Come avviare una lettera di ricorso ufficiale. Lettera d'affari

Indicatore di immagine aziendale n. 5. Conclusione positiva della lettera Le frasi finali sono l'ultima cosa che rimane nel campo di attenzione del destinatario durante la lettura della tua lettera. Fissa in loro un'atmosfera emotivamente positiva di comunicazione aziendale. Crea buon umore per il destinatario

La corrispondenza elettronica è sempre stata e rimane il principale metodo di comunicazione nel mondo degli affari. Una lettera composta correttamente è già metà del successo. Ma non tutti possono scrivere lettere del genere. A volte, leggendo una lettera con una proposta commerciale, non diventa del tutto chiaro cosa esattamente vogliono offrirti, quali vantaggi ne trarrai e perché hai dedicato del tempo a leggere e comprendere questa lettera.

La capacità di scrivere lettere corrette e persuasive si acquisisce con la pratica. Ed è positivo quando l'esperienza accumulata viene condivisa, consentendo così ad altre persone di non calpestare lo stesso rastrello. Jeffrey James, autore di Vendita business to business: parole e strategie potenti dai migliori esperti di vendita del mondo, offre il suo semplice sistema in 6 passaggi per scrivere lettere persuasive.

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1. Abbi sempre le idee chiare su ciò di cui scriverai.

Lo scopo principale della lettera è far prendere una determinata decisione al destinatario. Pertanto, prima di iniziare a scrivere una lettera, chiediti ancora cosa vuoi esattamente dal destinatario? Quale decisione dovrebbe prendere dopo aver letto la tua lettera?

In questo caso, l’incertezza è il tuo acerrimo nemico. Più chiaro è il tuo scopo, più persuasiva sarà la tua lettera.

2. Inizia la tua lettera con la tua conclusione.

La tua conclusione è una dichiarazione della decisione che il destinatario dovrebbe prendere in base al contenuto della tua lettera.

A scuola ci hanno insegnato a iniziare sempre con una presentazione. Nel caso della scrittura di lettere persuasive, questa affermazione non è corretta. Nel mondo degli affari, tutti sono troppo occupati per apprezzare le tue capacità letterarie. Pertanto, devi andare dritto al punto.

Ad esempio, desideri ottenere il permesso dal tuo capo per installare una palestra in uno dei locali della tua azienda.

Sbagliato:

"Jim,
Come sapete, l'assenteismo dei dipendenti è un problema importante al momento e sta avendo un impatto finanziario piuttosto significativo sia sulla nostra azienda che su altre aziende del nostro settore... blah blah blah... Quindi dovremmo considerare di stanziare denaro per organizzare un palestra presso la sede principale della nostra azienda.”

Giusto:

"Jim,
Voglio che approvi l'installazione di una palestra nel nostro ufficio."

3. Dividi i tuoi argomenti in diversi paragrafi facilmente digeribili.

Per rendere gli argomenti a sostegno della tua idea facili da leggere e comprendere, dividili in più paragrafi.

Sbagliato

“Secondo un recente rapporto del governo, i gruppi di attività fisica sono estremamente importanti anche se poche aziende dimostrano un impegno nel premiare i dipendenti in questo modo. Molte aziende identificano tali gruppi come asset sottovalutati, ma non hanno un piano per introdurre tali gruppi in questo settore, anche se il fitness è strettamente legato al successo aziendale e personale. Credo che se non introduciamo tali gruppi fisici nella nostra azienda, rimarremo molto indietro rispetto ai nostri concorrenti."

Giusto

“La palestra in ufficio ti permetterà di:
- ridurre l'assenteismo
- aumentare la produttività complessiva"

4. Supporta ogni argomento con prove.

Se scrivi una lettera composta da argomenti solidi, potrebbe essere percepita come una solida opinione personale e niente più. Ogni argomento ha bisogno di prove. Altrimenti come puoi capire che funziona davvero?

Sbagliato

“Avere una palestra in ufficio sarà la soluzione giusta perché le persone preferiranno andare a lavorare piuttosto che restare a casa. Aiuterà anche a ridurre le malattie generali in ufficio.

Giusto

“Ridotto l’assenteismo. Secondo un sondaggio condotto dall’Istituto Superiore di Sanità su 1.000 aziende che dispongono di palestre interne, l’assenteismo dei dipendenti in queste aziende è inferiore del 20% rispetto a quelle che non dispongono di tali attrezzature.

