Come indicare correttamente i dati di contatto in una lettera. Come scrivere una lettera amichevole

Ciao ancora, miei cari abbonati e ospiti del blog. Cosa ne pensi dei documenti ufficiali? Ti piace compilarli? Oserei dire che la maggior parte di voi risponderà negativamente.

La lettera deve essere letta

È chiaro che le lettere ufficiali sono documenti redatti utilizzando un determinato campione, a volte su un modulo speciale. Ognuno di voi ha redatto tali documenti almeno una volta nella vita. Potrebbe trattarsi di una nota esplicativa, una dichiarazione, una lettera di ringraziamento, una lettera di garanzia, un reclamo, ecc. Pertanto, hai familiarità con la procedura per completare questo tipo di messaggio.

l'obiettivo principale lettera commerciale – trasmissione di informazioni invariate al destinatario. Se stai scrivendo una lettera di gratitudine, assicurati di indicare il motivo per cui questa o quella persona ti ha aiutato. Non dimenticare di includere il suo cognome e le sue iniziali. Una lettera spedita nel vuoto non verrà mai letta, quindi non dimenticate di indicare gli indirizzi del destinatario, e idealmente del mittente.

Si prega di notare come vengono inviate le lettere via e-mail:

• premi il pulsante “Scrivi lettera”;
• comporre un messaggio;
• compilare la riga dell'indirizzo del destinatario;
• fare clic sul pulsante “Invia”.

Naturalmente, la sequenza delle azioni può essere modificata (prima compilare la riga dell'indirizzo, quindi creare una lettera), ma l'ultima azione sarà sempre l'invio. Sei d'accordo? Adesso dimmi: “È possibile inviare un messaggio se non c’è un indirizzo email?” Naturalmente no. Pertanto, assicurati di scoprire, ricordare e annotare i dati in modo da poter contattare qualcuno importante per te in qualsiasi momento.

Ricordati di metterti nei panni del destinatario del tuo messaggio. In questo modo potrai notare gli errori che hai commesso durante la creazione, correggere il messaggio stesso, eliminare parole che hanno un doppio significato, ecc. Pensi che il destinatario sia felice di aprire la busta, stampare la lettera e vedere che questo messaggio è per lui personalmente. Come lo capisce? Molto semplicemente: ogni lettera dovrebbe iniziare con un indirizzo e un saluto (questo è ciò che permette al mittente di conquistare il destinatario).

Se per qualche motivo non sei riuscito a scoprire il nome e il cognome della persona, sostituiscili con altri: Sig., Direttore, Stimato, ecc. In nessun caso queste parole devono essere abbreviate. Altrimenti, l'autore del messaggio rivela la sua insoddisfazione, rabbia e altri tratti caratteriali negativi. Pertanto, non vale la pena parlare della predisposizione del destinatario a comunicare e percepire informazioni.

Dirò subito che anche io ricevo un mare di lettere di dubbia natura via e-mail, quindi ne controllo attentamente il contenuto. Quando apro una lettera che ricevo, cerco di leggerla velocemente per valutarne l'importanza. Fai lo stesso? Mentre aspetti una lettera speciale puoi passare ore a studiare i messaggi che ricevi, quindi perché non imparare a visualizzarli velocemente?

Il messaggio inviato deve contenere un titolo (nella versione elettronica è necessario indicare l'oggetto). Una formalità così semplice permette al destinatario di apprezzare l'importanza del messaggio. E se finisce nel centro di distribuzione di una grande organizzazione, può essere inviato con calma, senza problemi inutili, al destinatario. Vuoi che il tuo messaggio raggiunga il destinatario il più rapidamente possibile, giusto?

Formato e contenuto della lettera

Ora sai come assicurarti che la tua lettera arrivi al destinatario nel più breve tempo possibile:

• conoscere il suo indirizzo;
• indicare l'oggetto del messaggio;
• Inizia la tua lettera salutando il lettore.

