Corrispondenza (corrispondenza commerciale). Tipi di corrispondenza commerciale Requisiti di base per la corrispondenza commerciale

CORRISPONDENZA La corrispondenza è un nome generalizzato per documenti di vario contenuto che vengono utilizzati come strumento per un rapido scambio di informazioni tra organizzazioni. La corrispondenza commerciale occupa un posto significativo nella gamma documentaria delle istituzioni. Essendo un anello di congiunzione tra le organizzazioni, la corrispondenza occupa circa l'80% della documentazione in entrata e in uscita. 1

I tipi di corrispondenza commerciale e i loro nomi (lettera, telegramma, telex, fax (fax), messaggio telefonico) sono determinati dai metodi di trasmissione delle informazioni commerciali, che sono divisi in due tipi principali: comunicazione postale e comunicazione elettronica. La corrispondenza si distingue per un'ampia varietà di tipologie: dalle lettere normative e telegrammi degli enti governativi agli appelli dei cittadini e alle richieste standard. Il contenuto della corrispondenza può essere richieste, notifiche, accordi, reclami, accordi, solleciti, richieste, chiarimenti, conferme, richieste, raccomandazioni, garanzie, ecc. 2

Una lettera di servizio è un nome generalizzato per documenti di vario contenuto, distinto in relazione a un metodo speciale di trasmissione del testo: l'invio per posta. 3

Di norma, le lettere dovrebbero essere redatte nei casi in cui un metodo non documentale di scambio di informazioni è impossibile o difficile (spiegazioni orali, istruzioni: personali o telefoniche, ecc.). Se è necessario trasmettere urgentemente informazioni, vengono redatti telegrammi, messaggi telefonici, ecc .. Nel lavoro d'ufficio è accettata la seguente classificazione delle lettere ufficiali. 1. Lettere di richiesta (richieste, richieste, proposte di fornire informazioni o intraprendere azioni). 2. Lettere di risposta (informazioni richieste, informazioni sul lavoro svolto, rifiuto di informazioni e interazione). 3. Lettere di accompagnamento (documenti di accompagnamento che non hanno una parte di indirizzo o che sono oggetti materiali). 4

Si consiglia di preparare una lettera su una questione. Se è necessario contattare un'organizzazione contemporaneamente su più questioni diverse, si consiglia di scrivere lettere separate per ciascuna di esse. Una lettera può riguardare più questioni se sono correlate e sarà considerata in un’unità strutturale dell’organizzazione del destinatario. A seconda del tipo di lettera e del suo contenuto, il testo della lettera può essere semplice o complesso. Le lettere semplici sono composte da due parti: un'introduzione e una conclusione. Le lettere composizionalmente complesse contengono le seguenti parti richieste: introduzione, parte principale (prova) e conclusione. 6

L'introduzione fornisce una motivazione alla domanda: il motivo della domanda o la sua breve storia; se il motivo della composizione della lettera era un documento qualsiasi, viene fornito un collegamento ad esso. La parte principale (prova) espone l'essenza della questione, fornisce prove o confutazioni; la parte principale deve essere convincente in modo che non vi siano dubbi sulla correttezza e validità delle soluzioni proposte. La conclusione afferma lo scopo principale della lettera. A seconda dello scopo della lettera, di ciò su cui il suo autore vuole focalizzare l'attenzione, vengono utilizzati altri schemi di costruzione, in cui uno degli elementi potrebbe mancare o l'ordine della loro disposizione potrebbe essere diverso. 7

Una lettera commerciale standard ha la seguente struttura: Ricorso Preambolo Testo principale Conclusione Firma Post scriptum Appendice 8

Postscriptum (lat. post scriptum - "dopo scritto") è un postscriptum di una lettera completata e firmata, solitamente indicato con l'abbreviazione latina "P." S." Vengono utilizzate anche le abbreviazioni “P”. P.S.” (lat. post scriptum) oppure “P. S. S. "(lat. post sub scriptum) per un poscritto fatto dopo un poscritto. 9

Le lettere commerciali hanno valore legale, quindi il loro stile deve soddisfare determinati requisiti. Il testo della lettera non deve consentire molteplici interpretazioni. Requisiti generali per il testo di una lettera commerciale: concisione, chiarezza e accuratezza della presentazione. Il testo deve essere presentato correttamente secondo le attuali regole di ortografia e punteggiatura, in uno stile aziendale ufficiale. In effetti, la lingua dei documenti ufficiali è una sorta di insieme di cliché, cliché, standard, caratterizzati da una certa unificazione. Una lettera ufficiale deve esporre in modo chiaro e conciso l'essenza della questione, mantenendo un tono neutro. 10

Il testo di una lettera semplice non deve superare una o due pagine dattiloscritte; le lettere complesse possono contenere fino a cinque pagine di testo. Nelle lettere vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione del testo: prima persona plurale (“per favore invia”, “inviamo a titolo oneroso”); alla prima persona singolare (“lo ritengo necessario”, “si prega di evidenziare”); dalla terza persona singolare (“il ministero non si oppone”, “VNIIDAD lo ritiene possibile”). Nella corrispondenza commerciale, la forma accettata di presentazione del testo è nella prima persona plurale (chiediamo, informiamo, dirigiamo, ricordiamo, inviamo, ecc.), poiché il funzionario che ha firmato la lettera parla a nome dell'organizzazione. undici

La presentazione del testo della lettera alla prima persona singolare (chiedo, offro, dirigo, ecc.) è possibile in due casi: la lettera è redatta su carta intestata ufficiale; la lettera è confidenziale o contiene un indirizzo personale del destinatario. La lettera, redatta su formato A4, deve avere un titolo del testo che risponda alla domanda “Su cosa?”: “Sulla violazione degli obblighi contrattuali”, “Sulla fornitura di assistenza scientifica e tecnica”. Nel modulo A 5 l'intestazione può non essere indicata. 12

Le lettere sono vistate dall'autore, dal capo del dipartimento dell'autore e, se necessario, dai capi delle unità strutturali interessate, nonché dal vice capo dell'organizzazione che supervisiona la direzione, se la lettera è firmata dal capo della l'organizzazione. Le lettere vengono girate su una seconda copia che rimane nell'organizzazione. Le lettere sono firmate dal capo dell'organizzazione, dai suoi supplenti nell'ambito delle competenze a lui concesse, nonché dai capi delle divisioni strutturali indipendenti, se viene concesso loro questo diritto. 13

La lettera deve contenere un'annotazione dell'esecutore testamentario, da apporre in fondo al foglio, firmata dal gestore. Non è consentito apportare correzioni o integrazioni alle lettere firmate. La data della lettera è la data in cui è stata firmata. 14

I dettagli richiesti nella lettera sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione, collegamento a il numero di registrazione e la data, il destinatario, l'intestazione del testo (quando si scrive una lettera in formato A4), il testo, la firma, una nota sull'esecutore, nelle lettere di accompagnamento - una nota sulla presenza di allegati, nelle lettere di garanzia - un sigillo impressione. 15

Una lettera di richiesta è una lettera ufficiale inviata per ottenere informazioni o documenti ufficiali. Il testo della lettera di richiesta contiene la motivazione della necessità di fornire informazioni o materiali e l'enunciazione effettiva della richiesta. La giustificazione può contenere riferimenti a regolamenti legislativi e di altro tipo, documenti organizzativi e legali, poiché l'organizzazione non ha il diritto di richiedere informazioni non correlate alle sue attività funzionali. Le lettere di richiesta sono solitamente firmate dal capo dell'organizzazione o da un funzionario ufficialmente autorizzato. 16