5. Ripeti la tua conclusione come un invito all'azione.

Alla fine della lettera, ripeti ancora la conclusione espressa all'inizio. Solo ora come invito ad un'azione specifica. In questo modo, porti il ​​destinatario a una conclusione specifica che dovrebbe trarre dopo aver letto la tua lettera. Questa chiamata dovrebbe essere semplice e specifica.

Sbagliato

“Ti saremo molto grati se sosterrai questo progetto.”

Giusto

"Se rispondi sì a questa lettera, avvierò immediatamente il processo."

6. Indicare il vantaggio nell'oggetto dell'e-mail

La riga dell'oggetto di un'e-mail è quasi la parte più importante. Dal momento che dovrebbe anticipare l'oggetto principale della lettera e mettere il destinatario nell'umore di cui hai bisogno. Ed è per questo che dovresti compilarlo per ultimo, dopo aver scritto tutte le argomentazioni e le prove che supportano la tua conclusione principale.

Idealmente, l'oggetto della lettera dovrebbe svolgere due compiti importanti: dovrebbe interessare così tanto il destinatario da indurlo ad aprire e leggere la lettera; e dovrebbe trasmettere il messaggio che vuoi trasmettere al destinatario.

Nella maggior parte dei casi, il modo migliore per svolgere entrambe le attività contemporaneamente è scrivere sui vantaggi che deriveranno dal prendere la decisione desiderata.

Sbagliato

“L’impatto sulla salute dei dipendenti del programma di equipaggiamento delle palestre negli uffici”

Giusto

“Come possiamo ridurre l’assenteismo dei dipendenti?”

Mi interessa la tua opinione. Come reagiresti ad entrambe le opzioni e quali regole segui quando componi tali lettere?

Non è stato a lungo un segreto per nessuno che il discorso sia diviso in gergo e letterario: corretto. È abbastanza logico che il discorso corretto non sia solo orale, ma anche scritto. Ogni persona intelligente deve padroneggiare la cultura della scrittura competente. E ancora di più per coloro che comunicano attivamente per affari ufficiali tramite corrispondenza. Come sono le lettere?

Cos'è l'etichetta

Prima di parlare di scrittura aziendale, dobbiamo innanzitutto ricordare cos’è l’etichetta. Questo è un ordine di comportamento stabilito nella società, un insieme di buone maniere e regole delle cosiddette buone maniere, che ogni persona intelligente e educata deve osservare, per non essere etichettata come incolta. Queste regole storicamente stabilite sono parte integrante della vita della società.

Cultura della scrittura: caratteristiche generali

Naturalmente questo non vale solo per le lettere commerciali. Esistono molti tipi e metodi di comunicazione scritta. Sono tutti diversi, ognuno ha le sue caratteristiche, ma ci sono anche caratteristiche comuni. Tra questi ci sono i seguenti:

• dipendenza dal linguaggio dei libri standardizzato con l'indennità del vocabolario non librario;
• uso di strutture sintattiche complesse;
• ordine fisso delle parole in una frase;
• struttura del testo chiara;
• alta alfabetizzazione.

Etichetta delle lettere commerciali

In quali casi potremmo essere tenuti a scrivere una lettera commerciale? Naturalmente, se conduciamo affari con organizzazioni e/o individui. Ciò che scriviamo ai nostri partner, colleghi, clienti, il modo in cui formattiamo la nostra lettera diventerà il volto della nostra azienda e ci presenterà in una luce favorevole o meno favorevole. A meno che, ovviamente, non siamo competenti nell'etichetta di scrivere lettere commerciali. Per non perdere la faccia, devi imparare la saggezza di seguito. A proposito, questa conoscenza è utile anche perché il minimo errore, una piccola discrepanza con le regole può trasformare una lettera commerciale in una lettera commerciale illegale dal punto di vista legale.

Specifiche dei rapporti commerciali

Prima di parlare direttamente delle lettere, dovresti capire come differiscono generalmente i rapporti d'affari, cosa li caratterizza e quali sono le loro caratteristiche. La caratteristica principale delle relazioni di lavoro è l'assenza (totale o quasi) di un'ombra personale proprio in queste relazioni. Di norma, al lavoro, ognuno di noi è estremamente raccolto, calmo, educato: è improbabile che qualcuno balli con un tamburello, ad esempio, o compia altre azioni che sono abbastanza logiche in compagnia di amici, ma piuttosto ridicole per un ambiente di lavoro. Questo vale, tra l'altro, non solo per le azioni, ma anche per le emozioni: puoi permetterti di ridere o sorridere, o anche una leggera manifestazione di rabbia, ma risate omeriche, isterismi, lacrime e simili sembrano del tutto inappropriati (tutto questo riguarda esclusivamente le emozioni sul lavoro). Al lavoro, di solito indossiamo maschere, dimostrando allenamento, moderazione e compostezza.

