U procesu rada često nailazimo na službene dokumente. A ponekad se desi da bilo koji zaposlenik, pored zadatka primanja korespondencije, ima potrebu da na nju odgovori. Kako pravilno napisati poslovno pismo? Mnogi ljudi se svakodnevno suočavaju sa ovim pitanjem. To znači da je vrijeme da naučite kako pisati formalno i kompetentno.

Struktura poslovnog pisma

Bez obzira na sadržaj službene korespondencije, postoje pravila i zahtjevi za njeno pisanje. Moderne tehnologije omogućavaju vam pisanje dvije vrste pisama - papirna i elektronska. Imaju malo razlika, ali ipak imaju svoje karakteristike. Stoga ćemo razmotriti obje opcije.

Pisanje papirnog poslovnog pisma

Struktura službene žalbe izgleda otprilike ovako:

1. Žalba. Zamjenjuje pozdrav u poslovnom pismu i počinje riječima “Dragi...”. Nalazi se u sredini stranice i počinje sa velika slova. Dalje nijanse. Na primjer, na Zapadu je uobičajeno da se ljudi obraćaju samo po imenu, au Rusiji po patronimu. Ako mi pričamo o tome o vojsci, pozdrav može izgledati ovako: "Dragi druže pukovniče." Ako pišeš službeni poziv, tada možete koristiti opcije “Dame i gospodo” ili “Poštovani”. Postoji nekoliko opcija za pokretanje poslovnog pisma. Bolje je izabrati onu koja je prihvaćena u zemlji u kojoj živite iu timu u kojem radite.
2. Glavni dio. Sastoji se od nekoliko pasusa i uključuje osnovne informacije koje želite prenijeti primaocu. To može biti opis situacije, izražavanje vašeg mišljenja, molba, saučešće itd. Također je važno zapamtiti pravila komunikacije u službenim pismima. Ako pišete u ime kompanije, firme ili društva, onda se žalba piše u trećem licu jedne osobe (kompanija: „upozorava“, „podsjeća“, „obavještava“ itd.). Druga opcija je prvo lice množine: “obavještavamo”, “obavještavamo”, “izravno” itd.
3. Zaključak. Ovdje vrijedi dodati zaključke iz gornjeg glavnog dijela i dati logična opravdanja. Na primjer: “Siguran sam da ćete procijeniti situaciju koja se dogodila i izraziti svoje gledište.”
4. P.S. Opcioni završetak poslovno pismo. Ne koristi se često u službenoj korespondenciji, ali je sasvim prihvatljivo ako ne znate kako završiti poslovno pismo. Postscript može sadržavati informacije koje se indirektno odnose na temu pisma ili informacije koje su nastale nakon što je napisano. Na primjer: “Sutra u 12:00 održat će se sastanak direktora posvećen ovom problemu.”

Nakon što je glavni dio napisan, važno je ne zaboraviti na pravila za pisanje poslovnog pisma:

1. Nakon zaključka ili postscripta potrebno je da se potpišete, navedete svoju poziciju, prezime, ime i patronim. Također, dopuštena je ljubazna forma prije potpisa: “S poštovanjem”, “S poštovanjem”, “U nadi produktivnog partnerstva” itd. Potpis mora biti popraćen dekodiranjem. Primjer: „S poštovanjem, šef grupe kompanija DOO „Ellada“ V.S.
2. Ako su prilozi potrebni za pismo, oni su formatirani kao zasebne stranice.
3. Poslovna pisma moraju biti napisana na posebnim obrascima koji su u skladu sa standardima za službena dokumenta. Obrazac mora sadržavati sledeće detalje: naziv organizacije, pravna adresa, broj telefona i faksa, datum i broj dokumenta ako se radi o odgovornom pismu, onda mora postojati link do broja i datuma primljenog pisma, adresata, naslova, teksta, napomene o tome; priloge, potpis i broj telefona.

Kako pravilno formatirati poslovni email?

Posao email moraju ispunjavati iste zahtjeve. Međutim, postoji niz nijansi koje treba uzeti u obzir prilikom pisanja i slanja. Dijelovi poslovnog pisma na globalnoj mreži izgledaju ovako:

Poslovno pisanje je jedan od glavnih komunikacijskih alata u svakom poslu. Pravilno sastavljeno poslovno pismo pomoći će u stvaranju pozitivan utisak O kompaniji. A jedno nepismeno napisano pismo može uništiti čitav vaš ugled. O pravilima poslovnu korespondenciju već smo pisali, sad pogledajmo konkretni primjeri poslovna pisma.

Uzorci poslovnih pisama

Postoji mnogo vrsta poslovnih pisama - poslovni prijedlozi, pisma tužbe, pisma zahvalnosti, pisma odbijanja, propratna pisma, garancijska pisma, informacije i tako dalje. Principi njihove kompilacije praktički se ne razlikuju jedan od drugog. Pogledajte ponovo kako biste izbjegli greške.