Una lettera di richiesta richiede una lettera di risposta. La lettera di richiesta è redatta su carta intestata. I dettagli obbligatori della lettera di richiesta sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione, destinatario, titolo del testo (se si redige una lettera in formato A 4), firma, nota sull'esecutore. 17

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Una lettera di richiesta è una lettera di servizio, il cui scopo è ottenere all'autore informazioni, servizi, beni necessari all'organizzazione. Un gran numero di situazioni gestionali danno luogo alla redazione di lettere di richiesta. La lettera di richiesta deve contenere la motivazione della richiesta e l'estratto della richiesta stessa. La motivazione deve precedere l'enunciazione della richiesta. La giustificazione può essere assente nei casi in cui la richiesta è ovvia, nella sua natura tipica, e anche se l'attuazione delle azioni che costituiscono la richiesta è responsabilità dell'organizzazione, unità o funzionario. 19

La richiesta è formulata utilizzando il verbo “chiedere”: “Vi chiediamo di condurre...”, “Vi chiediamo di fornire...”, “Vi chiediamo di informare...”, ecc. La richiesta può essere formulata senza il verbo “chiedere”, ad esempio: “Speriamo in una soluzione positiva della questione...”, “Speriamo che consideriate possibile prendere in considerazione il nostro appello”, ecc. Una lettera può contenere più richieste. In questo caso vengono utilizzate le seguenti frasi linguistiche: “Vi chiediamo inoltre di considerare (fornire, condurre…)”, “Contemporaneamente vi chiediamo…”. La lettera di richiesta è redatta su carta intestata. 20

I dettagli obbligatori della lettera di richiesta sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione, destinatario, titolo del testo (se si redige una lettera in formato A 4), firma, nota sull'esecutore. 21

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Una lettera di risposta è una lettera ufficiale redatta come risposta a una lettera di richiesta o di indagine. La risposta può essere positiva o negativa (lettera di rifiuto). Nel comporre le lettere di risposta va rispettato il principio del parallelismo linguistico: il testo della lettera di risposta deve utilizzare le stesse espressioni linguistiche e gli stessi vocaboli utilizzati dall'autore nella lettera di iniziativa, a condizione che la lettera di richiesta sia stata scritta linguisticamente correttamente. Non dovresti includere un collegamento alla lettera ricevuta nel testo della lettera di risposta ("Alla tua lettera datata _______№__. . . "). Per collegarsi alla lettera ricevuta, nei dettagli del modulo è presente il “Link alla data e al numero del documento ricevuto”, dove vengono inserite le informazioni sulla lettera di iniziativa. 24

Una risposta negativa deve essere motivata; non è possibile rifiutare semplicemente una richiesta senza spiegazioni, quindi è consigliabile iniziare una lettera di rifiuto con una motivazione del rifiuto: "In connessione con +". La lettera di risposta è redatta su carta intestata. I dettagli richiesti nella lettera di risposta sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione, collegamento al numero di registrazione e data, destinatario, titolo del testo (quando si scrive una lettera in formato A4), firma, nota sull'esecutore. 25

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Una lettera di garanzia è una lettera di servizio contenente un obbligo o una conferma. Le lettere di garanzia sono indirizzate alle organizzazioni. Può essere garantito il pagamento di lavori, prodotti, servizi, affitto, qualità e tempistica del lavoro, ecc.. Il testo della lettera di garanzia contiene una richiesta indirizzata al corrispondente e una formula giuridicamente significativa: “Garantiamo il pagamento (prestazione di servizi , eccetera.)." Questa frase è una componente giuridicamente significativa del testo. Se la lettera garantisce il pagamento, l'autore fornisce le sue coordinate bancarie. 227

Le lettere di garanzia sono sempre firmate da due persone: il capo dell'organizzazione e il capo contabile. Le lettere di garanzia sono certificate anche dal sigillo dell'organizzazione. La lettera di garanzia è redatta su carta intestata. I dettagli obbligatori della lettera di garanzia sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione, destinatario , titolo del testo (quando si redigono lettere su carta intestata formato A 4), firma, impressione del sigillo, nota sull'esecutore. 28

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Il reclamo può essere presentato in relazione: alla qualità della merce, se non corrisponde alla qualità specificata nel contratto, compreso il mancato rispetto della completezza della merce e dell'assortimento; quantità della merce, se non corrispondente a quanto indicato nel contratto o nei documenti di spedizione; termini di consegna se violati; imballaggio ed etichettatura della merce, se, ad esempio, un imballaggio inadeguato o un'etichettatura errata hanno causato danni alla merce; violazione del termine di pagamento e altre parti di accordi reciproci; altri termini del contratto. 31

Una lettera di reclamo è un documento, che è un tipo di lettera commerciale, che contiene informazioni sui reclami fatti riguardo alla qualità di un prodotto o servizio fornito. Questo documento non ha una forma unificata stabilita dalla Federazione Russa. A questo proposito, il reclamo viene presentato per iscritto, di norma, su carta intestata della società o su un foglio standard in formato A 4. Indipendentemente dal contenuto, la lettera di reclamo deve contenere i dettagli e le informazioni richieste: 32

Indipendentemente dal contenuto, la lettera di reclamo deve contenere i dettagli e le informazioni richieste: 1. Intestazione del testo, che mostra un collegamento all'accordo in base al quale è stata redatta questa lettera di reclamo. 2. Il nome completo dell'organizzazione, secondo i documenti costitutivi, a cui viene inviata la lettera di reclamo. 3. L'indirizzo esatto dell'organizzazione. 4. La base per la formulazione di questo reclamo (link a documenti ufficiali, come un contratto di fornitura o una lettera di garanzia). 5. Oggetto del reclamo, ovvero cosa è stato violato esattamente (qualità, condizioni di consegna, consegna della merce in tempi brevi, ecc.). 6. Prove di violazioni (link a documenti giustificativi). 33

7. Un elenco di requisiti specifici avanzati dall'autore della lettera di reclamo. Questi molto spesso includono: sostituzione di beni danneggiati o difettosi; ribasso della merce (il valore monetario del ribasso deve essere concordato da entrambe le parti); risarcimento diretto delle perdite; risoluzione del contratto, ecc. 34

Quando si presenta la prova della fondatezza di un reclamo, è consigliabile non solo indicare gli obblighi specifici del contratto che sono stati violati, ma anche fare riferimento a norme legali che possono costituire la base per presentare determinati requisiti. Se il reclamante chiede al colpevole il risarcimento dei danni o la restituzione di una determinata somma, la domanda deve contenere anche il calcolo delle pretese (se il calcolo è sufficientemente complesso può essere incluso in appendice alla domanda). Dal testo della denuncia dovrebbe essere chiaro chi vuole, perché e cosa. 35