La comunicazione aziendale non può finire quando lo desideri. Un partner commerciale o un cliente non capirà se, nel bel mezzo di un incontro importante, ci alziamo improvvisamente e abbandoniamo il pubblico. Non puoi ignorare il tuo interlocutore, non puoi non rispondere a chiamate o lettere. Tutte queste caratteristiche insieme aiutano a capire meglio quale dovrebbe essere l'etichetta vocale di una lettera commerciale.

Requisiti generali

La prima cosa a cui prestiamo attenzione quando riceviamo una lettera è la carta. Secondo i requisiti dell'etichetta delle lettere commerciali, la carta dovrebbe essere sempre cristallina e in nessun caso spiegazzata. I destinatari del messaggio avranno una migliore impressione dell'organizzazione se la lettera è scritta su carta intestata con il logo dell'azienda. La prima pagina non è numerata; tutte le restanti sono contrassegnate con numeri arabi.

C'è un altro punto molto importante nell'etichetta della corrispondenza commerciale. Il business presuppone un'elevata alfabetizzazione e l'assenza di errori di ortografia. Pertanto, se ci sono lacune nella conoscenza della grammatica russa, si consiglia di non affrettarsi a inviare la corrispondenza, ma di ricontrollarla per possibili carenze.

Inoltre, una raccomandazione generale sia per la carta che per la posta elettronica è il desiderio di non utilizzare costruzioni complesse nei propri scritti: questo è appropriato solo nei documenti legali. Non dovrebbero essere usate abbreviazioni, ma solo quelle generalmente accettate. Ma la norma dell'etichetta aziendale include vari cliché e argot: gergo professionale. L'intero documento è mantenuto in uno stile aziendale ufficiale.

Un altro punto importante che si può leggere dalla lettera: dovrebbe essere il più educato e amichevole possibile. Non si può parlare di mancanza di tatto o maleducazione. Inoltre, una lettera commerciale richiede specificità e una chiara presentazione dei tuoi pensieri.

Se il destinatario della lettera non parla russo, il testo del messaggio dovrà essere scritto nella sua lingua, oppure in inglese internazionale. A proposito, un documento del genere dovrebbe essere scritto solo su un lato del foglio, il secondo dovrebbe rimanere vuoto.

Quando si preparano i documenti, è necessario assicurarsi che non vi siano trasferimenti. Il testo stesso deve essere digitato a intervalli da uno e mezzo a due, con una larghezza del margine di due centimetri a sinistra.

Sfumature

Una lettera commerciale ha una struttura chiara e speciale. Allo stesso tempo, non esiste uno standard unico per la preparazione dei documenti cartacei: diverse aziende possono avere le proprie varianti. Aderiscono solo ad una certa composizione delle parti della lettera: devono certamente contenere una “intestazione”, un saluto, la parte principale e un addio. Non dimenticare la tua firma personale alla fine della lettera.

A proposito, la cosiddetta cornice del messaggio - le frasi iniziale e finale - è chiamata cornice dell'etichetta. È lei che aiuta a stabilire la relazione necessaria con il destinatario. Inoltre, le regole dell'etichetta per le lettere commerciali e gli esempi della loro scrittura dimostrano l'uso di vari cliché linguistici nei messaggi (saranno discussi di seguito).

Un aspetto importante nello scrivere una lettera commerciale è l’uso corretto dell’indirizzo. Prima della rivoluzione nel nostro Paese era in uso l'indirizzo “signore” o “signora”: era considerato universale, chiamavano così chiunque. Al giorno d'oggi non esiste un indirizzo universale, anche se nelle lettere commerciali si trova spesso la parola "Sig." o "Sig.ra" che, dopo aver perso la sua popolarità, sta gradualmente tornando in uso. Puoi rivolgerti a un partner commerciale o a un funzionario, ma non a un cliente o un collega.