Primjeri pisama zahvalnosti

Primjer garantnog pisma

Uzorak pisma odgovora

Ovo jasan primjer kako bi moglo izgledati pristojno pismo koje sadrži odbijanje:

Primjer biltena

Primjer žalbenog pisma

Primjeri pisama na engleskom u poslovnoj korespondenciji

Nažalost, nemaju svi visoki nivo znanja engleskog jezika. I često su menadžeri pomalo izgubljeni kada treba da napišu poslovno pismo engleski jezik. Ako se čak ni u Rusiji ljudi ne mogu uvijek razumjeti u prepisci, šta onda reći strani jezik? Najbolji izlaz u ovoj situaciji je tražiti slična slova i koristiti odgovarajuće fraze iz njih u svom pismu. Evo tri primjera poslovnih pisama na engleskom: pismo zahvalnosti klijentu, pismo u kojem se pojašnjavaju uslovi transakcije i pismo odgovora na ponudu za kupovinu. Svaki fajl sadrži verziju pisma na engleskom i njegov prevod na ruski.
Preuzmite pismo zahvalnosti klijentu na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo sa uslovima ugovora na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo odgovora na ponudu kupovine na engleskom jeziku.

Struktura poslovnog pisma

Jasna struktura je bitna karakteristika poslovnog pisma. To će pomoći primaocu da brzo shvati značenje onoga što je napisano i smanjiti vrijeme potrebno za čitanje. Poslovno pismo se sastoji od sljedećih glavnih dijelova:

1. Naslov (predmet pisma). Naslov pisma treba da sadrži njegovu kratku svrhu ili suštinu. Ovdje ne možete koristiti nikakve apstraktne fraze. Primaocu bi trebalo biti jasno o čemu se radi u pismu samo na osnovu naslova. Na primjer, "O promjenama cijena za isporuku proizvoda" ili "Poslovni prijedlog za trgovinsku saradnju sa kompanijom XXX."

2. Pozdrav. Pozdrav "Dragi + ime i patronim" smatra se tradicionalnim u poslovnim pismima. Međutim, nije potrebno koristiti ime. Primatelju se možete obratiti i preko njegove pozicije: “Poštovani gospodine direktore!” Međutim, imajte na umu da pozivanje po imenu donekle smanjuje psihološku distancu i naglašava dobro uspostavljen poslovni odnos. Ako je pismo upućeno grupi ljudi, onda je prihvatljivo napisati “Dragi dame i gospodo!”, “Dragi partneri!” i tako dalje. Upotreba skraćenica Mr., Ms. ili inicijala doživljava se kao nepoštovanje, pa pokušajte to izbjegavati.

3. Izjava o svrsi pisanja pisma, njegovoj suštini i glavnoj ideji. Ovo je glavni dio pisma. Ovdje direktno pišete o samom razlogu pisanja pisma.

4. Vaši prijedlozi za rješavanje ovog problema, preporuke, zahtjevi, žalbe. Poslovna pisma gotovo uvijek zahtijevaju određenu reakciju od primaoca (osim čisto informativnih pisama). Stoga je važno opisati ne samo sam problem, već i ponuditi vlastite mogućnosti za njegovo rješavanje. Ako napišete pritužbu, tražite da se preduzmu odgovarajuće mjere ako date ponudu za saradnju, onda je opišite moguće opcije. Ukratko, primalac vašeg pisma mora ne samo da razume „šta“ želite od njega, već i da razume „kako“ predlažete da to sprovede. Tada će to biti pravo poslovno pismo.

5. Kratak sažetak i zaključci. Na samom kraju možemo sumirati sve navedeno. Međutim, to nije uvijek moguće učiniti vrlo kratko. U ovom slučaju ne vrijedi u nekoliko rečenica pisati ono što ste već opisali u prva dva pasusa. zapamtite da najbolji prijatelj poslovno pismo je sažeto. Stoga je u većini slučajeva dovoljno da se ograničite na fraze “Nadam se uspješnoj saradnji”, “Čekam vaš odgovor po ovom pitanju” i tako dalje.

6. Potpis. Poslovno pismo se potpisuje pozicijom, imenom i prezimenom pošiljaoca uz tradicionalnu frazu „S poštovanjem“. Moguće su i druge opcije: „S Sve najbolje", "S poštovanjem" i tako dalje, u zavisnosti od bliskosti vašeg kontakta sa primaocem. Izraz "S poštovanjem" je najuniverzalniji, pa ako ste u nedoumici kako bi bilo prikladnije da se pretplatite, upotrijebite ovu frazu i sigurno nećete propustiti.

Takođe bi bilo dobro da dodate opcije za kontaktiranje u svoj potpis: druge adrese e-pošte, telefonske brojeve na poslu, Skype. Prednost ovoga nije samo što će primalac, po želji, moći brzo da vas kontaktira na njemu pogodan način, već i što ćete na taj način pokazati svoju otvorenost i spremnost za komunikaciju sa primaocem.

I ne zaboravite da je službeno pismo prije svega dokument. Stoga, zanemarivanjem pravila za njegovo sastavljanje, nepovratno rušite reputaciju svoje kompanije i sebe kao stručnjaka.

Uslužno pismo je dokument koji je sastavni dio poslovnu komunikaciju. Najčešće se prenosi putem pošte i služi kao poseban način razmjene informacija.

Osnovni koncepti

Poslovna korespondencija je potrebna za rješavanje raznih ekonomskih ili proizvodnih pitanja. Uz njegovu pomoć, preduzeća i organizacije komuniciraju sa eksternim okruženjem: partnerima, klijentima ili vladinim agencijama. Obično se za to koristi službeno pismo.