Tuttavia, queste non sono tutte le funzionalità della creazione di lettere commerciali. Un ruolo significativo è giocato da: stile di presentazione, metodo di presentazione delle informazioni, esecuzione di tali documenti, ecc. Scopriamo inoltre come assicurarci che il destinatario non invii la lettera nella cartella Spam nella vastità della posta elettronica e non getti il ​​​​tuo messaggio nel cestino.

Primo cosa dovrebbe essere: un saluto e un indirizzo al destinatario. Nota che sarebbe bello liberare il lettore. Per fare questo, inizia semplicemente con i complimenti, nota quanto è occupato, ecc. Componi il tuo messaggio in modo che il destinatario sia d'accordo con ogni parola, perché in questo caso sarà abbastanza semplice portarlo alla conclusione dell'affare.

L’ultimo commento è forse il più importante. Ciò si riferisce all'uso di parole, frasi ed espressioni di natura ambigua. Il punto è che il mittente non può entrare nella testa del destinatario e scoprire il suo livello di consapevolezza. Proprio per questo motivo, prima di inviare un messaggio, è necessario leggerlo più volte e, se necessario, correggerlo, eliminando il doppio senso delle affermazioni.

Struttura di una lettera ufficiale

Le lettere ufficiali vengono scritte su moduli speciali, che presentano già alcuni contrassegni. Nella parte superiore del modulo (angolo destro) è sempre presente una "intestazione" contenente una serie completa di dettagli (cognome e iniziali del destinatario, indirizzo dell'azienda, numero di telefono, nome del dipartimento, stemma o simboli dell'azienda, ecc. ). Tieni presente che più chiaramente tutti i campi saranno compilati, maggiore sarà la probabilità che il messaggio venga recapitato e letto.

Se ci sono più destinatari, i loro nomi dovrebbero essere elencati in ordine gerarchico dalla posizione superiore ai subordinati. Questa è una regola che non è consigliabile infrangere. Poiché c'è dello spazio rimasto nella parte in alto a sinistra, viene apposto un segno dal mittente (le sue iniziali e la data) e dal destinatario (lo stesso).

Come sai, dovrebbe avere una lettera commerciale, come un saggio scolastico 3 sezioni: introduzione, parte principale e conclusione. Esatto, dopo aver letto la prima parte, il destinatario potrà concludere se questo messaggio è urgente o se può essere studiato un po'. Si prega di notare che l'introduzione è scritta per la versione elettronica, come aggiunta all'applicazione. Pertanto, per comporne uno correttamente, è necessario:

• lasciare un messaggio e un saluto;
• evidenziare una parte dei complimenti;
• Spiega brevemente il motivo della tua richiesta.

Un fattore importante quando si presenta il materiale è il modo di presentazione, completezza e onestà nella presentazione delle informazioni (non ingannare il destinatario in nessuna circostanza). Ricorda, durante la lettura del tuo ricorso, il destinatario deve fornire quanto descritto, quindi i dettagli saranno necessari, ma non dimenticare di supportarlo con ulteriori fatti, date, ecc.

Prestare attenzione al discorso e allo stile di presentazione del materiale. Se si tratta di un documento ufficiale, la lettera è scritta in stile aziendale. Vale la pena indovinare che il destinatario riceve molte di queste lettere e non avrà abbastanza tempo per conoscerle in dettaglio. Pertanto, il materiale deve essere presentato brevemente, in modo compatto, senza esagerazioni e colori inutili. Solo in questo caso puoi contare su una risposta rapida da parte del destinatario.

In conclusione, è necessario indicare i propri desideri (a volte con una richiesta), per riassumere tutto ciò che è stato affermato. Si scopre che dopo aver letto questa parte della lettera ufficiale, il destinatario dovrebbe vedere la tua proposta per uscire dalla situazione attuale (problema). Può solo essere d'accordo o scegliere la propria opzione.

Una lettera ufficiale termina con una firma obbligatoria e una data di preparazione. Puoi vederlo studiando diversi campioni di lettere ufficiali.

Prima di inviare, assicurati di rileggere il documento, controlla che i dettagli corrispondano e che il messaggio sia formattato correttamente. Non dimenticare di valutare l'alfabetizzazione della presentazione, il carattere con cui è stampato il testo (è facile da leggere), ecc.