Attualmente il più comune e universale è considerato l'indirizzo "Caro" o "Caro Signore", ma in realtà non lo è neanche questo. Allo stesso modo, ad esempio, non ci si può rivolgere ai cosiddetti VIP, soprattutto alle persone importanti, che sono considerati governatori, sindaci e presidenti. In questo caso, dovrai iniziare la lettera con l'indirizzo "Caro" (un'altra opzione è "Altamente rispettato").

Se il messaggio è indirizzato a più persone contemporaneamente e sono tutte rappresentanti della stessa professione, sarebbe opportuno utilizzare un indirizzo del tipo “Cari colleghi” (se tutti i destinatari sono donne, è consentito scrivere “Care signore ”; se uomini, allora “Cari signori”). Se la lettera è indirizzata ad una sola persona è severamente vietato non utilizzare nome o cognome. Ciò è consentito solo nel caso di cui sopra (quando il destinatario è un gruppo di persone) o quando si interagisce con una persona giuridica.

Per quanto riguarda la fine del messaggio, bisogna ricordare: non è meno significativo dell'inizio. È alla fine della lettera che si esprime fiducia in una risoluzione rapida e/o efficace del problema e simili. Inoltre non dovresti segnalare eventuali difficoltà verificatesi in passato, ad esempio ritardi nella risposta o mancata ricezione di una risposta. Queste frasi sono considerate segni negativi dell'etichetta delle lettere commerciali e sono considerate come riluttanza a continuare la relazione, nonché mancanza di rispetto per l'interlocutore. È importante capire che questo è inaccettabile.

E-mail: etichetta aziendale

La seconda opzione possibile per la corrispondenza è tramite e-mail. Anche qui ci sono una serie di peculiarità. Quindi, ad esempio, se il destinatario riceve il messaggio per la prima volta, è necessario avviarlo con un'introduzione alla propria azienda, una descrizione delle proprie attività e dei possibili compiti che si prevede di svolgere. Durante la corrispondenza a lungo termine, è necessario preservare la storia delle lettere passate, sulla base della quale si basa ogni messaggio successivo.

La prima lettera deve certamente contenere un saluto e un indirizzo. In quelle successive, se è necessaria una risposta rapida, il ricorso può essere omesso (se opportuno). Nella comunicazione online, molte persone non ritengono necessario utilizzare i segni di punteggiatura e scrivere anche senza lettere maiuscole. Ciò è inaccettabile nell'etichetta della posta elettronica aziendale.

La dimensione dell'e-mail non dovrebbe essere troppo grande: di norma è la metà della sua controparte cartacea. Nello stesso caso, se è necessario comunicare una grande quantità di informazioni al destinatario, nel corpo della lettera dovrà essere indicata solo una breve nota di accompagnamento, e il materiale stesso dovrà essere allegato come allegato in Word o qualsiasi altro file - ciò è richiesto dal galateo di una lettera commerciale via e-mail. Un esempio di tale messaggio potrebbe essere: “Buon pomeriggio, caro signor Ivanov! Ti inviamo campioni delle nostre brochure pubblicitarie. Potete vederli in allegato...”

Per quanto riguarda la firma, deve essere lì. Puoi firmare alla fine di ogni lettera, oppure puoi apporre una firma automatica, che verrà apposta automaticamente. Questa opzione viene spesso utilizzata dai rappresentanti di grandi aziende. La firma deve includere nome e cognome, posizione, informazioni di contatto e luogo di lavoro. Deve essere formattato in modo tale da contenere settanta caratteri e non occupare più di cinque o sei righe.

È necessario spendere alcune parole sulla risposta al messaggio. L'etichetta della posta elettronica aziendale richiede di ricevere una risposta a un messaggio entro due giorni, non di più. Se è necessario più tempo, dovresti avvisare il tuo interlocutore. Una risposta a tutti i messaggi mantiene la reputazione dell'azienda o dell'imprenditore. Per sapere con certezza se la lettera è arrivata al destinatario, puoi utilizzare la funzione di notifica di ricezione: la conferma di consegna verrà inviata automaticamente. Inoltre, non è vietato effettuare una chiamata di controllo.