In caso di reclamo relativo alla quantità della merce, il venditore può richiedere la consegna aggiuntiva della merce mancante o il rimborso del costo della merce non consegnata. Se il reclamo riguarda la qualità della merce, l'acquirente può esigere l'eliminazione dei difetti della merce oppure uno sconto sul costo della merce. L'acquirente può offrire al venditore di eliminare lui stesso i difetti della merce, ma in questo caso il venditore dovrà pagare all'acquirente il costo della riparazione. Di norma, i difetti minori vengono eliminati dall'acquirente stesso, ma a spese del venditore, che rimborsa il costo della riparazione. Tutti i costi associati alla restituzione di un prodotto difettoso o alla sua sostituzione con un altro sono rimborsati dal venditore. 36

Se il reclamo risulta fondato, il venditore sarà obbligato a: sostituire il prodotto difettoso con uno nuovo; fornire la merce mancante; effettuare uno sconto percentuale sul costo del prodotto; pagare una multa. L'affermazione deve essere fatta nella forma corretta; può essere dura, ma non dovrebbe essere scortese. A seconda della situazione e delle intenzioni dell’acquirente, il reclamo può contenere un avvertimento sul successivo ricorso al tribunale arbitrale per tutelare i propri diritti se il venditore non soddisfa il reclamo. 37

Risposta a una lettera di reclamo Di norma, il periodo per rispondere a un reclamo dopo il suo ricevimento è stabilito nel contratto (ad esempio, 10 giorni, 30 giorni). Durante questo periodo, il venditore (spedizioniere) è obbligato a considerare il reclamo e a rispondere per iscritto. Se non viene ricevuta una risposta al reclamo, si ritiene che il reclamo sia stato accettato e l'acquirente ha il diritto di rivolgersi al tribunale arbitrale con la richiesta di addebitare i costi sul conto del venditore. La risposta al reclamo viene inviata all'acquirente dei beni (servizi) tramite posta raccomandata o telegramma (telex). Entro il termine stabilito nel contratto, il venditore deve informare la controparte del rigetto del reclamo o dell'accettazione dello stesso a titolo oneroso. 38

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Lettere internazionali Una lettera commerciale internazionale ha una struttura chiara, una serie specifica di dettagli e una posizione stabile per ciascuno di essi. Le lettere alle società straniere vengono stampate su carta intestata con margini di 2,54 mm (1 pollice). Nell'angolo in alto a sinistra o al centro della parte superiore del foglio c'è il logo e il nome dell'azienda (oggetti di scena 1). Se l'azienda è poco conosciuta e dal nome non è chiaro cosa fa, si può indicare il profilo della sua attività, ad esempio "noleggio navale", "organizzazione di tour", "vendite immobiliari", "sviluppi scientifici" ”, ecc. 41

Sotto la ragione sociale o nel campo inferiore del foglio è indicato l'indirizzo della sede, contenente l'indirizzo postale e telegrafico, i numeri di telefono e di fax, gli indirizzi e i numeri telefonici degli uffici di rappresentanza della società e delle sue filiali, il numero di la dichiarazione o licenza di registrazione (dettaglio 2). Tutti i dettagli successivi della lettera vengono stampati dal margine sinistro. Il riferimento (numero) del documento (dettaglio 3) può essere digitale, alfabetico o alfanumerico, ad esempio: Riferimento: 101; Rif: MS Se la lettera è una risposta, l'attributo 3 indica il numero in uscita della lettera di iniziativa, ad esempio: Il tuo riferimento 12. 42

La data (attributo 4) è indicata in modo alfanumerico, ad esempio: 17 agosto 2003. La data può essere posizionata al bordo del margine sinistro o destro del documento. L'indirizzo del destinatario (dettaglio 5) è composto, riga per riga, da: nome e cognome del destinatario; Nome della ditta; numeri civici e stradali; città, distretto postale (cap); Paesi. 43

L'indirizzo introduttivo (prop 6) è scritto su una nuova riga, lasciando quattro righe di interlinea dall'indirizzo. Una lettera commerciale inizia con le parole “Caro. . . ". Il titolo della lettera (part. 7) è indicato dopo il discorso di introduzione. Il titolo è designato: RE: - abbreviazione della parola “relativamente” (relativamente); In merito: - abbreviazione della combinazione “In riguardo a” (riguardo); Oggetto - (oggetto, argomento, domanda); Il titolo è sottolineato. Il titolo è un requisito facoltativo; la sua indicazione è piuttosto una regola di buona educazione. Il titolo appare principalmente nella corrispondenza ufficiale su questioni legali. 44

Il testo (prop 8) può essere stampato dal bordo del margine sinistro (versione moderna) o con l'inizio di ogni paragrafo rientrato dalla linea rossa (versione classica). I paragrafi, di regola, sono separati l'uno dall'altro da un'interlinea aggiuntiva, che rende più facile percepire il contenuto della lettera. Inoltre, le frasi principali della lettera possono essere evidenziate in carattere, sottolineate, ecc. Due spazi di riga dopo il testo della lettera indicano la “formula di cortesia finale” (prop 9). 45

Dopo la “formula finale di cortesia”, viene posta un'interlinea di almeno cinque righe per la firma personale dell'autore della lettera (puntelli 10). Sotto la firma è indicata la sua decodificazione: nome e cognome, nella riga successiva la posizione della persona che ha firmato il documento. La carica non è indicata se la lettera è firmata dal responsabile dell'azienda. Se sono presenti allegati alla lettera (attributo 11), vengono indicati come segue: Allegato (addendum): Ordine n. 34 Quando si inviano copie della lettera (“copia carbone”) a più destinatari, indicare i nomi delle persone o aziende a cui sono stati inviati (attributo 12). 46

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Lettera di istruzioni Una lettera di istruzioni (direttiva) è una lettera di servizio in cui il destinatario viene informato di informazioni di carattere ufficiale. Le lettere informative sono spesso di natura standard e vengono inviate dalle autorità e dal management a vari livelli ad organizzazioni subordinate o di un certo tipo. Le lettere informative possono citare testualmente alcune disposizioni di documenti legali legislativi e regolamentari e possono contenere raccomandazioni e suggerimenti. 49

Le lettere informative possono contenere allegati. La lunghezza della newsletter varia da un paragrafo a più pagine. Di norma, le lettere informative sono firmate dal capo dell'organizzazione. La lettera informativa è redatta su carta intestata. I dettagli richiesti nella lettera informativa sono: nome dell'organizzazione, dati di riferimento dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, numero di registrazione nello stato principale (OGRN) della persona giuridica, numero di identificazione fiscale/codice motivo per la registrazione, data, numero di registrazione , destinatario, titolo del testo (quando si preparano lettere su carta intestata formato A 4), firma, nota sull'esecutore. 50

Quando si concludono contratti con partner stranieri, vengono utilizzate lettere di credito, in cui il venditore chiede di fornire una lettera di garanzia della banca dell'acquirente con un numero di conto in valuta estera e le garanzie bancarie di pagamento da parte dell'acquirente per beni o servizi. Le lettere di accompagnamento vengono redatte quando il documento principale inviato al destinatario richiede ulteriori spiegazioni. La lettera di accompagnamento indica lo scopo per cui viene inviato il documento principale, cosa bisogna farne ed entro quale termine. Se le lettere di accompagnamento non portano un carico semantico, non dovrebbero essere redatte, perché in questo caso diventano una formalità non necessaria. 52

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I tipi di corrispondenza commerciale e i loro nomi (lettera, telegramma, telex, fax (fax), messaggio telefonico) sono determinati dai metodi di trasmissione delle informazioni commerciali, che sono divisi in due tipi principali: comunicazioni postali e comunicazioni elettroniche.