Ovo je opšti naziv za pisani dokument, koji može biti:

• odgovaranje na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
• propratni papir koji se šalje primaocu zajedno sa drugim dokumentima ili materijalima;
• inicijativno pismo, u slučajevima kada je drugi način komunikacije nemoguć.

Svaka od navedenih opcija ima svoje karakteristike. Međutim, postoje opšta pravila, u skladu sa kojim se obično sastavlja bilo koje službeno pismo. To je razumljivo, jer upravo poslovnom korespondencijom najčešće počinje zaključivanje većine transakcija. Pravilno izrađen dokument može kod primaoca ostaviti povoljan utisak o budućem mogućem partneru.

Vrste poslovnih pisama

U zavisnosti od informacija koje servisno pismo sadrži, može biti:

1. Prateći. U slučaju kada sadrži poruku da postoji paket aplikacije za to.
2. Pretenciozno. Odnosno, izražava nezadovoljstvo određenom situacijom (tužbom).
3. Poučno. Tekst daje konkretne upute.
4. Garantovano. Pošiljalac potvrđuje buduće ispunjenje obaveza navedenih u dokumentu.
5. Informativno. Pismo sadrži informacije koje bi mogle biti od interesa za primaoca.
6. Oglašavanje. Daju se informacije za privlačenje saradnje.
7. Pismo obavještenja. Informacije o javnim događajima.
8. Pismo potvrde. pribavljanje određenih dokumenata ili materijala.
9. Pismo zamolnice. Tekst sadrži apel da se adresant podstakne na akciju.
10. Pismo poruke. U njemu pošiljalac daje konkretne informacije od zajedničkog interesa za strane.

Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njihovih strukturnih podjela.

Sastavljanje tužbenog pisma

U pitanjima saradnje ponekad se javljaju situacije kada jedna od strana, iz ovih ili onih razloga, ne ispunjava svoje obaveze. U tom slučaju partner prvo šalje pismo svojoj suprotnoj strani. U njemu obično iznosi svoje prijedloge za otklanjanje njegovih povreda zakonska prava. Ovo je službeno pismo. Uzorak takvog dokumenta može se sastaviti proizvoljno. Sljedeće tačke se moraju uzeti u obzir:

1. moraju biti formalni i poslovni sa partnerskim načinom razmišljanja.
2. Suština prigovora mora biti izražena vrlo jasno.
3. Kada iznosite informacije, morate uvjerljivo operirati konkretnim činjenicama.

Zahtjev mora sadržavati:

• podaci o pošiljaocu (ime, povratna adresa i kontakt brojevi);
• potpune informacije o primaocu;
• opis okolnosti pod kojima je došlo do konfliktne situacije;
• link to pravne norme koje je druga strana prekršila;
• posebne zahtjeve za otklanjanje kršenja, navodeći rokove za njihovo sprovođenje;
• posljedice koje mogu nastupiti ako suprotna strana izbjegne njihovo izvršenje.

Posebnu pažnju treba obratiti na način na koji je službeno pismo sastavljeno. Obrazac mora biti dizajniran tako da ga uljez ne doživljava kao prijetnju. Treba imati na umu da je ovo samo podsjetnik na poštovanje zakona.

Pravila dizajna

Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu službenih pisama. Istina, zakon ne predviđa nikakva stroga pravila i propise za to.

Uprkos tome, prilikom kompajliranja sličnih dokumenata Sljedeće obavezne tačke moraju se uzeti u obzir:

1. Svako službeno pismo mora biti napisano na memorandumu. Unaprijed ga razvijaju stručnjaci za upravljanje uredima i odobravaju ga po nalogu šefa preduzeća.

2. Dokument mora sadržavati određene detalje:

2.1. Informacije o primaocu i pošiljaocu.

2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Ovo je potrebno za registraciju.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o prisutnosti bilo koje aplikacije, navodeći njihova imena i brojeve.

2.6. Podaci o osobi koja je potpisala ovaj dokument (pozicija i puno ime).

3. Pismo treba da se bavi samo jednim pitanjem. Imati više tema će otežati odabir umjetnika.

4. Informacije moraju biti predstavljene što je moguće kraće, ali jasno. Preporučljivo je da tekst ne zauzima više od dvije stranice.

5. Ispravno navedite podatke o primaocu. Ako je riječ o organizaciji, potrebno je pridržavati se sljedećeg redoslijeda:

5.1. Naziv kompanije (u nominativu).

5.2. Strukturna podjela(ako je potrebno).

5.3. Položaj adresata (u dativu).

5.4. Njegovi inicijali.

5.5. Poštanska adresa preduzeća.

6. Ako ima više primalaca, prvo se naznačuje glavni, a zatim svi ostali.

Ako uzmete u obzir sve ove točke, tada sastavljanje službenih pisama, u principu, neće biti teško.