È tutto. Si scopre che redigere un documento ufficiale non è così difficile. Per fare ciò basta prendere il modulo richiesto, dove sono già state applicate determinate caratteristiche, compilarlo secondo le regole sopra descritte e inviarlo al destinatario. Se hai ancora domande, puoi ottenere risposte pubblicandole nella sezione "commenti".

Hai già detto ai tuoi amici e conoscenti come preparare adeguatamente i documenti ufficiali? In caso contrario, condividi con loro il collegamento a questa recensione. Per fare ciò, devi fare clic sui pulsanti dei social network a cui sei registrato e accettare di aggiungere informazioni alla tua pagina personale. Eseguendo queste manipolazioni, consentirai alle persone di vedere questa recensione, familiarizzare con essa e imparare a compilare correttamente tutti i tipi di documenti.

Non ti dico addio, ma dico: “Arrivederci”. Sarò felice di rivedervi come lettori delle mie creazioni sul business dell'informazione. Spero che le mie recensioni ti ispirino ad agire e ti aiutino a ottenere informazioni utili.

Cordiali saluti, Elena Izotova.

Molte persone sono preoccupate su come scrivere una lettera di ricorso. Lo schema, infatti, è quasi lo stesso in tutti i casi. Molte persone inviano questo documento a organizzazioni, aziende, autorità e altri luoghi per risolvere determinati problemi. Deve essere compilato sia dai comuni cittadini che dai vari imprenditori privati. Bene, mettiamo tutto in ordine.

La prima cosa che devi sapere

Quindi, prima di ciò, è necessario capire in base a quale principio è redatto questo documento. Ebbene, quando scrivi un articolo del genere, devi seguire assolutamente tutte le regole. La prima cosa che devi imparare è l'uso di uno stile di presentazione formale. È importante pensare in anticipo al contenuto, comporlo in modo convincente, chiaro, logico e comprensibile. è un testo la cui essenza è presentata in modo breve e ottimale. La lunghezza massima del documento è una pagina. Il compito principale di una persona è attirare l'attenzione del destinatario e interessarlo al suo problema. È necessario che il destinatario prenda una decisione immediatamente dopo aver letto il messaggio. La lettera di ricorso dovrebbe essere molto significativa. Il campione è un testo in cui la posizione dell’autore è chiaramente affermata e supportata da più fatti e prove. È necessario presentare costantemente le vostre domande e richieste. Non ha senso mescolare tutto insieme. E, naturalmente, alla fine va sottolineato quanto sia importante questo messaggio.

Struttura

Anche questo aspetto è di grande importanza. La composizione è importante quando si scrive una lettera di ricorso. Il campione è standard. Nell'angolo in alto a sinistra, inserisci la data di accesso. A destra: indica dove e a chi deve essere indirizzata la lettera. Può essere il nome di un'azienda, un'istituzione, un ente governativo, il nome completo di un individuo, ecc. Subito sotto, scrivi i tuoi dati: nome completo, indirizzo, numero di telefono, e-mail: più informazioni, meglio è. Si consiglia di digitare il testo su un computer e, se decidi di scrivere a mano, assicurati di utilizzare una grafia leggibile.

Lettera di ricorso: contenuto di esempio

Nel mezzo del foglio devi scrivere direttamente il testo. Quale appello devo scegliere? Decisamente ufficiale, scegli uno dei seguenti: venerato, compagno, ecc. La parola deve essere accompagnata da un cognome con nome e patronimico. Se una persona occupa una carica o ha un titolo, anche questo deve essere indicato. Per sottolineare il significato della richiesta, vale la pena metterla alla fine e poi scrivere la lettera di ricorso stessa. Il modello in quanto tale esiste, ma è diverso per ogni caso. Bene, in generale esiste un'opzione universale. Innanzitutto vengono indicate le ragioni che motivano il ricorso, poi l'essenza del problema, quindi lo scopo della lettera. Dovrebbero esserci quanti più dettagli possibili. Aiuteranno a convincere il destinatario che la richiesta sarà soddisfatta. E poi è importante indicare il fondamento del ricorso. Può trattarsi di una norma, legge, insieme di regole, regolamenti o atti legislativi.