La corrispondenza si distingue per un'ampia varietà di tipologie: dalle lettere e telegrammi di organi governativi di carattere normativo agli appelli dei cittadini e alle domande standard. Il contenuto della corrispondenza può essere richieste, notifiche, accordi, reclami, accordi, solleciti, richieste, chiarimenti, conferme, richieste, raccomandazioni, garanzie, ecc.

Quando si conduce la corrispondenza, è necessario osservare i seguenti requisiti:

Le lettere sono redatte su moduli speciali - carta intestata e firmate dal capo dell'organizzazione o dai suoi delegati nell'ambito delle competenze a lui conferite;

Le lettere devono essere scritte correttamente, accuratamente, senza macchie o correzioni grossolane;

Indipendentemente dal contenuto, la lettera deve essere presentata in un linguaggio commerciale ufficiale calmo, disinvolto, avere argomentazioni sufficienti, accuratezza, completezza e chiarezza delle caratteristiche, brevità e coerenza di presentazione;

Lo scambio di informazioni tramite corrispondenza dovrebbe essere utilizzato solo nei casi in cui un altro metodo di scambio di opinioni è difficile o impossibile (conversazioni telefoniche, incontri personali, ecc.).

Una lettera ufficiale è uno dei canali di comunicazione più importanti tra un'impresa, un'organizzazione e un'istituzione con il mondo esterno. Attraverso le lettere si conducono le trattative precontrattuali, si chiariscono i rapporti tra le imprese e si enunciano i reclami. Le lettere accompagnano i beni materiali nel cammino, ecc.

Nonostante la disponibilità delle moderne forme di comunicazione: telefono, telegrafo, fax, comunicazione modem, ecc., il volume della corrispondenza anche in una piccola impresa è molto elevato. Tuttavia, la gamma delle situazioni manageriali che danno origine alla preparazione di lettere commerciali è tutt’altro che illimitata e si presta ad una classificazione relativamente chiara. Un numero enorme di lettere con lo stesso tipo di situazioni gestionali che richiedono la loro preparazione solleva l'urgente necessità di unificazione delle lettere commerciali. Sfortunatamente, un'analisi della corrispondenza commerciale moderna mostra che molti dirigenti non hanno capacità di scrivere lettere. Nel frattempo, la formattazione errata della lettera rende difficile lavorarci. Gli esperti sono unanimi nel ritenere che le lettere commerciali non dovrebbero essere più di una pagina. Gli autori della raccolta “Simple Letters”, pubblicata negli Stati Uniti negli anni '70 sotto la guida dell'ufficio della Casa Bianca, ritengono che lo spreco di parole porti allo spreco di dollari. Non si può non tenere conto del fatto che i documenti aziendali non sono affatto materiale da “leggere”, ma informazioni che dovrebbero incoraggiare determinate azioni.

1. Tipi e varietà Attività commerciale lettere

   Estratto >>

   ... Attività commerciale lettere 6 1.1 Progettazione Attività commerciale lettere 6 1.2 Requisiti testuali Attività commerciale lettere 9 capitolo 2 Tipi e varietà Attività commerciale lettere 14 2.1 Classificazione Attività commerciale... eccetera. Il più comune visualizzazione Attività commerciale corrispondenza - Attività commerciale lettere (ufficiali). ...

2. Attività commerciale corrispondenza con partner stranieri

   Abstract >> Industria, produzione

   ... ……………………………………………………………………....3 Attività commerciale lettere e loro classificazione…………………………………...4 Tipi senza scopo di lucro Attività commerciale lettere……………...5 Tipi commerciale Attività commerciale lettere... Attività commerciale corrispondenza con partner stranieri. 1. Attività commerciale lettere e loro classificazione Attività commerciale ...

3. Attività commerciale corrispondenza (4)

   Abstract >> Industria, produzione

   Appositamente progettato per questo Tipo documenti su moduli seguiti da... per corrispondenza. Pertanto classificare Attività commerciale scrivere significa costruire classificazione...; posta informativa. Separato tipi le lettere sono divise in base...

4. Come risultato dello studio di questo capitolo, lo studente dovrebbe:

   Sapere

   • – lo scopo e lo scopo dei documenti utilizzati nella gestione delle organizzazioni;
   • – le principali tipologie di messaggi che compongono la corrispondenza commerciale;
   • – il significato dei termini “flusso documentale” e “lavoro d'ufficio”;
   • – tipi di documenti utilizzati nel processo di gestione di un'organizzazione;
   • – tipi di documenti utilizzati nella corrispondenza ufficiale interna ed esterna;
   • – lo scopo dell'unificazione dei documenti;
   • – caratteristiche dello stile aziendale ufficiale di presentazione delle informazioni;
   • – tipologie di lettere commerciali;
   • – la logica di costruzione di una lettera commerciale e i requisiti per la sua formattazione;
   • – caratteristiche dello stile di una lettera commerciale elettronica;

   essere in grado di

   – creare un testo secondo la struttura di una lettera commerciale;

   Proprio

   – capacità di utilizzare lo stile aziendale formale per presentare informazioni nella corrispondenza commerciale.

   Documento come principale forma di comunicazione scritta nel processo di gestione

   Una parte significativa delle comunicazioni aziendali viene effettuata per iscritto. Ciò è dovuto ai grandi volumi di informazioni che circolano nel processo di gestione delle organizzazioni. Per prendere decisioni gestionali, in molti casi è necessario registrare fatti, accumulare informazioni, quindi analizzarle e comprenderle.

   Inoltre, le informazioni devono essere trasferite per l'elaborazione a vari funzionari e dipartimenti dell'organizzazione. Per compiere tutte queste azioni la forma più idonea è la presentazione scritta delle informazioni, che nella gestione delle organizzazioni assume la forma di un documento.

   Un documento è un messaggio informativo presentato in una determinata forma, compilato secondo regole specifiche e certificato secondo le modalità prescritte. La legge federale “Sull’informazione, l’informatizzazione e la protezione delle informazioni” fornisce la seguente definizione del concetto di “documento”:

   Documento– si tratta di informazioni registrate su un supporto materiale con dettagli che ne consentono l'identificazione.

   La stessa definizione è fornita nello standard statale per termini e definizioni “Lavoro d'ufficio e archiviazione”.

   Parola latina documento venire da doceo – Insegno o informo e nel significato intendevo evidenza, prova. In Russia il termine documento fu tradotto da Pietro il Grande specificatamente come “testimonianza scritta”. Nel corso del XVIII secolo la definizione del concetto di “documento” si concentrò principalmente sulla sua finalità giuridica. Nel frattempo, questo termine stesso non è stato quasi mai usato per molto tempo. Invece, altri termini venivano solitamente usati nella pratica d'ufficio: atto, atto, documento. CON Nel corso del tempo, l'accumulo di conoscenze sui documenti portò al XIX secolo. evidenziare, oltre all'aspetto legale, anche l'aspetto gestionale del documento.

   I documenti consentono di salvare informazioni, conferire loro un carattere ufficiale e servire come base per prendere decisioni gestionali. Inoltre, i documenti possono essere considerati la forma principale di messaggi commerciali quando si effettuano comunicazioni scritte. Pertanto, i documenti in un'organizzazione svolgono funzioni di informazione e comunicazione.

   L'attività di redazione ed elaborazione dei documenti è denominata supporto documentale per la direzione(lavoro d'ufficio).