Red prezentacije

Da bi dokument bio ispravno sastavljen, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed prikaza informacija u njemu. Na primjer, možete razmotriti opciju kako napisati profesionalni odgovor. Prvo, morate imati na umu da, prema pravilima bontona, morate odgovoriti na informacije u roku od 24 sata od trenutka kada ih primite. Ako govorimo o elektronskoj poruci, onda optimalno vreme neće biti duže od dva sata. U slučajevima kada nije moguće pridržavati se takvog pravila, bolje je da svom partneru pošaljete odgovarajuću poruku.

Samo pismo će se u suštini sastojati od dva dela:

1. Uvodni. Pošiljalac navodi temu, razlog i razloge svog pisanja. Ovdje se možete pozvati pravila, koji po zakonu služe kao osnov za davanje odgovora. Osim toga, vrijedi obratiti pažnju na neke točke u vezi sa situacijom o kojoj je riječ. Oni će pomoći da se otkrije suština problema.
2. Main. Ovaj dio ima za cilj da razjasni i uvjeri. Tekst mora biti jasan, jasan i koncizan, a iznesene činjenice provjerene i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi stvarnim brojevima.

Ovaj tekst obično prati lista aplikacija. Dokument se završava potpisom pošiljaoca. Osim toga, morate znati kako napisati uslužno pismo kako ne biste uvrijedili primaoca. Prvo, preporučljivo je da mu se počnete obraćati frazom "Dragi". Drugo, možete koristiti priloške fraze u tekstu kao što su “pažljivo proučio svoje prijedloge” ili “pažljivo provjerio svoje komentare”. Takvo poštivanje bontona samo će koristiti objema stranama.

Procedura

Izrada službenih pisama je odgovornost službenika, sekretara ili drugih službenika kojima su dodijeljene ove dužnosti. Prilikom početka rada moraju se pridržavati određenog slijeda u svojim postupcima. Proces izrade takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće faze:

1. Pažljivo ispitivanje okolnosti ovaj problem. Potrebno je u potpunosti kontrolisati situaciju kako bi se ispravno procijenilo mogući načini njene odluke.
2. Izrada pisma. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad se mora urediti uzimajući u obzir komentare menadžera. On može dati neka pojašnjenja ili pojašnjenja na temu.
4. Odobrenje njegovog pretpostavljenog.
5. Završno izvršenje i potpisivanje dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Slanje korespondencije primaocu.

Tek nakon što prođe sve ove faze, pismo, koje stigne do primaoca, moći će ispuniti misiju koja mu je dodijeljena.

Obavezni propisi

Da biste izdali uslužno pismo, morate uzeti u obzir da njegova prva stranica mora biti odštampana na posebnom obrascu. Za ostalo možete koristiti obične prazne listove A4 format. Ovdje morate imati na umu da samo tekstualno polje ima svoje granice: gornji i donji dio su 2 centimetra, lijevo - 3,5 centimetra, desno - 1 centimetar. Ne treba kršiti standardne veličine da stane informacije na jedan list. Bolje je pridržavati se svih pravila i samo dodati dodatnu stranicu.

Također morate upisati tekst prema svim pravilima:

1. Za štampanje koristite standardni font Times New Roman. Bolje je ne koristiti druge opcije.

2. Veličine fontova su također regulirane:

• za glavni tekst - 14;
• raspored stranica i oznaka izvršenja - 12.

3. Postavljanje detalja se takođe vrši u skladu sa pravilima:

• prored - 1;
• tekst je poravnat "po širini";
• crtice se postavljaju automatski;
• udaljenost od registarskog broja do naslova je 2 proreda, a od njega do glavnog teksta - 3.

Usklađenost sa ovim standardima je obavezna za ispravan dizajn pisma odgovarajuće namjene.

Lokacija detalja

Da biste pravilno sastavili standardno poslovno pismo, morate jasno znati gdje se njegovi detalji i komponente trebaju nalaziti. Odgovori na ova pitanja sadržani su u GOST R 6.30-2003. U njemu je detaljno opisan oblik službenog pisma. U suštini, ovo je uzorak u kojem se na određeni način nalazi ukupnost svih detalja dokumenta. Potreban je kako bi se:

1. Objediniti proces izdavanja službenih (poslovnih) pisama.
2. Biti u mogućnosti da unaprijed centralno pripremite standardne obrasce, istovremeno smanjujući potrebu da se dio posla obavlja ručno.
3. Olakšati i skratiti vrijeme vizualnog traženja informacija.
4. Proširiti mogućnosti obrade pisama pomoću računara i druge opreme.

Tako se za redovno poslovno pismo koristi 30 standardnih detalja koji se nalaze u jedanaest obaveznih zona:

• amblemi i grbovi;
• autor;
• izvorni podaci;
• naslov;
• izjave;
• adresat;
• rezolucije;
• tekst;
• potpisi i prilozi;
• odobrenja i uvjeravanja;
• marks.

Postavljanje informacija u određene sektore omogućava stručnjacima da se bolje snalaze u dokumentu, a običnim korisnicima olakšava njegovo sastavljanje.