Formulazione

Molte persone hanno difficoltà a formulare i propri desideri o richieste. Bene, ci sono alcune regole qui. Innanzitutto, le richieste dovrebbero essere evitate. È meglio usare più persuasione. Il destinatario deve capire che è vantaggioso per lui soddisfare la richiesta. Puoi accennargli del suo interesse per questa questione. L’appello dovrebbe concludersi con una nota ottimistica, incoraggiando l’azione, ma nel modo più corretto possibile. È meglio dimostrare che la risposta significa molto e non vedi l’ora di riceverla il prima possibile. E, naturalmente, tutto deve essere firmato. Dopodiché puoi inviare. Non resta che attendere una risposta.

Negli ultimi decenni è diventato parte integrante di qualsiasi area di attività. Oltre a redigere contratti, atti e allegati agli stessi, gli specialisti dei documenti sono impegnati nella redazione di vari tipi di ricorsi e lettere. A livello legislativo, i principi della loro progettazione e il modello generale, ovviamente, non sono definiti. In una situazione del genere, sorge la domanda: "Come redigere correttamente questo o quel documento giuridicamente debole, ma commerciale?" La risposta a questa domanda è estremamente semplice e si riduce alla stesura di tali documenti secondo gli standard generalmente accettati nel lavoro d'ufficio.

Oggi la nostra risorsa ha deciso di considerare i principi della scrittura di una lettera ufficiale e le caratteristiche di questo documento. Di seguito sono disponibili informazioni sull'argomento riassunto e un modello per il documento stesso.

Ufficiale o è uno dei tipi fondamentali di documenti nel campo del lavoro d'ufficio delle imprese moderne. È un modo universale di trasmettere informazioni, implementato nel modo più semplice possibile, ma nel rispetto di tutte le norme e i regolamenti dei rapporti commerciali.

Naturalmente le informazioni presentate nelle lettere ufficiali non hanno carattere divertente. Tali documenti possono essere inviti, in parte pubblicitari, informativi e altri, ma in nessun caso divertenti.

Ci sono molte differenze tra una lettera ufficiale e una normale. Il principale è lo scopo. Se un documento commerciale ha sempre uno scopo preciso da inviare o trasmettere al destinatario, allora le lettere ordinarie vengono spesso utilizzate per la “comunicazione fine a se stessa”. Inoltre, i messaggi aziendali:

• non sono anonimi: contengono sempre informazioni sul mittente e sul destinatario
• scritto per conto di una determinata persona o organizzazione o associazione da lui rappresentata
• (se il mittente ha un timbro)
• compilato secondo le regole generalmente accettate nel lavoro d'ufficio
• non può essere divertente, come accennato in precedenza

Una differenza facoltativa, ma anche comune, tra una lettera ufficiale e un messaggio normale è che la prima è scritta su carta intestata dell'azienda. Questo approccio conferisce all'indirizzo il massimo livello di solidità e generalmente ne indica lo stato aziendale.

Qualche parola sui dettagli e sul contenuto generale del documento

Le lettere ufficiali vengono emesse per vari motivi, per cui il contenuto varia naturalmente. Nonostante ciò, la struttura generale dei messaggi aziendali non può essere eliminata. Questo è ciò che vale nel campo del lavoro d'ufficio, non è oggetto di controversia e costituisce il presupposto fondamentale per i relativi documenti. I dettagli tipici di una lettera ufficiale includono:

• nome completo dell'azienda mittente o nome completo di un cittadino specifico
• informazioni su checkpoint, checkpoint e OKUD (per organizzazioni)
• indirizzo e tutti i possibili contatti del mittente
• informazioni simili sul destinatario
• l'essenza del messaggio
• data della sua composizione
• e stampa (per le organizzazioni)

Importante! Il tipo di documenti aziendali che consideriamo oggi è uno dei pochi che non necessita di includere un titolo. L'assenza di quest'ultimo non è affatto un errore, ma il rispetto degli standard fondamentali del lavoro d'ufficio.