   Nella gestione vengono spesso utilizzati documenti di testo in formato cartaceo o elettronico. Va notato che esistono altre possibili forme di documenti: fotografie, registrazioni audio, registrazioni video. Tuttavia, non sono un mezzo di comunicazione scritta e non vengono utilizzati molto spesso in ambito gestionale, pertanto non prenderemo in considerazione questo tipo di documenti in questo capitolo.

   Documenti che implementano la funzione comunicativa al destinatario può essere suddiviso in esterno E interno.

   Corrispondenza commerciale esterna condotta tra diverse organizzazioni, nonché tra individui e organizzazioni. I messaggi scambiati tra soggetti di comunicazione sono di natura lettere ufficiali.

   Corrispondenza commerciale interna condotta tra funzionari e dipartimenti dell'organizzazione. Tale corrispondenza viene solitamente chiamata ufficiale

   Nelle attività di gestione di un'organizzazione vengono utilizzati numerosi documenti di testo diversi. Differiscono per scopo e scopo, contenuto, frequenza di creazione e ciò che hanno in comune è che contengono informazioni di gestione.

   Di scopo e scopo I documenti possono essere così suddivisi:

   • organizzativo e legale – stabilire lo status dell'organizzazione, la struttura, i livelli del personale, il carattere, i compiti e le responsabilità dei dipartimenti, dei dipendenti, ecc. Ad esempio, la Carta dell'organizzazione, i Regolamenti dell'unità, la descrizione del lavoro;
   • amministrativo – svolgere un costante coordinamento e regolamentazione del processo di gestione. Ad esempio, ordini, istruzioni da parte dei gestori;
   • pianificato – contenente l'elenco, la sequenza, la tempistica delle attività previste per l'attuazione. Ad esempio, vari tipi di piani, programmi;
   • informazioni e riferimenti – destinati all'uso nel lavoro corrente. Ad esempio, standard statali, specifiche tecniche, istruzioni di organizzazioni superiori, raccomandazioni metodologiche di ministeri e dipartimenti, classificatori;
   • informativo e analitico – risultanti dal trattamento di informazioni primarie interne relative alla produzione, alle vendite, alla disponibilità di materiali o merci nei magazzini. Necessario per il lavoro in corso e il processo decisionale. Ad esempio, revisioni analitiche, sintesi, certificati, atti, note;
   • segnalazione – contenente informazioni sui risultati delle attività per un certo periodo di tempo. Consentono di confrontare i risultati ottenuti con indicatori, piani e programmi pianificati, nonché di fornire informazioni alle organizzazioni superiori e agli enti statali stabiliti dalla legge: autorità statistiche, fiscali;
   • documenti del personale – comprese le informazioni relative ai dipendenti dell’organizzazione, progettate per regolare le loro attività in conformità con la legislazione sul lavoro. Ad esempio, contratti di lavoro, carte personali dei dipendenti, libri di lavoro, ecc.

   Di contenuto i documenti possono essere suddivisi in tecnici, tecnologici, finanziari, commerciali, ecc. Con questa suddivisione si richiama l'attenzione sul significato e sull'ambito di utilizzo del documento. Ad esempio, i documenti “tecnici” includono condizioni tecniche, passaporti delle apparecchiature e standard di manutenzione e riparazione. Quelli tecnologici includono mappe tecnologiche, norme sulla resa del prodotto dalle materie prime. Un tipico documento finanziario è uno stato patrimoniale, un conto profitti e perdite o una dichiarazione dei redditi.

   Periodicità La creazione dei documenti è determinata dalla loro forma e dal loro scopo. I documenti organizzativi e legali sono accettati “fino alla cancellazione”, vale a dire fino al momento in cui si renda necessario apportare modifiche o annullarne completamente l'effetto. I documenti amministrativi vengono creati secondo necessità. I documenti di pianificazione e, soprattutto, di rendicontazione, al contrario, hanno una frequenza di creazione e presentazione alle autorità competenti rigorosamente stabilita.

   La creazione e l'utilizzo di vari tipi di documenti di testo è una parte necessaria del lavoro di gestione. Eseguono una serie di funzioni utili.

   L'utilizzo dei documenti consente alle organizzazioni di:

   • – svolgere le proprie attività in modo ordinato, efficiente e responsabile;
   • – fornire informazioni in modo coerente e obiettivo;
   • – fornire supporto informativo nell'assunzione di decisioni gestionali;
   • – rendere coerenti, continuative e produttive le attività aziendali e gestionali;
   • – garantire la continuità operativa in caso di emergenza;
   • – rispettare i requisiti del contesto normativo, anche nel campo delle attività di archiviazione, revisione e vigilanza;
   • – garantire tutela e supporto nelle cause legali, compresi i rischi connessi alla presenza o assenza di prove documentali contenenti informazioni sulle attività dell’organizzazione;
   • – tutelare gli interessi dell'organizzazione e i diritti dei dipendenti, nonché di tutte le parti interessate;
   • – fornire e documentare attività di ricerca e sviluppo, attività di innovazione, nonché ricerche storiche;
   • – garantire l'identità aziendale, personale e culturale;
   • – mantenere la memoria aziendale, individuale e sociale.

   Alcuni documenti vengono creati per trasmettere informazioni a determinati funzionari e dipartimenti e avere un impatto gestionale su di loro. Tali documenti includono ordini, istruzioni, documenti ufficiali e promemoria, raccomandazioni metodologiche, lettere informative, lettere di offerta, ecc. Altri documenti vengono creati per registrare i fatti. Ad esempio, rapporti, atti.

   L'intero insieme di documenti circolanti in un'organizzazione rappresenta il suo flusso documentale.

   Flusso di documenti– un sistema per creare, interpretare, trasmettere, ricevere e archiviare documenti, nonché monitorarne l'esecuzione e proteggerli da accessi non autorizzati.

   Il flusso di documenti viene effettuato al fine di garantire la gestione delle informazioni sullo stato delle cose nell'organizzazione per prendere decisioni gestionali informate e monitorarne l'attuazione. Lavorare con i documenti si chiama “documentazione”.

   Prima di tutto, comprendiamo il termine lavoro d'ufficio stesso. Lo standard per i termini e le definizioni nel campo del lavoro d'ufficio e dell'archiviazione (GOST R 51141–98) interpreta questo termine come "un ramo di attività che implica la documentazione e l'organizzazione del lavoro con i documenti", ad es. l'intero processo dal momento in cui un documento viene creato fino alla sua distruzione o trasferimento in un archivio per la conservazione.

   Parallelamente al termine lavoro d'ufficio, a partire dagli anni '60. termine utilizzato supporto documentale per la direzione. L'apparizione di questo termine è associata all'introduzione dei sistemi informatici nella gestione, al loro supporto organizzativo, software e informativo. Per avvicinarsi alla terminologia utilizzata nei programmi informatici e nella letteratura nel campo della gestione dell'ufficio, il termine cominciò ad essere usato in modo simile supporto documentale per la direzione, che è essenzialmente sinonimo del termine lavoro d'ufficio.

   Il termine più ampio usato oggi è supporto informativo e documentale al management – Oltre al lavoro tradizionale con i documenti, comprende anche servizi di informazione, creazione, manutenzione e lavoro con database.