Primarni zahtjevi

Neki menadžeri pogrešno smatraju da se poslovna korespondencija može voditi proizvoljno, bez poštovanja ikakvih pravila i propisa. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to moraju znati osnovne zahtjeve za službena pisma:

1. Dostupnost posebnog (kompanijskog) obrasca.
2. Pravilna upotreba i postavljanje detalja.
3. Tekst treba da bude čitljiv i dobro uređen. Da bismo predstavili suštinu problema, bolje je dati prednost jednostavnim uobičajenim rečenicama. Morate se ukratko izraziti kako bi svaka riječ nosila što više informacija.
4. U zavisnosti od vrste, dokument mora biti pripremljen u skladu sa tim. Pismo takođe može sadržati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, prilikom predstavljanja, potrebno je pokušati ih kombinirati.
5. Ispravno koristite standarde utvrđene za kucanje.
6. Pokušajte osigurati da sadržaj pisma ne sadrži kategorične izraze. Primalac može ove fraze shvatiti kao prijetnje. Prilikom konstruiranja rečenica, bolje je koristiti uvodne riječi poput „očigledno“, „kao što je poznato“, „moguće“ i „kako slijedi“.

Ispunjavanje ovih zahtjeva u praksi pomaže pravilnom upravljanju protokom dokumenata u preduzeću.

Pisma zahtjeva su sastavni, važan i neophodni deo poslovnu korespondenciju. S jedne strane, to su taktični i diplomatski zahtjevi o aktuelnim pitanjima, s druge strane, oni su oruđe za postizanje određenih ciljeva primatelja. Svrha svakog pisma zamolnice je da podstakne primaoca da preduzme određene radnje koje zahtijeva autor pisma. Kako napisati pismo zamolnice da biste dobili što bliže pozitivnom odgovoru?

Svako pismo zahtjeva mora se sastojati od dobro osmišljenog obrazloženja i jasne izjave o zahtjevu. Osim toga, možete koristiti tehnike koje povećavaju efikasnost pisanja.

Korak 1. Kome se obraćate sa svojim zahtjevom?

Obraćajte se lično primaocu, po mogućnosti imenom i prezimenom:

"Dragi Ivane Ivanoviču!", "Dragi gospodine Ivanov!"

Prvo, izrazit ćete poštovanje prema primaocu, drugo, zahtjevu upućenom određenoj osobi, nameće mu odgovornost za njegovo sprovođenje. Postoje situacije kada je zahtjev upućen timu ili grupi ljudi. U ovom slučaju, također je preporučljivo personalizirati žalbu što je više moguće:

« drage kolege!”, “Poštovani menadžeri!”, “Poštovani mlađi zaposleni!”, “Poštovani kadrovi!”

Korak 2. Zašto me kontaktirate?

Dajte kompliment primaocu. Dajući kompliment primaocu, odgovarate na njegovo pitanje: „Zašto mi postavljate ovo pitanje?“ Obratite pažnju na njegova dosadašnja dostignuća ili lične kvalitete.

“Uvijek ste spremni saslušati i pronaći najbolji način da riješite problem skoro svakoga ko vam se obrati. I, da vam odam priznanje, pomogli ste mnogim ljudima.”

“Vi ste vodeći stručnjak u ovoj oblasti...”

“Pomogao si mnogim ljudima da se riješe najteža pitanja u oblasti..."

Ova tehnika će omogućiti primaocu da pažljivije sagleda zahtjev i pokuša pronaći priliku da udovolji jebi je.

Kompliment je prikladan kada su u pitanju nestandardni zahtjevi, kada treba pridobiti primaoca, kada treba skrenuti pažnju na određene zasluge i kvalitete koji su neophodni i važni za ispunjenje vašeg zahtjeva.

Veoma je važno da ne prelazite granicu između komplimenta i grubog laskanja. Budite iskreni.

Korak 3. Obrazloženje zahtjeva

Svaki zahtjev mora biti obrazložen zbog čega podnosite ovaj zahtjev. Unesite adresata u kontekst vašeg problema.

U ovoj fazi morate odabrati tri najznačajnija argumenta za primatelja. Najbolje je graditi argumente prema sljedećoj shemi: jak - srednji - najjači.

Zahtjevi su različitih nivoa složenosti, tako da primalac nije uvijek zainteresiran da ispuni nečije zahtjeve. On mora biti uvjeren da ispunjavanje zahtjeva ima potencijalne koristi:

Zainteresujte primaoca

Ponudite da implementirate neku atraktivnu priliku za njega vezanu za ispunjenje vašeg zahtjeva:

„U svim vremenima, poslovni i preduzimljivi ljudi su se trudili ne samo da postignu materijalni uspeh, već i da ostave trag u istoriji otadžbine, da budu upamćeni dobra djela, da steknu poštovanje."

« Uspješno djelovanje svake stručne zajednice je prije svega razumijevanje i podrška prijateljskih sindikata, učešće u zajedničkih događaja i projekte».

« Naravno, vaš veliki cilj je čist i udoban grad za ljude».

Ili izrazite problem koji je vrlo relevantan posebno za vašeg primatelja:

“Vi, kao mudri vlasnik grada, vjerovatno ste zabrinuti zbog haotičnih šetnji djece različitog uzrasta na neprikladnim mjestima, što dovodi do povećanog broja saobraćajnih nesreća i porasta dječjeg kriminala.”

„Vaše odeljenje je primalo sve češće pozive u vezi s nebitnim pitanjima, što oduzima mnogo dragocjenog radnog vremena.”