È consigliabile emettere la lettera stessa su carta intestata, ovviamente, se il mittente è un'azienda. Per le agenzie governative, tali moduli hanno l'immagine dello stemma, per le organizzazioni commerciali - il loro emblema.

1. Chiaro e comprensibile per il destinatario.
2. Senza usare parolacce, per non parlare di insulti e oscenità.
3. Pulito, conciso e competente.

In linea di principio gli esperti di documenti non impongono altri requisiti per le lettere ufficiali. È sufficiente rispettare le norme, le regole e il contenuto generale del documento.

Puoi scaricare un modello per una lettera ufficiale all'organizzazione di seguito:

Tipi di lettere ufficiali

Una lettera ufficiale è un gruppo abbastanza ampio di documenti aziendali. I più utilizzati includono:

• , riflettendo il desiderio del mittente di fare qualcosa a beneficio del destinatario
• Lettere di richiesta
• Richieste
• Inviti agli eventi
• Inviti alla cooperazione
• Carte che ricordano qualcosa al destinatario
• Offerte commerciali
• Requisiti
• Istruzioni
• Lettere pubblicitarie e informative

Dal nome di ciascun tipo di lettera ufficiale puoi comprenderne lo scopo generale e lo scopo dell'invio del messaggio. Come dimostra la pratica, il trasferimento di vari tipi di richieste nell'ambiente aziendale viene effettuato per una serie di motivi e l'elenco delle tipologie sopra indicato è lungi dall'essere definitivo.

Caratteristiche del design e trasmissione del messaggio al destinatario

Alla fine dell’articolo di oggi, prestiamo attenzione al trasferimento delle lettere ufficiali alla Federazione Russa. Prima di tutto, va notato che la sfumatura principale delle relazioni commerciali di successo è un approccio competente alla loro gestione. Nel caso della redazione dei documenti rilevanti, stiamo parlando di:

• pulizia
• pieno rispetto degli standard aziendali
• intenzionalità (l'invio di una lettera ufficiale a qualcuno sotto forma di spam minerà in modo significativo l'autorità del mittente)

Inoltre, è consigliabile avvicinarsi alla composizione del messaggio in modo estremamente responsabile. Il suo testo dovrebbe essere corretto, conciso e comprensibile. L'uso di strutture e termini verbali complessi è indesiderabile. Il tono generale del discorso dovrebbe essere mantenuto entro certi limiti. La moderazione è benvenuta, ma la familiarità non lo è mai.

Per quanto riguarda la trasmissione di lettere commerciali, il mittente non ha restrizioni. Puoi consegnare un messaggio al destinatario:

• via Internet in formato elettronico
• via mail
• tramite corriere o anche di persona

La trasmissione di lettere ufficiali è un campo vasto. Tutti i mittenti potranno scegliere un messaggio conveniente.

Con questo si concludono le disposizioni più importanti sull'argomento di questo articolo. Ci auguriamo che le informazioni presentate abbiano aiutato tutti i lettori a comprendere l'essenza delle lettere ufficiali nella Federazione Russa e le regole per la loro esecuzione.

Scrivi la tua domanda nel modulo sottostante

Al giorno d'oggi è semplicemente necessario essere in grado di scrivere correttamente una lettera, indipendentemente dal destinatario del messaggio (un possibile datore di lavoro, un funzionario arrogante o un amico intimo) e dal metodo di invio della corrispondenza (per posta ordinaria o e-mail). posta, magari via fax).

Le opzioni con lettere di esempio possono essere visualizzate nella sezione "" di questo sito. Parliamo ora di alcune regole di scrittura e formattazione. Le lettere rientrano in tre categorie generali:

• personale – ai tuoi cari, ai familiari, agli amici intimi e meno intimi (usa uno stile informale),
• semiufficiale - corrispondenza con varie organizzazioni su questioni che ti riguardano personalmente (ad esempio, con una banca sullo stato del tuo conto, con l'ente di previdenza sociale sulle prestazioni fornite, con una catena di vendita al dettaglio sulla ricezione di merci, ecc.),
• lettere commerciali (ufficiali): è richiesto uno stile di presentazione aziendale formale e sono richiesti requisiti rigorosi per la formattazione.