   Pertanto, il supporto documentale per la direzione si riferisce a tutte le stesse fasi di lavoro con i documenti, dalla creazione e ricezione alla distruzione o archiviazione.

   La tenuta dei registri è regolata da un quadro normativo e metodologico, ovvero un insieme di leggi, regolamenti e documenti metodologici che regolano la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'uso dei documenti, nonché il funzionamento del servizio di supporto della documentazione dell'organizzazione.

   Basi normative e metodologiche per il lavoro d'ufficio Sono:

   • atti legislativi della Federazione Russa nel campo dell'informazione e della documentazione;
   • decreti e ordinanze pertinenti del Presidente e del Governo della Federazione Russa;
   • atti giuridici delle autorità federali e degli enti costituenti della Federazione Russa che regolano le questioni relative al supporto della documentazione;
   • atti giuridici di carattere normativo e istruttivo, documenti metodologici sulla gestione degli uffici di imprese e istituzioni;
   • standard statali per la documentazione (GOST);
   • sistemi di documentazione unificati (UDS);
   • classificatori tutti russi di informazioni tecniche, economiche e sociali, ecc.

   È ampiamente utilizzato per semplificare il lavoro con i documenti nella gestione. unificazione. In generale il termine unificazione significa portare all’uniformità (lat. unus - uno, facio – Sì, cioè Unione). Ha lo scopo di creare un sistema organizzato e di facile utilizzo della documentazione gestionale. Il fatto è che esiste un numero enorme di imprese, organizzazioni e istituzioni che operano nell'economia. Per stabilire una comunicazione tra loro, è necessario in qualche modo ridurre tutta la varietà possibile di documenti a determinate forme standard. Un prerequisito per la standardizzazione è che vi siano tipi di lavoro e situazioni ripetitivi nelle attività di varie organizzazioni. Ad esempio, tutte le organizzazioni preparano periodicamente rapporti statistici e contabili e li presentano alle autorità competenti; tutte le organizzazioni reclutano e impiegano dipendenti; concludere accordi con le controparti, ecc.

   La ripetizione di situazioni e azioni di gestione porta alla necessità di preparazione ed esecuzione periodica di documenti simili, che consentono di unificare i loro testi, ad es. adottare moduli di documenti uniformi per tutte le organizzazioni, regole per la loro esecuzione e approvazione. L'unificazione dei testi dei documenti gestionali consente di accelerare l'adozione delle decisioni gestionali e di semplificare e snellire il processo di preparazione ed elaborazione dei documenti.

   L'Istituto panrusso di ricerca per la gestione dei documenti e l'archiviazione del Servizio archivistico federale della Russia ha sviluppato lo standard statale "Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa" (USORD).

   Quasi tutti i servizi di lavoro d'ufficio funzionano con la maggior parte dei documenti previsti dall'USORD, indipendentemente dalla direzione delle attività dell'organizzazione e dalla sua forma organizzativa e giuridica. Pertanto, in conformità con il classificatore russo della documentazione di gestione per la classe 020000, l'USORD include la seguente documentazione:

   • sulla creazione di un'organizzazione, impresa;
   • riorganizzazione di un'organizzazione, impresa;
   • liquidazione di un'organizzazione, impresa;
   • privatizzazione di organizzazioni e imprese statali e municipali;
   • attività amministrative di un'organizzazione, impresa;
   • regolamentazione organizzativa e normativa delle attività di un'organizzazione, impresa;
   • regolamentazione operativa e informativa delle attività di un'organizzazione o impresa.

   USORD include uno standard statale, un album di moduli di documenti unificati e istruzioni per compilarli e utilizzarli.

   Un altro documento che regola il lavoro d'ufficio nelle organizzazioni è GOST R 6.30–2003, che contiene le regole di base per la redazione di documenti, i requisiti per il contenuto delle informazioni sul modulo, la procedura per indirizzare, concordare, firmare e approvare i documenti. Lo standard definisce le regole per la redazione delle lettere ufficiali e alcuni requisiti per il testo di questi documenti. Per la prima volta lo standard ha carattere consultivo, grazie alla legislazione moderna. Oltre ai moduli unificati e ai sistemi di documentazione unificati, Gosstandart della Russia (ora Rosstandart) ha approvato in tempi diversi una serie di standard statali obbligatori per l'uso nel lavoro con i documenti (vedere Appendice 1).

   Al principale fasi l’unificazione dei testi include quanto segue:

   • unificazione della struttura del testo, vale a dire scegliere la sequenza di disposizione delle componenti semantiche del testo che meglio si adatta allo scopo del documento;
   • unificazione dei mezzi linguistici per esprimere il contenuto nel testo del documento;
   • sviluppo di testi unificati sotto forma di testo coerente, stencil, questionario, tabella.

   La forma di presentazione delle informazioni sotto forma di testo o stencil coerente viene scelta se la cosa principale nel documento sono le informazioni sulle azioni dei dipendenti (divisioni, organizzazioni nel loro insieme) o la loro relazione con qualcosa, ad es. se è necessario riportare provvedimenti, decisioni, fatti, eventi.

   Testo collegato – Si tratta di un testo il cui contenuto è invariabilmente ripetuto in numerosi documenti. Tali testi sono relativamente rari nelle attività di gestione.

   Ad esempio il testo della lettera: “Vi informiamo che per quanto riguarda la fornitura di prodotti di nostra produzione è necessario rivolgersi all'UMTS del vostro Ministero”.

   Stencil – una forma di presentazione di un testo unitario contenente informazioni costanti e spazi destinati ad essere riempiti con informazioni variabili che caratterizzano una situazione specifica.

   Questionario e tabella – questo è il risultato di una certa formalizzazione, durante la quale il testo viene privato della sua consueta coerenza grammaticale, e il contenuto del testo viene trasmesso da strutture semplificate, numeri o altri segni. La forma di presentazione del testo unificato di un documento sotto forma di questionario o tabella viene scelta se le informazioni principali riguardano l'oggetto e le sue caratteristiche.

   Principale requisiti durante la creazione di un documento sono:

   • uso di uno stile aziendale formale;
   • conformità con i requisiti di GOST, USD e altri documenti normativi;
   • pertinenza delle informazioni presentate. Si compone dei seguenti concetti: targeting, limitazione tematica, affidabilità, obiettività, argomentazione, accuratezza, esclusione di ripetizioni, concisione e completezza allo stesso tempo;
   • requisiti per il rispetto delle regole grammaticali della lingua utilizzata e delle caratteristiche stilistiche del discorso commerciale (terminologia, uso di abbreviazioni, formule linguistiche; casi di sostantivi e aggettivi; forme di verbi; tipi e costruzione di frasi, forme di indirizzo, uso di numeri, caratteristiche sintattiche, ecc.).

   Dovresti inoltre rispettare i requisiti per l'esecuzione dei documenti che costituiscono la corrispondenza commerciale. I requisiti di registrazione riguardano la composizione e l'esecuzione dei dettagli del documento.

   • Legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni".
   • Kuznetsova T.V. L'organizzazione del lavoro d'ufficio richiede conoscenze professionali // Lavoro d'ufficio. 2010. N. 2. P. 12–18.

   Il successo nelle attività di qualsiasi organizzazione, azienda commerciale o impresa è indissolubilmente legato alla cultura del comportamento e dell'etichetta. Tutte le azioni del manager e dei dipendenti devono certamente tenere conto delle regole della buona educazione ed essere adeguate alla situazione.