Pokažite kako vaš zahtjev može pomoći u realizaciji mogućnosti:

« A danas, kada se naša zemlja oslanja na mlade, teško je naći potrebniji, svetiji cilj od pomoći mladićima i djevojkama iz disfunkcionalne porodice. U našem gradu ima onih koji već pružaju takvu pomoć - pod okriljem kabineta gradonačelnika, naš dobrotvorni centar „Nasljeđe“ djeluje na donacije građana, podučavajući problematične tinejdžere narodnim zanatima ».

Ili da riješim problem:

“Opremanje specijalizovanih mjesta za djecu različitog uzrasta da provode vrijeme pomoći će u smanjenju nivoa dječjeg kriminala i minimiziranju saobraćajnih nesreća u kojima sudjeluju djeca.”

Opišite značaj zahtjeva

Kada primatelju nema šta da se ponudi ili je u kontekstu ovog zahteva neprikladno, onda je bolje da se adresata informiše. Ovdje morate opisati situaciju što je potpunije potrebno da biste razumjeli relevantnost zahtjeva i važnost njegove implementacije. Značaj zahtjeva mora se opisati na način da „dirne u dušu“. Ako zahtjev ne spada u kategoriju „dirljivog“, tada morate pokazati primaocu uzročno-posljedičnu vezu koja će osigurati da adresat ispuni zahtjev.

“Od (datum), prema ugovoru o zakupu br. X, zakupnina za 1 m2 iznosi 20 USD. za jedan dan. U protekla tri mjeseca došlo je do pada trgovačke aktivnosti zbog ekonomske nestabilnosti i socijalnih nemira. Prosječna dobit od trgovanja je 10 USD. po danu, što nije dovoljno ni za plaćanje stanarine. Ukoliko se mjere ne preduzmu, privatni poduzetnici će biti primorani da ih zatvore poslovnice, što može negativno uticati na vaš prihod."

Stoga morate jasno dati do znanja primaocu da ispunjavanje zahtjeva nosi izglede za primanje materijalnih ili nematerijalnih koristi.

Korak 4. Izjava o zahtjevu

Kada je primalac pripremljen, možete navesti stvarni zahtjev. Tekst zahtjeva treba biti prilično sažet i krajnje jasan. Ni u kom slučaju ne bi trebalo biti nejasnoća ili potcjenjivanja. Na primjer, ako govorimo o smanjenju stanarine, važno je naznačiti do kojeg nivoa:

“Molimo vas da smanjite visinu zakupnine dok se situacija ne stabilizuje na 5 USD. po m2 dnevno.”

Ako je riječ o pružanju usluga, onda postavite zahtjev što je moguće preciznije, navodeći željene datume, pitanje cijene itd.:

« Za opremanje grnčarske radionice potrebna nam je peć za pečenje keramike - molimo Vas da nam pomognete da je nabavimo. Trošak peći sa instalacijom je 998 hiljada rubalja».

IN u ovom primjeru Nije sasvim jasno kakva se pomoć traži od primaoca. Bolji zahtjev da formulišem konkretnije: “Molimo vas da nam pomognete u nabavci peći za pečenje keramike tako što ćete prebaciti 333 hiljade USD na žiro račun kompanije za proizvodnju i ugradnju peći.”

Šta god da tražite, primalac mora tačno znati kada, šta, koliko i po kojoj ceni želite da dobijete. Generalizovani zahtev je u većoj opasnosti od odbijanja, jer primalac nema uvek vremena i želje da se bavi detaljima. Osim toga, rizikujete da ne dobijete ono što želite prenošenjem inicijative na primaoca.

Na primjer, privatni poduzetnici su napisali pismo u kojem traže smanjenje stanarine, ali nisu naveli na koji nivo žele smanjiti najam:

“Molimo vas da smanjite stanarinu dok se situacija ne stabilizuje.”

Kao rezultat toga, dobili su smanjenje stanarine, ali samo neznatno (za 1% postojeće). Tako je njihov zahtjev uslišen, ali malo je promijenio stav inicijatora pisma.

U nekim slučajevima, tekst zahtjeva može biti podebljan kako bi se istaknuo u tekstu, ali nemojte pretjerano koristiti ovu tehniku.

Korak 5: Sumirajte svoj zahtjev.

Ponovite svoj zahtjev i naglasite kako će primatelj imati koristi ako zahtjev bude ispunjen. Zahtjev bi trebalo donekle izmijeniti. Najbolje je sastaviti rečenicu prema šemi: "Ako ispunite zahtjev, bit ćete sretni."

“Ako nam izađete u susret na pola puta i smanjite rente dok se situacija u regionu ne stabilizuje, ne samo da ćete moći sačuvati više od 150 radnih mjesta, već nećete imati globalne gubitke zbog potpuno odsustvo najam."

Ali mogu postojati i druge opcije:

“Možete biti sigurni da će svaka rublja vaših dobrotvornih donacija ići u dobrotvorne svrhe i pomoći onima teška situacija dečaci će izrasti u dostojne građane.”

„Možete biti sigurni da će vam svaki dječji osmijeh pružiti moralnu satisfakciju od vašeg teškog rada, a vaš trud i trud ulaganje u dostojne i sretne građane bliske budućnosti.