Formule vocali o cliché

Cliché, formule linguistiche, cliché linguistici: qualunque cosa tu dica, sarà comunque parte integrante della corrispondenza commerciale. Dal corso scolastico ricordiamo che i cliché si chiamano espressioni fisse. Non ce ne sono così tanti:

• Il rammarico può essere espresso con le seguenti frasi: “Purtroppo non possiamo metterci d'accordo...”, “Siamo spiacenti di informare...”, “Con nostro rammarico siamo costretti a informare...” e così via.
• La gratitudine viene indicata con cliché come: “Permettimi di esprimere la mia gratitudine...”, “Grazie...”, “Dato il tuo contributo...”.
• Puoi invitare il destinatario a un evento particolare utilizzando i timbri: "Abbiamo l'onore di invitarti...", "Speriamo nel tuo consenso...", "Siamo lieti di invitarti...", "Noi sarò felice di vederti...” e simili.
• Potete terminare la lettera con le frasi: “Aspettiamo con ansia nuove idee da voi...”, “Vi auguriamo successo...”, “Speriamo in un'ulteriore fruttuosa collaborazione...”.

Regole d'oro della corrispondenza commerciale

Errori comuni nella corrispondenza commerciale

Ci sono alcune cose apparentemente piccole che tuttavia possono diventare fatali nella comunicazione aziendale. Spesso sono queste piccole cose che portano alla cessazione di rapporti reciprocamente vantaggiosi, alla cessazione di transazioni e simili cose spiacevoli. Devi conoscere il nemico di vista!

1. Non puoi scrivere (e anche chiamare!) riguardo al lavoro al di fuori dell'orario di lavoro! Quante volte, non volendo aspettare fino al mattino, disturbiamo i nostri partner, clienti, colleghi alle nove, alle dieci o anche alle undici di sera. Ci sembra che tutto scomparirà dall'oggi al domani, crollerà, fallirà e non sarà più possibile salvare la situazione. E quei rari individui che riescono a resistere fino al mattino, per qualche motivo, credono che le sei del mattino siano il momento giusto per comunicare. Dopotutto, se non dormo io, non dorme nessuno. Purtroppo, tale comportamento non fa altro che irritarci e metterci contro noi stessi.
2. Questo è già stato menzionato indirettamente, ma tuttavia non può esserci familiarità! La comunicazione sul lavoro avviene esclusivamente in “tu” (con la V maiuscola, significa gentilezza e rispetto).
3. Anche un eccessivo scambio di convenevoli può causare danni. In primo luogo, richiede tempo prezioso e, in secondo luogo, sembra un po' fastidioso e noioso. Non c'è bisogno di sforzarsi.

Al giorno d’oggi c’è così tanta letteratura che a volte si spalancano gli occhi. Ci sono anche molti libri sulla cultura della parola, inclusa la scrittura.

Coloro che desiderano acquisire conoscenze in questo settore possono consigliare i seguenti lavori: "Business Letter Etiquette" di Oleg Davtyan, "Culture of Written Speech" di Tatyana Degtereva, "Russian Letter Etiquette" di Natalia Formanovskaya e Alla Akishina, "Business Etiquette" di Elena Ber, “L'etichetta vocale russa” di Natalia Formanovskaya e molti altri.

1. L'etichetta delle lettere commerciali richiede l'uso di un punto esclamativo alla fine di un indirizzo per dare un significato speciale a una determinata questione o persona.
2. Rivolgersi al destinatario per nome indica una relazione più stretta e consolidata, mentre rivolgersi al destinatario per nome sottolinea la distanza.
3. L’etichetta delle lettere commerciali in Russia è caratterizzata dal livellamento di genere, poiché la maggior parte delle professioni sono spesso solo maschili.

Seguire le regole della corrispondenza commerciale non è così difficile, perché non ce ne sono così tante. Ricordarli è una piccola scienza. Ma agli occhi degli altri, una persona che conosce il galateo delle lettere commerciali sarà sempre educata e colta, qualcuno con cui è piacevole fare affari.

1. La lettera è stampata su carta bianca o carta chiara in formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).

2. Il foglio deve avere campi almeno pari a:

20 mm - sinistra;

10 mm - a destra;

20 mm - superiore;

20 mm - inferiore.

La data della lettera è la data in cui è stata firmata. La data è scritta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono scritti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno: quattro numeri arabi.

4. Numero in uscita.

Il numero di registrazione (in uscita) della lettera è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione con un indice (ad esempio, le iniziali del responsabile della direzione). Il numero di registrazione di una lettera compilato congiuntamente da due o più dipartimenti è costituito dai numeri di registrazione della lettera di ciascuno di questi dipartimenti, separati da una barra.