   Una delle parti più importanti dell'etichetta è la corrispondenza commerciale.

   Si stima che quasi il 50% del tempo lavorativo venga dedicato alla gestione di documenti e posta. Ma questo è necessario, poiché una corrispondenza commerciale competente può aumentare significativamente il fatturato di un’azienda e accelerare l’interazione di diversi servizi e reparti.

   Naturalmente, ci sono alcuni modelli qui e ne parleremo sicuramente in questo articolo. Le regole della corrispondenza commerciale sono state a lungo standardizzate. L'attuale GOST R.6.30-2003 ti aiuterà a posizionare correttamente il testo sul foglio, ti dirà quali rientri, margini e caratteri creare. La corrispondenza commerciale è caratterizzata dall'uniformità e dalla ripetizione dei modelli linguistici.

   Tuttavia, ogni lettera è individuale. Una grande impronta su di esso è lasciata dall'identità del mittente, dalla sua posizione, situazione e destinatario. In una certa misura, la corrispondenza commerciale è una combinazione di creatività e duro lavoro.

   Tipi di corrispondenza commerciale

   La circolazione dei documenti viene effettuata su supporto cartaceo e via e-mail.

   Tutta la corrispondenza dell'azienda può essere suddivisa nei seguenti gruppi:

   Corrispondenza ufficiale/informale;

   Interno ed esterno.

   La corrispondenza ufficiale comprende offerte commerciali, lettere di ringraziamento e di garanzia, accordi commerciali, ordini per l'impresa, responsabilità lavorative, richieste, richieste, reclami.

   

   La corrispondenza informale include varie congratulazioni da parte di partner commerciali, clienti e dipendenti; condoglianze, scuse, inviti e ringraziamenti.

   I documenti interni circolano solo tra i dipartimenti di un'impresa, mentre i documenti esterni vanno oltre i suoi confini.

   Regole della corrispondenza commerciale: contenuto interno

   Il requisito principale è la brevità e la chiarezza della lettera. Non allungare il testo su più pagine. L'opzione migliore è inserirsi in uno.

   Le regole della corrispondenza commerciale prevedono l'esclusione dal testo di parole ed espressioni complesse, oscure, straniere e altamente specializzate. Tutte le frasi dovrebbero essere brevi, con i pensieri principali dell'autore e senza "acqua".

   Evita doppie interpretazioni nella tua lettera, altrimenti se sorgono controversie sarà più difficile difendere il tuo punto di vista e dimostrare cosa intendevi con una determinata frase.

   Le regole per scrivere la corrispondenza commerciale obbligano chi scrive a chiamare il destinatario per nome e patronimico, preceduto dal titolo “Caro...”. E assicurati di usare “tu”, anche se hai un buon rapporto amichevole con il destinatario della lettera.

   

   Nell'introduzione, oltre ad indicare cognome e nome, viene indicato lo scopo principale del messaggio. Gli esempi di corrispondenza commerciale conoscono abbastanza modelli e cliché per questi casi: "In relazione alla lettera precedente...", "Vi ricordiamo...", "Informiamo..." e altri.

   Attenuare una risposta sfavorevole per il destinatario (rifiuto di un'offerta, rifiuto di collaborazione) con le frasi: "Purtroppo non potremo usufruire delle condizioni proposte..." o simili.

   Documentazione cartacea esterna

   Qualsiasi lettera commerciale deve essere scritta su carta intestata della società con i dettagli dell'azienda e tutte le informazioni di contatto.

   Assicurati di includere la data esatta del documento.

   L'angolo in alto a destra del foglio è occupato dalle iniziali del destinatario e dall'indirizzo dell'azienda destinataria.

   Suddividi il testo in paragrafi significativi per facilitare la comprensione e la percezione del lettore. Non più di 4-5 righe.

   Scrivere tutte le parole in maiuscolo è una cattiva forma.

   Alla lettera possono essere allegati documenti. In questo caso vengono elencati in una riga separata nella parte inferiore sinistra del foglio. Secondo l'etichetta aziendale, la risposta a una lettera deve essere ricevuta entro 10 giorni. Se il problema richiede più tempo per essere risolto, il destinatario dovrà comunicarlo.

   

   Dopo aver scritto, dovresti assicurarti di controllare nuovamente attentamente il testo per eventuali errori, sia di ortografia che di grammatica. Se hai tempo, dovresti mettere da parte la lettera e riprenderla più tardi. Di norma, verranno scoperte imprecisioni che inizialmente non erano state notate. Questo consiglio è molto importante quando si risponde al reclamo di un cliente. Non dovresti irritare ancora di più una persona con una lettera scritta in modo analfabeta.

   Dopo aver scritto e controllato il documento un paio di volte, stampalo su un foglio A4. Questa dimensione è la dimensione standard utilizzata per qualsiasi corrispondenza, anche se il testo stesso occupa solo metà foglio.

   Testare l'inchiostro nella stampante prima di stampare per evitare risultati sfocati o sciatti.

   In alcuni casi puoi allegare il tuo biglietto da visita al documento e racchiudere il foglio stesso stampato in un file trasparente.

   Anche una busta marchiata con il logo dell'azienda è considerata una buona forma.

   Le regole per condurre la corrispondenza commerciale informale sono spesso più emotive di quelle dei documenti commerciali e meno cliché. Le abbreviazioni e l'uso di aggettivi colorati sono appropriati qui, ad esempio, nelle congratulazioni: sorprendente, reattivo, gentile.

   E-mail aziendali

   Il fatto che non invii la corrispondenza in busta attraverso la rete postale non dovrebbe essere rilassante. Anche in questi casi valgono le regole della corrispondenza commerciale.

   Messaggi commerciali elettronici competenti e corretti creano un'immagine positiva sia dell'impresa che di una persona specifica. La reputazione negli affari vale molto!

   Regole di base per la corrispondenza via e-mail

   Utilizza il tuo indirizzo email di lavoro solo per lo scopo previsto.

   Presta attenzione al nome della casella di posta. Non utilizzare nomi errati durante il lavoro, come "baby", "superman", anche se sono indicati nella trascrizione inglese.

   

   Compila sempre la colonna “oggetto”, altrimenti la tua lettera potrebbe finire nello spam. Descrizioni come “piano”, “elenco”, “proposta commerciale”, “relazione” non sono adatte. Potrebbero esserci molte lettere simili nella casella di posta del destinatario. Sii il più specifico possibile sull'argomento del tuo messaggio. Non usare più di cinque parole. Scrivi in ​​maiuscolo il tuo argomento. Non è necessario mettere un punto alla fine.

   Se stai rispondendo a un'e-mail ricevuta in precedenza, assicurati di rimuovere la "Re" nella riga dell'oggetto.

   Stile di comunicazione

   Mantieni la lettera in un formato professionale. Togliere il tono minaccioso, supplichevole, imperativo.

   Le regole della corrispondenza commerciale elettronica non consentono l'uso di emoticon o di un gran numero di punti interrogativi o esclamativi nel testo.

   Sii educato. Un saluto obbligatorio all'inizio e un addio all'interlocutore alla fine sono buone forme. Ad esempio: “Con rispetto...” o così: “Distinti saluti...”.

   La corrispondenza email aziendale e la sua “regola d'oro”: non mischiare più argomenti diversi in un unico messaggio. È meglio inviare una serie di lettere.

   Un’e-mail dovrebbe essere lunga la metà di una lettera cartacea.

   Lavorare con gli allegati

   Se ci sono troppe informazioni da trasmettere, non inserirle tutte nel corpo della lettera, ma allegarle come documenti separati come allegati.

   Per comodità del destinatario, rinomina i documenti che hai preparato con nomi a lui comprensibili. Questo mostrerà il tuo interesse e ti conquisterà. Pensa a quante cartelle di lavoro ha il destinatario sul suo computer e come cercherà la tua lettera tra queste.

   

   Assicurati di informare il destinatario sui file che stai inviando in modo che non li consideri un virus casuale. Archivia documenti di grandi dimensioni.

   È preferibile inviare allegati troppo grandi (oltre 200 kbyte) in altri modi, ad esempio tramite un server ftp.

   Alcuni server di posta non consentono il passaggio di formati come COM, EXE, CMD, PIF e molti altri e li bloccano.

   Se ci sono più destinatari della tua lettera, prenditi il ​​tempo necessario per eliminare ogni volta tutte le prove dell'inoltro di massa. Il destinatario non ha affatto bisogno di tali informazioni aggiuntive. Il comando "bcc" ti aiuterà.

   Le regole per lo svolgimento della corrispondenza commerciale tramite posta elettronica richiedono di informare l'altra parte che la corrispondenza è stata ricevuta. Se non è possibile rispondere al momento, avvisa il tuo interlocutore. Salva la cronologia della corrispondenza per evitare ulteriori domande e procedimenti.

   Se la risposta è importante e urgente, è consentito avvisare ulteriormente il destinatario tramite telefono, Skype o ICQ. Se anche dopo non sei riuscito a ottenere un risultato positivo, ricordalo di nuovo.

   

   Non è raro che quando si richiede un documento si riceva in risposta una lettera vuota con un file allegato. È inaccettabile. Esempi di corrispondenza commerciale richiedono che le informazioni rilevanti siano inserite nel corpo del documento. Ad esempio questo: “Sto inviando i dati necessari per la tua richiesta”.

   Non dimenticare di indicare alla fine della lettera le coordinate: tutte le modalità di comunicazione disponibili, posizione, sito web aziendale, link ai social network.

   Quando scrivi ai contatti dell'organizzazione, fornisci quante più informazioni possibili: numero di telefono con prefisso, indirizzo con codice postale. Dopotutto, la tua comunicazione avviene non solo con i residenti della tua regione. Se hai tutte le informazioni sarà più semplice contattarti.

   E l'ultima regola: chi ha iniziato la corrispondenza deve finire il dialogo elettronico.

   Conclusione

   La corrispondenza commerciale è una questione delicata. A volte basta uno sguardo per farsi un'opinione precisa su una persona e sull'organizzazione che rappresenta. Conoscere le regole della scrittura aziendale può aiutare molto la tua carriera.

   
   
   
   

   La corrispondenza commerciale è un termine che definisce lo scambio di informazioni relative allo svolgimento degli affari. È uno strumento che permette di migliorare l'interazione tra un cliente e un'azienda o tra partner commerciali. Assume costante. In caso contrario, le connessioni stabilite con successo potrebbero essere interrotte. Il risultato è che il cliente o il partner commerciale smetterà di comunicare. Pertanto, la corrispondenza commerciale deve essere competente, strutturata in modo tale da contribuire a creare un'impressione favorevole dell'azienda e del suo management.

   Tipi di lettere commerciali

   Le lettere commerciali possono variare nel contenuto. È consuetudine distinguere i seguenti tipi di lettere commerciali:

   Requisiti di base per la corrispondenza commerciale

   I requisiti di base della corrispondenza commerciale includono:

   • Chiarezza della presentazione;
   • Brevità dei fatti presentati;
   • Completezza;
   • Cortesia;
   • Alfabetizzazione.

   La chiarezza della lettera si basa su parole adatte e comprensibili al destinatario. Non dovresti sovraccaricare il testo con frasi complesse che possono creare confusione. Una lettera breve e concisa consentirà all'intervistato di cogliere il significato del messaggio. Dovresti prestare attenzione alla completezza delle informazioni incluse, senza sacrificare questo requisito per la brevità. Si tratta di completezza, senza includere dettagli inutili.

   Naturalmente, la cortesia è uno dei requisiti importanti. Un'azienda, un uomo d'affari preoccupato per la sua reputazione, non permetterà mai una corrispondenza commerciale scortese. Allo stesso tempo, è importante non “addolcire” la lettera con frasi appropriate. È necessario conoscere la portata della cortesia. Anche l’alfabetizzazione è importante. Una lettera analfabeta e la presenza di errori si riflettono negativamente sull'impressione generale. Di conseguenza, il messaggio deve essere scritto correttamente.

   Regole per la corrispondenza commerciale

   La corrispondenza commerciale competente si basa su determinate regole. Quindi, l'opzione colloquiale in questo caso sarebbe inappropriata. Non è consentito commettere errori o refusi. Questo sarà un motivo per pensare alla mancanza di istruzione, che influenzerà negativamente l'immagine dell'azienda e l'impressione di comunicare con il suo management.

   Le regole di base per condurre la corrispondenza commerciale includono anche:

   • L'assenza di parole la cui definizione è sconosciuta al mittente. Se necessario, dovresti verificare le tue conoscenze con un dizionario. Inoltre, non dovresti utilizzare termini che il destinatario potrebbe non comprendere. Se è ancora necessario includere tali termini nel testo, è necessario spiegarli;
   • Testo composto da frasi brevi. Frasi troppo lunghe e con molti giri non sono adatte per comporre lettere commerciali;
   • Preparazione preliminare di una lettera in un programma di testo. Si consiglia di utilizzare Microsoft Word, che ti aiuterà a vedere errori grossolani;
   • Utilizzo di computer e laptop per inviare e-mail. Tablet e telefoni possono correggere automaticamente il testo e, di conseguenza, modificarne il contenuto;
   • Un controllo e un'analisi approfondita della struttura logica del testo, che ti consentirà di comporre la lettera commerciale più competente.

   
   

   Stile di corrispondenza commerciale

   – questa è una sorta di arte. In questo caso la comunicazione amichevole non funzionerà, così come uno stile troppo duro. Per una messaggistica corretta, è appropriato quanto segue:

   • Il rigore delle costruzioni inserite nel testo;
   • Saluto indicando il nome e il patronimico del destinatario;
   • Una risposta inviata entro e non oltre 2 giorni dalla data di ricevimento della lettera;
   • Mancanza di invadenza, domande costanti sulla stessa cosa;
   • Utilizzando la regola dello specchio - rivolgersi al destinatario nello stesso stile in cui preferisce comunicare;
   • Congratulazioni per le festività ufficiali;
   • Esprimere gratitudine per le congratulazioni e gli inviti.

   È importante seguire le regole della corrispondenza commerciale e condurla in uno stile degno della comunicazione aziendale. Ogni lettera è una sorta di biglietto da visita. Il successo di un'azienda dipende dalla qualità della formattazione delle lettere. La corrispondenza dovrebbe promuovere la fiducia, l’efficacia dei negoziati e la risoluzione di problemi importanti. E solo in questo caso possiamo garantire che la comunicazione con un cliente o un partner commerciale darà i risultati attesi.

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