Glavna stvar je ponoviti značenje zahtjeva i prednosti njegovog ispunjavanja. Korist ne mora biti materijalna. Zapamtite da je adresat osoba i da mu osjećaji nisu strani.

PRIMJER:

I ne zaboravite na dizajn pisma - ovo je "lice" organizacije. Ako je inicijator zamolnice organizacija, onda se takvo pismo sastavlja na memorandumu sa potpisom rukovodioca ili ovlaštene osobe. Ako ste privatno lice, dovoljno je da se pridržavate osnovnih normi u rasporedu slovnih elemenata. Ovi detalji su pravno i psihološki veoma važni za primaoca i formiranje ispravne slike pošiljaoca.

	-
	-	Svaki dan šaljete stotine prijedloga, zahtjeva i drugih poslovnih pisama, ali ne postižete željeni rezultat svojom porukom? Ne znate kako da nenametljivo i pristojno podsjetite primaoca na njegove obaveze? Tada će vam online obuka sigurno pomoći "Poslovne vještine pisanja"! Možete proći kroz to u bilo koje vrijeme.	-	-
	-

(elektronska prepiska)

Pismo ponude saradnje

Predmet: Prijedlog za saradnju.
Podaci: 20.05.0216
Od: [email protected]
Za: [email protected]

Predsjednik odbora
Unija proizvođača alkohola
Dobrov D.E.

Poštovani Dmitry Evgenievich!

Unija proizvođača alkohola (UPAP) vodeće je udruženje lidera u domaćoj alkoholnoj industriji. Respectful aktivan rad, koju provodi vaša organizacija u vezi sa stvaranjem civiliziranog tržišta alkoholnih i alkoholnih proizvoda u Ruskoj Federaciji.

Naravno, briga o kvalitetu i sigurnosti proizvedenih proizvoda jedan je od prioriteta SPAP-a, a njegovi učesnici su savjesni proizvođači koji plaćaju velika pažnja ove aspekte.

AIG je jedna od najvećih svjetskih osiguravajućih institucija. Međunarodna kompanija je na tržištu osiguranja 90 godina i ima urede u 160 zemalja. Ruska divizija kompanije posluje više od 15 godina.

Saradnja sa proizvođačima hrane i pića je prioritet naše kompanije. Vođeni dugogodišnjim međunarodnim iskustvom AIG-a u Rusiji, razvijen je jedinstveni program osiguranja za preduzeća alkoholne industrije (osiguranje od odgovornosti za proizvode i povlačenje proizvoda sa tržišta).

Smatramo da je ovaj program od potencijalnog interesa za učesnike SPAP-a, jer Proizvod kao što je alkohol zahtijeva poseban pristup kvaliteti sirovina, ambalaže i sigurnosti za potrošača.

Na osnovu navedenog, obraćamo Vam se sa pozivom za razgovor o potencijalima saradnje u ovoj oblasti.

Bićemo vam zahvalni na profesionalnoj proceni ovakve saradnje i zamoliti vas da uspostavite proceduru za dalju interakciju između naših kompanija. Spremni smo da razmotrimo svaki Vaš predlog o formatu zajedničkog rada.

S poštovanjem,

Andreev Pavel

Potpredsjednik AIG-a
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[email protected]

Pozivno pismo

Predmet: Poziv na seminar
Podaci: 25.06.2016
Od: Anna Simonova
Za: xxx-xxx-xxx

Dragi partneri,

17. marta 2016 Pozivamo vas da se pridružite seminaru o izgradnji međunarodnih programa osiguranja, koji će se održati posebno za AIG partnere Mark Goldenberg- Regionalni savjetnik za AIG međunarodne programe osiguranja.

Mark dolazi u Rusiju posebno kako bi održao niz obuka, jer ima najopsežnije iskustvo u osiguranju multinacionalnih kompanija.

S obzirom na dosadašnje iskustvo u ponudi međunarodnih programa za ruske klijente sa međunarodnim prisustvom, siguran sam da će ovaj seminar biti veoma zanimljiv i da će odgovoriti na mnoga pitanja iz ove oblasti.

Poziv i program seminara dostavljam u prilogu.

Molim Vas da ovaj poziv proslijedite kolegama koje bi zanimala ova tema.

Registracija se vrši odgovaranjem ovo pismo. Učešće je besplatno, broj mjesta je ograničen.

Adresa seminara: Rusija, 125315, Moskva, Leningradski prospekt, 72, zgrada 2, sprat 3

Bit će nam drago vidjeti vas!

S poštovanjem,

Anna Simonova

Šef programa obuke
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Pismo zamolbe za organizovanje sastanka

Predmet: Organizovanje sastanka sa Elenom Firsovom
Podaci: 25.06.2016
Od: Cherkesov Ilya
Za: Ivanova Galina

Draga Galina Nikolajevna!

Ako je vaša ponuda važeća, sljedeće sedmice(od 06. do 10. juna) Mogao sam doći u bilo koje vreme koje je pogodno za Elenu Petrovnu.

Biću vam veoma zahvalan ako me obavestite o odluci gospođe Firsove.

S poštovanjem,

Vadim Tatarenko

Direktor kompanije AIG

[email protected]

Pismo sa zahtjevom za kontakt

Predmet: Broj telefona Elene Firsove
Podaci: 25.06.2016
Od: Cherkesov Ilya
Za: Ivanova Galina

Draga Galina Nikolajevna!