Come scrivere correttamente una lettera personale

Lettere personali Scrivere è per lo più piacevole, perché comunichi con la famiglia e le persone a te vicine. Per prima cosa devi dire ciao, basterà solo la parola "Ciao!".

Se rispondi in ritardo, è educato scusarsi e menzionare i motivi. Se sei già in corrispondenza con il destinatario e ti sono state poste delle domande, allora è il momento di rispondere. Quindi, dopo la frase introduttiva "Sto bene", puoi passare a una dichiarazione degli eventi, scrivere ciò che ti preoccupa.

Poiché lo stile di comunicazione è informale, sono adatte battute, pettegolezzi (la propria valutazione degli eventi o una descrizione delle opinioni degli altri) e la rivisitazione di un articolo da una rivista di moda. In breve, usa tutto ciò che renderà interessante la tua lettera. Faccine e domande come “come va?”, “non è fantastico?” possono essere un buon modo per ravvivare una lettera personale.

Cerca di essere sincero. Chiedi come sta il tuo destinatario e fai domande per continuare la corrispondenza. Alla fine, esprimi i tuoi sentimenti, ad esempio: "Ti amo", "Mi piacerebbe incontrarti", "Non vedo l'ora di ricevere la tua risposta", ecc. Assicurati di inserire la tua firma (spesso l'e-mail viene persa), ma il destinatario potrebbe non indovinare da chi proviene la lettera (non è sempre chiaro dall'indirizzo e-mail). Rileggi la lettera e correggi gli errori se necessario. Di solito irritano le persone e mostrano una mancanza di rispetto.

Come scrivere correttamente una lettera semiformale

Lettere semiufficiali dovrebbe essere il più breve possibile e indicare chiaramente l'essenza della questione. La semplicità e la logica sono benvenute. Non puoi scrivere una buona lettera di cattivo umore. Ed è meglio escludere eventuali deviazioni liriche dall'argomento e dalle manifestazioni delle emozioni e concentrarsi sulla base delle prove (particolarmente importante per i reclami).

Consiglio di scrivere una lettera utilizzando un computer, quindi di stamparla su un normale foglio A4 bianco e di firmarla con una penna. Sono ammesse lettere scritte a mano. In questo caso, scrivi in ​​modo leggibile e accurato, soprattutto il tuo cognome.

Una volta leggibile, è facile da leggere. Al giorno d'oggi, le organizzazioni serie spesso registrano i documenti elettronicamente. Il tuo cognome (può essere bello, ma complicato) lo conosci solo tu. Se durante la registrazione della tua lettera cambi almeno una lettera nel tuo cognome, una ricerca elettronica in un enorme database non sembrerà trovare il tuo messaggio. E sarà difficile per te scoprire se è registrato, anche se la risposta potrebbe arrivare in seguito.

È consuetudine indicare sempre il destinatario nell'angolo in alto a destra della lettera. Ti darò diverse opzioni per aiutarti, sono tutte accettabili. Tutto dipende dalle tue preferenze e se conosci il nome dell'unità strutturale o dei funzionari del destinatario:

Servizio federale
sul lavoro e sull'occupazione

Capo del Servizio federale
questo o quello
E A PROPOSITO DI. Cognome

diversamente

Amministrazione di Volgograd
Dipartimento tale e tale: il suo nome

Al caporedattore
Casa editrice "Pshik"
E.F. Kagailovsky

Perepolokh LLC
Capo contabile
A.I. Kvochinskaya

qualsiasi individuo

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, app. 1375,
Voronež, 400001

Sotto il destinatario scrivi il tuo cognome, nome, patronimico, indirizzo completo per inviare una risposta per posta ordinaria, è meglio fornire anche un numero di telefono.

Se ti stai già candidando di nuovo da qualche parte, devi indicarlo link al numero e alla data della lettera ricevuta(forse diversi). Ciò faciliterà notevolmente l'elaborazione della corrispondenza e riceverai sicuramente una risposta, tenendo conto della corrispondenza precedente sulla questione in questione. È scritto "Al n. (cifre) del 31/08/2014". Questo collegamento si trova a sinistra sopra il testo; lo puoi vedere nella figura con lo schema degli elementi della lettera.