6. Destinatario

I destinatari possono essere organizzazioni, loro divisioni strutturali, funzionari o individui. Quando si indirizza una lettera a un funzionario, le iniziali sono indicate PRIMA del cognome. Il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale è indicato nel caso nominativo.

Per esempio:

LLC "Nome" dell'azienda"

Dipartimento di pianificazione

La posizione della persona a cui è indirizzata la lettera è indicata nel caso dativo, Per esempio:

all'amministratore delegato

LLC "Nome" dell'azienda"

AA. Ivanov

LLC "Nome" dell'azienda"

Dipartimento di pianificazione

B.B. Petrov

La lettera non deve contenere più di quattro destinatari. La parola “Copia” non è indicata prima del secondo, terzo, quarto destinatario. Se il numero di destinatari è maggiore, viene creata una mailing list.

L'attributo "Destinatario" può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle norme per la fornitura dei servizi postali.

Quando si indirizza una lettera a un'organizzazione, indicare il suo nome, quindi l'indirizzo postale, Per esempio:

LLC "Nome" dell'azienda"

Viale Yaroslavskij, 12, Yaroslavl, 150001

Quando si indirizza una lettera a una persona fisica, indicare il cognome e le iniziali del destinatario, quindi l'indirizzo postale, Per esempio:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, app. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Testo della lettera

Il testo della lettera è redatto sotto forma di tabella, testo coerente o una combinazione di queste strutture.

Le colonne e le righe della tabella devono avere titoli espressi da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli delle colonne e delle righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella viene stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive devono essere stampati solo i numeri di queste colonne.

Un testo collegato di solito è composto da due parti. La prima parte indica le ragioni, i motivi, gli obiettivi della scrittura della lettera, la seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, proposte, raccomandazioni. Il testo può contenere una parte finale (ad esempio, una richiesta senza spiegazione).

Nel testo di una lettera preparata sulla base di documenti di altre organizzazioni, sono indicati i loro dettagli: nome del documento, nome dell'organizzazione - l'autore del documento, data del documento, numero di registrazione del documento, titolo di il testo.

Nella lettera vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione:

Prima persona plurale ( “per favore invia”, “invia a titolo oneroso”);

Prima persona singolare ( “Lo ritengo necessario”, “si prega di evidenziare”);

Terza persona singolare ( “La società non si oppone”, “Name” LLC lo ritiene possibile”).

8. Applicazione

Viene rilasciata una nota indicante la presenza dell'allegato citato nel testo della lettera nel seguente modo:

Applicazione: per 5 l. in 2 copie.

Se la lettera ha un allegato che non è menzionato nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se ci sono più domande, queste sono numerate, Per esempio:

Appendice: 1. Contratto di locazione per 5 l. in 2 copie.

2. Certificato di cessione e accettazione per 1 litro. in 2 copie.

Se le domande sono rilegate, il numero di fogli non è indicato.

Se alla lettera è allegato un altro documento, anch'esso provvisto di allegato, viene rilasciata una nota indicante la presenza dell'allegato nel seguente modo:

Appendice: lettera del Ministero degli Affari Interni della Federazione Russa del 05.05.2007 N 02-6/172 e un'appendice ad essa, di sole 3 pagine.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento viene rilasciata una nota che ne indica la disponibilità nel seguente modo:

Applicazione: per 3 l. in 5 copie. solo al primo indirizzo.

9. Firma

Nel dettaglio “Firma” sono riportati: il titolo della carica del firmatario della lettera (completo se la lettera non è redatta su carta intestata, e abbreviato per lettera redatta su carta intestata) e la trascrizione della firma ( iniziali, cognome), Per esempio:

Quando una lettera è firmata da più funzionari, le loro firme vengono poste una sotto l'altra nell'ordine corrispondente alla carica ricoperta, Per esempio:

Quando più persone di pari posizione firmano un documento, le loro firme vengono poste allo stesso livello, Per esempio:

10. Stampa

L'impronta del sigillo certifica l'autenticità della firma di un funzionario sui documenti che attestano i diritti delle persone che registrano fatti relativi ai fondi FINANZIARI, nonché su altri documenti CHE FORNISCONO la certificazione di una firma autentica.

11. Esecutore

Il marchio dell'esecutore comprende le iniziali e il cognome dell'esecutore del documento e il suo numero di telefono. Un segno sull'esecutore è posto sul lato anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, Per esempio: