sociale.
Când scrieți contactele organizației, furnizați cât mai multe informații - număr de telefon cu prefix, adresă cu cod poștal. La urma urmei, comunicarea dvs. are loc nu numai cu rezidenții din regiunea dvs. Dacă aveți toate informațiile, vă va fi mai ușor să vă contactați.
Și ultima regulă: cine a început corespondența trebuie să termine dialogul electronic.
Concluzie
Corespondența de afaceri este o chestiune delicată. Uneori este suficientă o singură privire pentru a-ți forma o opinie certă despre o persoană și organizația pe care o reprezintă. Cunoașterea regulilor scrisului de afaceri vă poate ajuta foarte mult cariera.

Corespondența de afaceri este un termen care definește schimbul de informații legate de desfășurarea afacerilor. Este un instrument care vă permite să îmbunătățiți interacțiunea dintre un client și o companie sau între partenerii de afaceri. Presupune constantă. În caz contrar, conexiunile care au fost stabilite cu succes pot fi întrerupte. Rezultatul este că clientul sau partenerul de afaceri nu va mai comunica. Prin urmare, corespondența de afaceri trebuie să fie competentă, structurată în așa fel încât să contribuie la crearea unei impresii favorabile companiei și conducerii acesteia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Conținutul scrisorilor de afaceri poate varia. Se obișnuiește să se distingă următoarele tipuri de scrisori comerciale:

Cerințe de bază pentru corespondența de afaceri

Cerințele de bază ale corespondenței de afaceri includ:
- Claritatea prezentării;
- Sumaritatea faptelor prezentate;
- Completitudine;
- Curtoazie;
- Alfabetizare.
Claritatea scrisorii se bazează pe cuvinte potrivite care sunt înțelese de destinatar. Nu ar trebui să supraîncărcați textul cu propoziții complexe care pot deruta. O scrisoare scurtă și concisă va permite respondentului să înțeleagă sensul mesajului. Ar trebui să fiți atenți la caracterul complet al informațiilor incluse, fără a sacrifica această cerință pentru concizie. Este vorba de completitudine, fără a include detalii inutile.

Desigur, curtoazia este una dintre cerințele importante. O companie, un om de afaceri preocupat de reputația sa, nu va permite niciodată o corespondență comercială nepolitenoasă. În același timp, este important să nu „îndulciți” scrisoarea cu fraze adecvate. Este necesar să se cunoască gradul de curtoazie. Alfabetizarea este, de asemenea, importantă. O scrisoare analfabetă și prezența erorilor afectează negativ impresia generală. În consecință, mesajul trebuie scris corect.

Reguli pentru corespondența de afaceri

Corespondența de afaceri competentă se bazează pe anumite reguli. Deci, varianta colocvială în acest caz ar fi nepotrivită. Nu este permis să faceți greșeli sau greșeli de scriere. Acesta va fi un motiv de gândire la lipsa educației, care va afecta negativ imaginea companiei și impresia de comunicare cu conducerea acesteia.

Regulile de bază pentru efectuarea corespondenței de afaceri includ, de asemenea:
- Absența cuvintelor a căror definiție este necunoscută expeditorului. Dacă este necesar, ar trebui să vă verificați cunoștințele cu un dicționar. În plus, nu trebuie să folosiți termeni pe care destinatarul ar putea să nu îi înțeleagă. Dacă tot trebuie să includeți astfel de termeni în text, trebuie explicați;
- Text compus din propoziții scurte. Propozițiile prea lungi cu multe ture nu sunt potrivite pentru alcătuirea scrisorilor de afaceri;
- Pregătirea preliminară a unei scrisori într-un program text. Este recomandat să utilizați Microsoft Word, care vă va ajuta să vedeți erorile grosolane;
- Utilizarea computerelor și laptopurilor pentru a trimite e-mailuri. Tabletele și telefoanele pot corecta automat textul și, ca urmare, pot modifica conținutul acestuia;
- O verificare și o analiză amănunțită a structurii logice a textului, care vă va permite să compuneți cea mai competentă scrisoare de afaceri.
Stilul corespondenței de afaceri

– acesta este un fel de artă. Comunicarea într-o manieră prietenoasă nu va funcționa în acest caz și nici un stil prea dur. Pentru o mesagerie corectă, următoarele sunt potrivite:
- Rigoarea construcțiilor cuprinse în text;
- Salut care indică numele și patronimul destinatarului;
- Un răspuns trimis în cel mult 2 zile de la data primirii scrisorii;
- Lipsa de intruziune, întrebări constante despre același lucru;
- Folosirea regulii oglinzii – adresarea destinatarului în același stil în care preferă să comunice;
- Felicitări pentru sărbătorile oficiale;
- Exprimând recunoștință pentru felicitări și invitații.
Este important să respectați regulile corespondenței de afaceri și să o desfășurați într-un stil demn de comunicare de afaceri. Fiecare scrisoare este un fel de carte de vizită. Succesul unei afaceri depinde de calitatea formatării scrisorilor. Corespondența ar trebui să promoveze încrederea, eficacitatea negocierilor și rezolvarea problemelor importante. Și doar în acest caz putem garanta că comunicarea cu un client sau partener de afaceri va da rezultatele așteptate.

Alte articole pe tema „Corespondente de afaceri. Scrisoare de afaceri":