Se conosci il nome della persona a cui ti rivolgi, puoi iniziare il testo con "Caro ...!", Quindi dovresti terminarlo con "Saluti".

Se sono presenti documenti giustificativi, questo fatto deve essere annotato sotto il testo. Quindi in futuro potrai facilmente dimostrare cosa hai inviato esattamente insieme alla lettera. Quali specifici documenti (o copie) verranno inviati possono essere indicati nel testo o direttamente nel contrassegno di disponibilità dell'applicazione. È posizionato sotto il testo principale, ad esempio:

Applicazione: per 2 l. in 1 copia.

Allegato: copie delle ricevute di pagamento... 2 fogli. in 1 copia.

Dovrebbe essere ricordato che tu dovrebbe sempre essere indicato nella domanda:

• cognome, nome, patronimico,
• il tuo indirizzo per inviare una risposta,
• numero e firma personale.

Altrimenti la tua lettera potrebbe essere considerata anonima. Tali lettere non sono soggette a considerazione, il che significa che non riceverai una risposta al tuo ricorso. Le autorità sono obbligate a rispondere entro non più di un mese dalla data di registrazione della tua lettera.

La lettera deve essere scritta da te in duplice copia. Puoi contattare di persona l'organizzazione di cui hai bisogno. In questo caso, assicurati di chiedere al servizio di gestione dell'ufficio (segreteria, ufficio o dipartimento generale) di apporre un timbro di ricevuta datato sulla tua copia della lettera. È meglio inserire immediatamente il numero di registrazione, ma nelle grandi organizzazioni le lettere potrebbero non essere registrate immediatamente a causa del loro gran numero. Pertanto, al momento della presentazione della domanda, è sufficiente che sulla vostra copia della lettera sia apposto il timbro con il nome dell'organizzazione e la data. Questo è molto importante se è necessario rispettare la scadenza o successivamente confermare il fatto della domanda.

Ma non è affatto necessario andare da qualche parte di persona. Potrebbe essere più semplice per te recarti all'ufficio postale più vicino. In questo caso inviare tramite raccomandata con avviso. L'effetto sarà lo stesso. Dopo un po 'di tempo puoi chiamare l'organizzazione e scoprire il destino della tua lettera. Oppure non devi chiamare nessuno, aspetta solo una risposta.

Se alla fine ricevi una risposta anziché una risposta chiara, contattaci nuovamente. Negli enti governativi, ad esempio, viene monitorato il fatto di ripetuti ricorsi sulla stessa questione. Oppure scrivi una lettera sotto forma di reclamo, puoi provare a inviarla a un'organizzazione superiore. Anche tali richieste vengono trattate con grande attenzione.

Per quanto riguarda, questo è uno degli argomenti più importanti nel lavoro d'ufficio e merita di essere dedicato a un articolo a parte.

Eugenia Polosa

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Esistono requisiti speciali per l'elaborazione della corrispondenza in uscita. Ciò è dovuto al fatto che ha carattere informativo e di riferimento. Quando si redige una lettera di servizio, vale la pena tenere conto dei requisiti di GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione” e utilizzare i moduli dell'organizzazione. Per i dettagli è necessario fare riferimento a GOST R 6.30-2003 (dal 01/07/2018 sarà necessario fare riferimento a GOST R 7.0.97-2016). Ciò ti consentirà di mantenere una struttura chiara del documento e di mantenere lo stile di comunicazione aziendale richiesto, nonché di organizzare correttamente i dettagli di una lettera commerciale.

È importante notare che GOST R 6.30-2003 (così come GOST R 7.0.97-2016) è consultivo e le organizzazioni possono sviluppare autonomamente carta intestata per la corrispondenza commerciale. Il rispetto di questo GOST è obbligatorio solo per le autorità esecutive federali.

L'intestazione del documento può essere posizionata longitudinalmente o avere una posizione angolare (i dettagli del modulo della lettera, i numeri di telefono e gli indirizzi delle organizzazioni si trovano solitamente qui). Una lettera di esempio con una disposizione angolare dei dettagli è l'opzione più comune nel moderno lavoro d'ufficio.

Esempio di modulo di lettera con dettagli sugli angoli

Nella parte superiore del documento sono indicati:

• data di;
• numero;
• riferimento al numero di registrazione e alla data del documento (se la corrispondenza è una risposta);
• titolo del testo, espresso in una frase.

L'intestazione della lettera di servizio si trova sotto il numero di registrazione. Contiene un appello al destinatario. NOME E COGNOME. e la posizione del destinatario dovrebbe essere posizionata nell'angolo in alto a destra del documento. Al centro è scritto un messaggio per il destinatario.

Da chi e a chi

I dettagli dell'azienda del mittente sono spesso indicati sulla carta intestata dell'azienda. È inoltre necessario indicare correttamente il destinatario della corrispondenza, ovvero i dati del destinatario:

• Nome della ditta;
• nome dell'unità strutturale a cui viene inviata la corrispondenza in uscita;
• posizione del destinatario;
• cognome e iniziali del destinatario;
• indirizzo postale dell'organizzazione.

Esempio di lettera su carta intestata dell'azienda

È importante notare che se una lettera con lo stesso contenuto deve essere inviata a più destinatari, è necessario indicare prima l'indirizzo del destinatario principale e solo dopo gli altri.

Per esempio:

LLC "Elki-Palki"

Dipartimento legale

Mosca, via Zelenaya, 5

COPIA

all'amministratore delegato

LLC "Rami verdi"

Simakov V.A.

San Pietroburgo,

Frunze Street, 3

Data e numero

Dopo che il documento in uscita è stato firmato, su di esso viene stampigliata una data. La data può essere nel formato 17/05/2018 oppure 17 maggio 2019. Nei casi in cui la data è indicata più volte in un documento, si consiglia di mantenere lo stesso stile di scrittura.

Il numero di registrazione viene assegnato in conformità al sistema di registrazione della documentazione in uscita adottato dall'organizzazione, e solo dopo aver firmato il documento. Il numero di registrazione è costituito dal numero progressivo del documento, che può essere integrato da un indice della cassa o da lettere.

È importante notare che la registrazione di un documento in uscita semplifica l'elaborazione della posta sia per te che per il destinatario.

Quando si risponde alla corrispondenza ufficiale ricevuta, è necessario compilare i dettagli “link al numero di registrazione e data della richiesta”. In questo caso la lettera di risposta indica la data e il numero del messaggio ricevuto. Ciò garantirà un'elaborazione più rapida della corrispondenza presso l'azienda destinataria.

Chi firma

La corrispondenza ufficiale è firmata principalmente dai dirigenti e, in caso di sua assenza dal posto di lavoro, dai suoi delegati o altri funzionari che svolgono le funzioni del dirigente durante la sua assenza.

È importante notare che la corrispondenza commerciale moderna viene inviata non solo tramite posta, ma anche tramite telegrafo, fax ed e-mail.

È necessario indicare l'artista?

Nonostante ogni messaggio commerciale sia firmato dal capo dell'azienda o dai suoi funzionari autorizzati, la corrispondenza stessa viene condotta da un dipendente ordinario, cioè dal dirigente. È il suo nome e le informazioni di contatto che indichiamo in questa parte.

Le informazioni sull'artista si trovano sempre in fondo, nelle ultime righe. Viene scritto il nome completo, patronimico e cognome del dipendente, con il suo numero di telefono di contatto su una nuova riga e, ancora più in basso, il suo indirizzo e-mail. Lasciamo il carattere lo stesso.

C'è un timbro?

Le lettere di solito non sono affrancate, ma se la corrispondenza in uscita è di carattere ufficiale, emessa su carta intestata dell'organizzazione e destinata a entrare in rapporti giuridici con qualcuno o un'altra organizzazione ed essere responsabile di tutte le posizioni espresse nella lettera, la direzione potrebbe voler aggiungere dettagli aggiuntivi sotto forma di sigillo.