Hvala još jednom na sastanku i konstruktivnom razgovoru.

Bio bih vam veoma zahvalan ako ga pošaljete na navedenu adresu ili me obavestite telefonom.

Hvala unaprijed!

S poštovanjem,

Vadim Tatarenko

Direktor kompanije AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Pismo odgovora na agresivno pismo klijenta

Agresivno pismo klijenta:

Predmet: Bio si potpuno lud!
Podaci: 20.02.2016
Od: Petrov Andrej
Za: [email protected]

Kako da vratim novac koji sam platio za tvoju prokletu uslugu? Radije bih ga potrošio na nešto drugo nego na tvoj pornografski sistem. Iskoristite svoj prokleti servis.tutu.net sami.

Andrej Petrov

Odgovorite na agresivno pismo klijenta

Klišeji za izražavanje zahtjeva da se ne koristi vulgarnost prepiska:
Molimo pokušajte da ne koristite neprikladan jezik. To ne doprinosi konstruktivnom rješenju problema.
Obavještavamo vas da zadržavamo pravo da ne odgovaramo na pisma koja sadrže vulgaran ili grub jezik upućena kompaniji ili njenom osoblju.

Pismo odbijanja

Pismo klijenta

Dobar dan, Andrey!

Pišem Vam sa zvaničnim zahtevom.

Naša kompanija isporučuje industrijsku opremu, kao i rezervne dijelove za preduzeća Prehrambena industrija. Od 2010. godine smo Vaši stalni kupci.

Unaprijed se zahvaljujemo na razumijevanju i podršci!

S poštovanjem,

Direktor marketinga

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Uzorak 1. Pismo odbijanja na zahtjev klijenta

Uzorak 2

Predmet: O raskidu saradnje
Podaci: 20.03.2016
Od: [email protected]
Za: Petrenko Ivan

Poštovani Ivane Nikolajeviču!

Bilo nam je drago da sarađujemo sa Vašom kompanijom već 7 godina. Uvek smo bili zadovoljni dobrim nivoom usluge i kvalitetom proizvoda. Međutim, za Prošle godine desio se niz incidenata kao što su: redovno kršenje rokova isporuke, nezadovoljavajući kvalitet robe, nekorektan odnos zaposlenih u vašoj kompaniji prema ovim situacijama. Kao rezultat svega ovoga, naša interakcija je došla u ćorsokak.

S tim u vezi, mi smo, nažalost, primorani da prekinemo saradnju sa Vama po isteku ugovora. Hvala na godinama rada.

S poštovanjem,

Direktor
DOO "Makulatura"

Malahov Genadij Viktorovič
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Uzorak 3

Predmet: Odbijanje plaćanja naknade
Podaci: 20.06.2015
Sa: aig.ru
Za: Evgeniy Knysh

Dragi Evgeniy!

Hvala vam na dugogodišnjoj saradnji sa našom kompanijom!

Na našu žalost, primorani smo da odbijemo da vam isplatimo potrebnu naknadu u iznosu od... rubalja.

On ovog trenutka Kompanija je uspostavila drugačiju proceduru za donošenje odluka o obeštećenju iz osiguranja, o čemu ste više puta obavešteni.
(Kopiju ovog upozorenja pogledajte u prilogu.)

Osim toga, naveli ste u tužbena izjava potraživanja br. 4-6 nisu osigurana, jer su prekršene tačke 12.1-12.2 Ugovora.

Dobro razumijemo Vašu situaciju i, ukoliko želite da izbjegnete slične presedane u budućnosti, nudimo zaključivanje dodatnog ugovora sa našom kompanijom koji Vam omogućava da nadoknadite gubitke povezane sa poslovnim rizicima sličnim Vašim. (Dodatni ugovor pogledajte u prilogu)

Nadamo se Vašem razumijevanju i nastavku saradnje!

S poštovanjem,

AIG Manager

Tučkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[email protected]

Pismo odgovora na opravdanu žalbu

Predmet: Odgovor na žalbu.
Podaci: 12.05.2016
Od: [email protected]
Za: Anna Kolesnikova

Draga Anna!

U ime cjelokupnog tima naše fabrike, želim da izrazim svoje iskreno žaljenje i izvinjenje zbog postojeće situacije.

Naša fabrika već dugi niz godina stabilno i efikasno radi na tržištu šivanja i popravke odeće.

Vaša situacija se odnosi na rijetke slučajeve, za koje je kriv takozvani ljudski faktor.

Napravili smo istragu, a odgovorni za kršenje rokova i bezobrazluk su kažnjeni. Prema naredbi fabrike od 13. aprila 2016. godine broj 78/2, ukor je izrečen šef smjene V.V.Gusev, krojač A.P.Gusev je prebačen u tim za šivenje gornje muške odjeće.

Administracija je prihvatila Hitne mjere da dovršite svoju narudžbu. On će biti spreman 15.05.2016. U bilo koje vrijeme koje vam odgovara, kurir će ga dostaviti na adresu koju ste naveli.

Vjerujte, i mi smo nezadovoljni trenutnom situacijom kao i vi!