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Come scrivere una lettera commerciale. Come scrivere una lettera commerciale (esempio)

La corrispondenza commerciale è un attributo integrale di qualsiasi attività commerciale. I dipendenti di ciascuna impresa comunicano con colleghi e clienti, con fornitori e consumatori. In generale, la routine quotidiana di qualsiasi ufficio prevede sicuramente la partecipazione alla corrispondenza.

Non tutti aderiscono al fatto che ogni giorno la maggior parte dei dipendenti di imprese e organizzazioni invia e riceve numerosi messaggi standard stabiliti e le regole per la loro creazione. Si scopre che scrivere una lettera commerciale correttamente e correttamente non è così facile. Esistono numerosi requisiti e modelli utilizzati in tutto il mondo relativi al flusso di documenti. Includono regole per scrivere una lettera commerciale, nonché punti base relativi alla formattazione.

Quando si scrive un messaggio a un'organizzazione di terze parti o semplicemente a un collega del dipartimento vicino, è necessario attenersi a uno stile rigoroso (ad eccezione della corrispondenza amichevole, per la quale non esistono tali restrizioni). Non dovresti usare parole troppo emotive nemmeno per descrivere l'importanza della transazione o il piacere dei prodotti testati. Lettera d'affari dovrebbe essere chiaro, conciso e ragionevolmente sobrio.

Il messaggio dovrebbe iniziare con il destinatario. Se è destinato a un dipendente di un'organizzazione terza, è necessario indicarne il nome, la posizione del destinatario e il suo nome completo. Nel caso in cui il documento rimanga all'interno dell'azienda è sufficiente il cognome con le iniziali (è possibile aggiungere anche la propria posizione).

Una lettera commerciale a un'organizzazione terza deve essere scritta su carta intestata della società (indipendentemente dal fatto che venga inviata elettronicamente o tramite in forma cartacea). Se manca, puoi semplicemente indicare i dati del mittente nella “intestazione” del documento.

Prima di iniziare a comporre un testo, devi pensare alla sua struttura, identificare i punti principali e gli scopi della scrittura. Ciò renderà il processo di scrittura molto più semplice. La lettera dovrebbe terminare con una firma che indichi non solo il cognome del mittente, ma anche la sua posizione, nonché il nome dell’azienda che rappresenta.

Quando si presenta un'offerta potenziale cliente oppure il partner alla fine deve certamente esprimere gratitudine per la collaborazione e sperare in un ulteriore lavoro congiunto.

Oltre alle regole utilizzate nella corrispondenza commerciale, esistono anche raccomandazioni. Ad esempio, qualsiasi documento indirizzato a una persona specifica dovrebbe iniziare con le parole "caro" con il nome completo e non con le iniziali. Non è necessario utilizzare abbreviazioni nelle lettere, ad esempio scrivere "uv". o ridurre la posizione o il luogo di lavoro del destinatario.

Il flusso di documenti internazionali è considerato il più difficile, poiché ogni stato ha le sue sfumature di comunicazione e la lingua in cui devi corrispondere con i partner stranieri non è sempre chiara a chi scrive la lettera, quindi devi utilizzare i servizi di traduttori. Prima di ricorrere ai servizi di un tale specialista, dovresti chiarire se sa come scrivere una lettera commerciale in inglese o stiamo parlando sulla traduzione letterale banale. Se prevedi di mantenere costantemente il flusso di documenti esteri, è meglio assumere un dipendente che abbia una conoscenza sufficiente lingua straniera scrivere una lettera commerciale su di esso.

In generale, il raggiungimento dell'incarico dipende in gran parte da come viene redatto il documento e da come è progettato. Quindi, non sottovalutare mai l’importanza dell’etichetta aziendale durante la comunicazione.

Istruzioni

Inizia la tua lettera indicando a chi stai scrivendo. Formatta il messaggio come di consueto nella corrispondenza commerciale. Nella parte in alto a destra del documento, scrivi su tre righe la posizione, il nome dell'azienda e il cognome del manager, ad esempio:

All'amministratore delegato
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Indicare chi è il destinatario della lettera. Fallo dopo aver rientrato da sezione precedente anche i messaggi si trovano sul lato destro. Devi contrassegnare la tua posizione e il cognome con le iniziali, ad esempio:

Dal capo del reparto vendite
Esenina E.E.

Rientra alcune righe dalla sezione precedente, allinea il cursore al centro della pagina e indica la natura del messaggio. Puoi scrivere un "Memo", una "Lettera informativa" o una "Nota esplicativa", tutto dipende dal motivo per cui stai contattando il capo dell'organizzazione. Non è necessario inserire un punto dopo il titolo. Se la lettera riguarda qualsiasi richiesta, puoi semplicemente rivolgerti al direttore per nome e patronimico in modo rispettoso.

Inizia la lettera con parole che spieghino il motivo per cui l’hai scritta, ad esempio “in continuazione delle nostre trattative”, “secondo la tua richiesta” o “sulla base dei tuoi suggerimenti”.

Se la tua lettera è correlata a una richiesta di acquisto di attrezzature, promozione di un dipendente o offerta di opportunità di lavoro viaggio di lavoro, è meglio iniziare la lettera con la frase “Per favore, considera la possibilità...”.

Esporre la situazione, fornire spiegazioni, elaborare tabelle o grafici se la natura della lettera lo richiede. L'allineamento del corpo del documento deve essere impostato sulla larghezza della pagina. Ogni riga deve iniziare con un rientro.

Firma la lettera, assicurati di utilizzare lo standard “con rispetto” prima di indicare il cognome, seguito da una virgola.

Assicurati di includere la data in cui è stata scritta la lettera e di firmare il documento stampato.

Se la tua organizzazione ha stabilito una comunicazione interna e-mail, inizia la lettera con un appello e presenta tutte le informazioni in forma libera.

Fonti:

lettera di richiesta al direttore

Le lettere ufficiali costituiscono fino all'80% del numero totale di documenti preparati in un'organizzazione o impresa. Con il loro aiuto, la comunicazione avviene tra istituzioni e individui. Le lettere di servizio hanno carattere informativo; possono anche essere redatte sotto forma di richiesta o requisito.

Istruzioni

Decidi lo scopo della lettera. È necessario solo se la questione a cui è dedicato non può essere risolta in un incontro personale, e anche se deve servire come documento ufficiale che confermi il fatto stesso del suo invio. Pensaci prima e assicurati che il destinatario sia scelto da te e che la risposta sia di sua competenza, se tua lettera- richiesta.

Dovrebbe essere formulata una sola domanda in una. È possibile presentare più domande solo se correlate tra loro. Il destinatario deve comprendere immediatamente l'essenza della tua lettera, quindi deve essere indicato nelle primissime frasi. In essi, racconta non solo l'essenza della domanda, ma anche le azioni che ti aspetti di ricevere in risposta. Nella parte introduttiva potete fare riferimento a regolamenti, che ti guidano nella composizione di una lettera e che servono come base per richiedere o fornire informazioni.

Se le circostanze e l'essenza della domanda sono già note al destinatario e sono state discusse in anticipo, la lettera può essere scritta senza una parte introduttiva, indicando immediatamente la domanda stessa.

Il corpo della lettera dovrebbe motivare, persuadere o spiegare. Il suo testo dovrebbe essere chiaro, conciso, conciso e logico. I fatti in esso presentati devono essere verificati e oggettivi, i dati digitali devono essere il più accurati possibile. Scrivi la lettera stessa in modo professionale, tono neutro. Il testo può essere scritto alla prima persona singolare o plurale oppure alla terza persona singolare.

Evitare espressioni categoriche nel testo della lettera. Usa parole e costruzioni introduttive per questo: se possibile, apparentemente, come segue da, come è noto.

Per affari è necessario iniziare la lettera con "Caro" e scrivere il nome e il secondo nome del destinatario. Se non ci sono, alla fine della lettera, prima della tua firma, dovrebbe esserci la frase "Con rispetto". Potete sottolineare questo rispetto nel testo della lettera, utilizzando frasi avverbiali come: “avendo studiato attentamente i vostri commenti...”, “avendo considerato attentamente le vostre proposte...”.

La lettera ufficiale deve essere scritta su carta intestata dell'organizzazione, indicandone il nome completo e i numeri di contatto.

Durante l'implementazione attività economica Alcuni capi di organizzazioni sono costretti a utilizzare i viaggi ufficiali. Dall'articolo 166 Codice del Lavoro RF ne consegue che il dipendente viene inviato nel Paese per ordine del capo dell'organizzazione. Ma cosa succede se il regista stesso viaggia per un incarico ufficiale, perché si scopre che si manda per un incarico ufficiale.

Istruzioni

Prima di tutto, guarda nello statuto della società per vedere chi ha il diritto di rilasciare documenti amministrativi. Se lì si afferma che solo il manager (ovvero il direttore) ha il diritto di pubblicare, allora deve redigere i documenti per il viaggio d'affari. Se hai delegato il potere di firma a un sostituto, i documenti di viaggio saranno firmati da quella persona.

Completa l'incarico ufficiale per l'invio in viaggio d'affari, ha un modulo unificato n. T-10a. Indica qui la destinazione del viaggio d'affari, l'ora di inizio e di fine (secondo i biglietti) e lo scopo del viaggio d'affari. Firma il documento. Dopo aver completato il tuo viaggio d'affari, compila il report che si trova in fondo al modulo.

Emettere un ordine per inviare il dipendente in viaggio d'affari (modulo n. T-9). Se la carta specifica la delega del diritto di firma ad un'altra persona, questi deve redigere il documento amministrativo. Inserisci qui le informazioni sul viaggio d'affari: destinazione e periodo del viaggio, scopo e motivo (incarico ufficiale). Firma il documento o consegnalo al tuo vice per firmarlo.

Emetti un ordine per la tua sostituzione temporanea. Se c'è un deputato, nominalo amministratore; se non esiste tale posizione nello staff, nominare un'altra persona. Nel documento amministrativo, specificare il periodo di sostituzione e il motivo (viaggio di lavoro), specificare un numero di poteri.

Rilasciare una procura al sostituto per condurre gli affari. Ad esempio, per rappresentare gli interessi della società presso le autorità fiscali. Occupati anche della firma dei documenti finanziari. Per fare ciò, puoi contattare la tua banca e rifare la carta della firma.

Preparare un certificato di viaggio (modulo n. T-10). Per favore indica il tuo nome completo. direttore dell'organizzazione, il suo numero di personale. Inserisci di seguito lo scopo del viaggio d'affari e il periodo di tempo lontano dal posto di lavoro. Firma il documento.

Fonti:

come richiedere le indennità di viaggio

Una lettera ufficiale è un documento che è parte integrante della comunicazione aziendale. Molto spesso viene trasmesso tramite il servizio postale e serve come un modo speciale per scambiare informazioni.

Concetti basilari

La corrispondenza commerciale è necessaria per risolvere varie questioni economiche o produttive. Con il suo aiuto, le imprese e le organizzazioni comunicano con l'ambiente esterno: partner, clienti o agenzie governative. Di solito a questo scopo viene utilizzata una lettera di servizio.

Questo è il nome generale di un documento scritto, che può essere:

rispondere a messaggi o richieste precedentemente ricevuti;
documento di accompagnamento inviato al destinatario insieme ad altri documenti o materiali;
una lettera di iniziativa, nei casi in cui un altro metodo di comunicazione sia impossibile.

Ciascuna delle opzioni elencate ha le sue caratteristiche. Tuttavia, esistono regole generali in base alle quali viene solitamente redatta qualsiasi lettera ufficiale. Ciò è comprensibile, perché è con la corrispondenza commerciale, ad esempio, che molto spesso inizia la conclusione della maggior parte delle transazioni. Un documento redatto correttamente può creare un'impressione favorevole sul destinatario riguardo a un futuro possibile partner.

Tipi di lettere commerciali

A seconda delle informazioni contenute nella lettera di servizio, può essere:

Accompagnamento. Nel caso in cui contenga un messaggio che informa che esiste un pacchetto applicativo per esso.
Pretenzioso. Cioè, esprime insoddisfazione per una situazione particolare (reclamo).
Istruttivo. Il testo dà istruzioni specifiche.
Garantita. Il mittente conferma il futuro adempimento degli obblighi previsti nel documento.
Informativo. La lettera contiene informazioni che potrebbero interessare il destinatario.
Pubblicità. Le informazioni vengono fornite per attirare la cooperazione.
Lettera di notifica. Informazioni su eventi pubblici.
Lettera di conferma. ottenere determinati documenti o materiali.
Una lettera di richiesta. Il testo contiene un appello per incoraggiare il destinatario ad agire.
Tramite lettera di messaggio. In esso il mittente fornisce informazioni specifiche di reciproco interesse per le parti.

Lo scopo di questi documenti è mantenere i collegamenti tra le organizzazioni o le sue divisioni strutturali.

Redazione di una lettera di reclamo

In materia di cooperazione, a volte si verificano situazioni in cui una delle parti, per un motivo o per l'altro, non adempie ai propri obblighi. In questo caso, il partner invia prima una lettera alla sua controparte. In esso, di solito espone le sue proposte per eliminare le sue violazioni diritti legali. Questa è una lettera di servizio. Un campione di tale documento può essere redatto arbitrariamente. È necessario tenere conto dei seguenti punti:

deve essere formale e professionale con una mentalità di partnership.
L'essenza della denuncia deve essere espressa molto chiaramente.
Quando si presentano informazioni, è necessario operare in modo convincente con fatti specifici.

La lettera di reclamo deve contenere:

dettagli del mittente (nome, indirizzo del mittente e numeri di contatto);
informazioni complete sul destinatario;
descrizione delle circostanze in cui si è verificata la situazione di conflitto;
Collegamento a norme legali che la controparte, dal canto suo, ha violato;
specifiche prescrizioni per eliminare la violazione, indicando i termini per la loro attuazione;
conseguenze che possono verificarsi se la controparte si sottrae alla loro esecuzione.

Particolare attenzione va posta su come è composta la lettera ufficiale. Il modello deve essere progettato in modo tale che l'intruso non lo percepisca come una minaccia. Va ricordato che questo è solo un promemoria per rispettare la legge.

Regole di progettazione

Particolare attenzione deve essere prestata alla progettazione delle lettere ufficiali. È vero, la legge non prevede norme e regolamenti rigidi al riguardo.

Nonostante ciò, in fase di compilazione documenti simili Devono essere presi in considerazione i seguenti punti obbligatori:

1. Qualsiasi lettera ufficiale deve essere scritta su carta intestata. È sviluppato in anticipo da specialisti della gestione dell'ufficio e approvato per ordine del capo dell'impresa.

2. Il documento deve contenere alcuni dettagli:

2.1. Informazioni sul destinatario e sul mittente.

2.2. Numero in uscita e data della presente lettera. Questo è necessario per la registrazione.

2.4. Titolo.

2.5. Informazioni sulla presenza di eventuali applicazioni, indicandone nomi e numeri.

2.6. Informazioni sulla persona che ha firmato questo documento (posizione e nome completo).

3. La lettera dovrebbe affrontare solo una questione. Avere più temi renderà difficile la scelta di un artista.

4. Le informazioni devono essere presentate nel modo più breve possibile, ma chiaramente. È consigliabile che il testo occupi non più di due pagine.

5. Indicare correttamente i dati del destinatario. Se parliamo di un'organizzazione, è necessario rispettare la seguente sequenza:

5.1. Ragione sociale (al caso nominativo).

5.2. Suddivisione strutturale(se necessario).

5.3. Posizione del destinatario (nel caso dativo).

5.4. Le sue iniziali.

5.5. Indirizzo postale dell'impresa.

6. Se sono presenti più destinatari, viene indicato prima quello principale e poi tutti gli altri.

Se si prendono in considerazione tutti questi punti, in linea di principio non sarà difficile redigere lettere ufficiali.

Ordine di presentazione

Affinché un documento venga redatto correttamente, è necessario tenere conto di un certo ordine di presentazione delle informazioni in esso contenute. Ad esempio, puoi considerare la possibilità di scrivere una lettera di risposta professionale. Innanzitutto devi ricordare che, secondo le regole del galateo, devi rispondere alle informazioni entro 24 ore dal momento in cui le ricevi. Se parliamo di un messaggio elettronico, allora momento ottimale non durerà più di due ore. Nei casi in cui non è possibile aderire a tale regola, è meglio inviare un messaggio appropriato al proprio partner.

La lettera stessa sarà composta essenzialmente da due parti:

Introduttivo. Il mittente dichiara l'argomento, il motivo e le ragioni del suo scritto. Qui puoi fare riferimento alle norme che, per legge, servono come base per fornire una risposta. Inoltre, vale la pena prestare attenzione ad alcuni punti riguardanti la situazione in questione. Aiuteranno a rivelare l'essenza del problema.
Principale. Questa parte ha lo scopo di chiarire e persuadere. Il testo deve essere chiaro, conciso e conciso e i fatti presentati devono essere verificati e oggettivi. Se necessario, possono essere confermati con numeri reali.

Questo testo è solitamente seguito da un elenco di applicazioni. Il documento termina con la firma del mittente. Inoltre, è necessario sapere come scrivere una lettera di servizio per non offendere il destinatario. In primo luogo, è consigliabile iniziare a rivolgersi a lui con la frase “Caro”. In secondo luogo, puoi utilizzare frasi avverbiali nel testo come “avendo studiato attentamente le tue proposte” o “controllato attentamente i tuoi commenti”. Tale osservanza dell'etichetta andrà solo a beneficio di entrambe le parti.

Procedura

La redazione delle lettere ufficiali spetta agli impiegati, ai segretari o ad altri dipendenti preposti a tali compiti. Quando iniziano a lavorare, devono aderire a una determinata sequenza nelle loro azioni. Il processo di redazione di tale documento di solito passa attraverso le seguenti fasi:

Uno studio approfondito delle circostanze di questo problema. È necessario controllare completamente la situazione per valutare correttamente modi possibili le sue decisioni.
Redazione di una lettera. Qui è necessario tenere conto di tutti i requisiti di cui sopra.
Coordinamento del testo preparato. A volte deve essere modificato tenendo conto dei commenti del manager. Potrebbe apportare alcune precisazioni o chiarimenti sull'argomento.
Approvazione da parte del suo supervisore.
Esecuzione finale e firma del documento.
Registrazione di una lettera.
Invio della corrispondenza al destinatario.

Solo dopo aver attraversato tutte queste fasi, la lettera, giunto al destinatario, potrà compiere la missione affidatale.

Norme obbligatorie

Per emettere una lettera di servizio, è necessario tenere conto del fatto che la sua prima pagina deve essere stampata su un modulo speciale. Per il resto puoi usare normale fogli bianchi Formato A4. Qui devi ricordare che il campo di testo stesso ha i suoi confini: la parte superiore e inferiore sono 2 centimetri, la sinistra - 3,5 centimetri, la destra - 1 centimetro. Non violare le dimensioni standard per adattare le informazioni su un foglio. È meglio rispettare tutte le regole e aggiungere semplicemente una pagina in più.

È inoltre necessario digitare il testo secondo tutte le regole:

1. Per la stampa, utilizzare il carattere standard Times New Roman. È meglio non usare altre opzioni.

2. Anche le dimensioni dei caratteri sono regolamentate:

per il testo principale - 14;
disposizione delle pagine e segno di esecuzione - 12.

3. Anche il posizionamento dei dettagli viene effettuato in conformità con le regole:

interlinea - 1;
il testo è allineato “in larghezza”;
i trattini vengono posizionati automaticamente;
la distanza dal numero di registrazione all'intestazione è di 2 interlinea e da esso al testo principale - 3.

Il rispetto di questi standard è obbligatorio per progettazione corretta lettere con scopo appropriato.

Posizione dei dettagli

Per comporre correttamente una lettera commerciale standard, è necessario sapere chiaramente dove dovrebbero trovarsi i suoi dettagli e i suoi componenti. Le risposte a queste domande sono contenute in GOST R 6.30-2003. Descrive in dettaglio la forma di una lettera di servizio. In sostanza, questo è un campione in cui la totalità di tutti i dettagli del documento si trova in un certo modo. È necessario per:

Unificare il processo di emissione di lettere ufficiali (commerciali).
Essere in grado di preparare in anticipo moduli standard a livello centrale, riducendo al tempo stesso la necessità di svolgere parte del lavoro manualmente.
Facilitare e ridurre i tempi di ricerca visiva delle informazioni.
Espandi le capacità di elaborazione delle lettere utilizzando computer e altre apparecchiature.

Pertanto, per una normale lettera commerciale vengono utilizzati 30 dettagli standard, che si trovano in undici zone obbligatorie:

emblemi e stemmi;
autore;
dati di origine;
titolo;
dichiarazioni;
destinatario;
risoluzioni;
testo;
firme e allegati;
approvazioni e assicurazioni;
segni.

L'inserimento delle informazioni in determinati settori consente agli specialisti di navigare meglio nel documento e ne facilita la compilazione per gli utenti comuni.

Requisiti primari

Alcuni manager credono erroneamente che la corrispondenza commerciale possa essere condotta arbitrariamente, senza osservare norme e regolamenti. Ma gli specialisti responsabili di ciò devono conoscere i requisiti di base per le lettere ufficiali:

Disponibilità di un modulo speciale (aziendale).
Uso corretto e posizionamento dei dettagli.
Il testo dovrebbe essere leggibile e ben redatto. Per presentare l'essenza della questione, è meglio dare la preferenza a semplici frasi comuni. Devi esprimerti brevemente in modo che ogni parola contenga quante più informazioni possibili.
A seconda della tipologia, il documento deve essere preparato di conseguenza. La lettera può contenere anche diversi aspetti. In questo caso, nel presentare, è necessario provare a combinarli.
Utilizzare correttamente gli standard stabiliti per la digitazione.
Cerca di assicurarti che il contenuto della lettera non contenga espressioni categoriche. Il destinatario può percepire queste frasi come minacce. Quando si costruiscono le frasi, è meglio usare parole introduttive come "apparentemente", "come è noto", "possibilmente" e "come segue".

Soddisfare questi requisiti nella pratica aiuta a gestire correttamente il flusso di documenti nell'azienda.

IN Ultimamente La posta elettronica sta diventando sempre più importante nella corrispondenza commerciale. I suoi vantaggi sono evidenti: efficienza, accessibilità e facilità d'uso. Dovrebbe essere ricordato corrispondenza e-mail ha le sue sfumature.

Ricevere lettere

Controlla la tua posta elettronica almeno 2 volte al giorno: al mattino e al pomeriggio. Altrimenti, puoi bloccare il lavoro di altre persone e ritardare la risoluzione dei problemi;
Se hai ricevuto una lettera, significa che qualcuno l'ha inviata e lo ha fatto per qualche motivo. Pertanto, le lettere ricevute devono essere lette. Naturalmente qui lo spam non viene preso in considerazione;
Se sei un manager, la tua giornata lavorativa dovrebbe iniziare avviando un client di posta elettronica che non scarichi tutto il giorno e controlli automaticamente la posta. Impostare la consegna/ricezione automatica della posta almeno ogni 10 (o meglio 2 - 3) minuti;
se sei molto occupato e hai ricevuto una lettera, valuta da chi proviene, l'oggetto e sfogliala: questo ti aiuterà a capire velocemente se la lettera richiede una risposta urgente o può aspettare un po';
il più semplice e metodo efficace sposta le cose e non raccogliere pile di posta: rispondi immediatamente alle lettere. Pertanto, se non sei impegnato in una conversazione o in un'altra attività che non tollera interruzioni, rispondi immediatamente alla lettera.

Campi “A”, “Cc”, “Bcc”

Dovresti comprendere, ricordare e utilizzare correttamente i campi “A”, “Cc” e “Ccn”. Le tue azioni dopo aver ricevuto la lettera o le azioni del destinatario dipendono da questo.

"A cui". Se invii una domanda, ti aspetti una risposta dal destinatario specificato nel campo “A”. Se sei tu il destinatario, devi rispondere. Cioè, la lettera e le informazioni o le domande in essa contenute sono indirizzate direttamente al destinatario indicato in questo campo.
"Copia". I destinatari in questo campo ricevono una lettera per informazione o vengono “invitati come testimoni”. Il destinatario delle copie generalmente non dovrebbe rispondere alla lettera. Inoltre, quando ce n’è bisogno, è considerato educato iniziare con la frase “Mi dispiace interferire”.
"Copia nascosta". Il fatto che la lettera sia stata inviata alla persona indicata nel campo “Ccn” non sarà noto né al destinatario principale né a coloro che si trovano nelle copie. Questo campo viene utilizzato anche per l'invio di massa in modo che la tua rubrica non sia nota a tutti i destinatari.

Quando rispondi, non dimenticare il pulsante "Rispondi a tutti": questo salverà copie dei destinatari della lettera iniziale e la tua risposta non passerà da loro. Puoi sempre rimuovere i destinatari indesiderati o aggiungerne altri.

Se la lettera ricevuta contiene più di due destinatari nel campo “A”, significa che entrambi questi corrispondenti o uno qualsiasi di essi devono rispondere. Decidi chi dovrebbe rispondere. Fai però attenzione quando invii lettere che contengono più di due destinatari nel campo “A”: se invii una lettera a tutti, rischi di non ricevere risposta da nessuno.

Campo oggetto

Non dovresti lasciare questo campo vuoto. Le persone con cui corrispondi possono ricevere centinaia di email al giorno e utilizzare questo campo per valutare rapidamente l'importanza del contenuto dell'email.

L'oggetto dovrebbe riflettere brevemente l'argomento della lettera. Titoli come “Domanda”, “Ciao!” o le intestazioni vuote rivelano che sei un principiante o che non hai competenze di base nella corrispondenza commerciale.

"L'importanza della scrittura"

Se la lettera contiene informazioni su modifiche urgenti, il testo di un contratto o altre informazioni a cui devi prestare attenzione prima, usa l'importanza "alta", questo evidenzierà la lettera nella posta in arrivo.

Non usare l'importanza "alta" invano!
Una lettera personale a un corrispondente d'affari o una lettera con un'immagine o un collegamento divertente e non commerciale dovrebbe essere contrassegnata con un'importanza "bassa".

Scrivere una risposta

Inizia con un saluto, è educato.
Parla la stessa lingua con la persona. Ciò non riguarda solo la lingua russa/inglese, ma anche la forma del testo. Una risposta informale a una lettera formale è una mancanza di rispetto per l'intervistato e una dimostrazione della propria bassa cultura.
Non utilizzare la traslitterazione, tranne quando si inviano e-mail da dispositivi mobili. Se il tuo client di posta elettronica non supporta la lingua russa o danneggia le codifiche, allega il testo della risposta nell'allegato.
Una lettera commerciale deve essere precisa, specifica e concisa.
- Precisione– indicare i dettagli esatti a cui si fa riferimento (ad esempio, data della riunione, punto all'ordine del giorno della riunione, data e oggetto di un'altra email o nome del file).
- Specificità– dalla lettera dovrebbe essere chiaro esattamente COSA si richiede ESATTAMENTE al destinatario.
- Concisione. Chi pensa chiaramente parla chiaramente e il tuo destinatario lo vede. Pertanto non bisogna mettere su tre pagine ciò che potrebbe essere scritto in tre frasi. Laconico testo commerciale– questa non è aridità, ma risparmio di tempo e precisione di pensiero.
Se la lettera contiene diverse domande, argomenti o compiti, strutturali e separali. Un continuo “flusso di sapone” è difficile da leggere e si può tralasciare, infatti, la questione principale della lettera.
Rispondere alle richieste formulate nella lettera nel modo più accurato possibile. La risposta a una richiesta o a un compito è “Facciamolo!” incompleto “Lo faremo entro tale data”, “tra tanti giorni”, “dopo tale e tale evento” è una risposta più definita e accurata.
Il testo non deve contenere errori! Gli errori di battitura non sono terribili, ma se scrivi in modo errato le parole in ogni lettera, si notano molto rapidamente e lasciano un'impronta negativa sulla tua immagine di partner commerciale.
Non inviare mai una lettera senza leggere ciò che hai scritto! Leggi la tua risposta e assicurati che sia concisa, accurata, chiara, specifica e priva di errori grammaticali. Controlla che siano indicati tutti i destinatari necessari e che siano inseriti correttamente nei campi “A” e “Cc”. Controlla gli errori grammaticali.
Riporta il testo della lettera originale.
Quando citi per intero (se la tua risposta riguarda l'intera lettera), scrivi il testo della risposta all'INIZIO della lettera, non alla fine!
Se le tue risposte sono punto per punto, separa la citazione con righe vuote in alto e in basso.

Allegati

Non allegare file nei formati EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR alle lettere: molti client o server di posta elettronica bloccano strettamente tali allegati e il destinatario non li leggerà mai. Raccoglili in un archivio (zip, rar) come in una conchiglia e inseriscili in questo modulo.
È considerato normale inviare allegati fino a 2-3 megabyte senza preavviso. Se vuoi inviare un allegato taglia più grande, verifica con il corrispondente se tale file passerà attraverso il suo server o entrerà nella sua casella di posta.
Astenersi dall'investire in contenuti dubbi: in primo luogo, il tuo corrispondente potrebbe non condividere i tuoi gusti e, in secondo luogo, potresti causare problemi a una persona che lavora in un'organizzazione in cui viene utilizzata la censura della posta.

Firma elettronica

La sua presenza è utile (le tue informazioni di contatto sono lì) ed è utile buon tono, dimostrando la tua professionalità.
La firma non deve superare le 5-6 righe. Deve includere, come minimo, il tuo nome e cognome. Inoltre, si consiglia di indicare il proprio numero di telefono, indirizzo e-mail, nome e indirizzo fisico dell'azienda, nonché l'indirizzo del suo sito web.
Disponi di due opzioni per la firma elettronica: per le lettere di iniziativa (proprie) con firma completa

Una lettera commerciale dovrebbe avere una struttura chiara, i cui vantaggi sono:

risparmiare tempo tuo e del destinatario;
garantire che il destinatario legga la lettera e ne comprenda correttamente l'essenza;
ricevere una risposta comprensibile e chiara.

Struttura di una lettera commerciale

Appello

Si trova nell'intestazione della lettera e contiene la posizione e il nome completo del destinatario. Per la corrispondenza commerciale ufficiale, l'indirizzo standard è "Gentile", che si scrive con lettere maiuscole e al centro del foglio. E poi ci sono tantissime opzioni a seconda di cosa scrivono e a chi. Pertanto, in Russia è consuetudine rivolgersi alle persone per nome e patronimico, nelle aziende con una cultura aziendale occidentale - semplicemente per nome. Se conosci personalmente il tuo partner, puoi rivolgerti a lui in questo modo: "Caro Andrey Petrovich", se non lo conosci, "Caro signor Smirnov". A proposito, quando ci si rivolge a una persona, la parola “Mr.” non può essere abbreviata in “Mr”. E in nessun caso dovresti scrivere "Caro signor A.P. Smirnov". O "Andrey Petrovich" o "Mr. Smirnov".

Se non scrivi a reali, rappresentanti di confessioni religiose, presidenti e membri dei parlamenti vari paesi, considerati fortunato. Per essi esistono formule di conversione ufficiali e speciali per ogni grado. Prima di inviare tale lettera, controlla attentamente se il messaggio selezionato corrisponde allo stato del destinatario. È molto più facile ricordare come scrivere al personale militare: "Caro compagno colonnello", anche se questo colonnello è una donna. Ma l'indirizzo “Ladies and Gentlemen” è secolare, ed è meglio usarlo, diciamo, per un invito all'apertura di un salone di moda. Se stai invitando qualcuno a una presentazione aziendale, ad esempio, nuovi impianti di perforazione, allora, secondo la pratica consolidata, per tutti viene utilizzato l'indirizzo comune "Egregi Signori". IN in questo caso non importa che anche le donne lavorino in questa organizzazione.

Esempio:

all'amministratore delegato
LLC "Concordia"
Dobrovolsky P.I.

Caro Pavel Il'ic!
O
Caro signor Dobrovolsky!

Preambolo

Costituisce il primo paragrafo della lettera, in cui enuncia il suo scopo, il motivo che ti ha spinto a scriverla. Dopo aver letto il preambolo, il destinatario deve comprendere l'essenza della lettera Esempio: ti scrivo per esprimerti la mia insoddisfazione per la qualità delle materie prime per la produzione di mobili che la tua azienda ci fornisce e conto sulle tue azioni mirato a cambiare rapidamente la situazione in meglio e a compensare le perdite causateci.

Esempio: Per lo scorso mese, a partire dal 2 giugno anno corrente, il 10-15% di ogni lotto di materie prime è difettoso. Questi fatti erano correttamente progettato dagli specialisti della nostra azienda. Si allegano copie dei documenti questa lettera. Le perdite della nostra azienda dovute al ricevimento di materie prime difettose ammontano a circa 1 milione di rubli. Collaboriamo con Concord LLC ormai da cinque anni e finora non abbiamo avuto motivo di lamentarci. In questa situazione, insistiamo sul pieno risarcimento delle nostre perdite. Se necessario, siamo pronti a condurre un esame congiunto delle materie prime scartate.

Conclusione

Necessario per un breve riassunto di tutto ciò che è scritto e una conclusione logica alla lettera.

Esempio: Sono sicuro che capirai questa situazione e nel prossimo futuro la nostra cooperazione tornerà alla normalità.

Firma

La lettera termina con la firma (posizione + nome completo) del destinatario, preceduta dalla forma educata standard “Con rispetto”. Sono possibili anche le opzioni: "Cordiali saluti", "Con speranza per una cooperazione produttiva", "Con gratitudine per la vostra collaborazione", ecc. Quando si firma una lettera, è importante tenere conto del grado del destinatario e del destinatario. Dovrà essere firmata anche la lettera indirizzata al Direttore Generale Amministratore delegato o almeno il suo vice. In questo caso, la firma deve corrispondere alla sua decodificazione: la situazione in cui il vicedirettore mette una barra accanto al cognome del direttore e firma con il proprio nome è inaccettabile.

Esempio: Cordiali saluti, direttore generale della fabbrica di mobili Zarya A.D. Kiselev

Postscript (P.S.) - un poscritto alla fine di una lettera dopo la firma - viene utilizzato abbastanza raramente nella corrispondenza commerciale. Serve per informare il destinatario Evento importante, avvenuto dopo che la lettera è stata scritta, o trasmettergli informazioni indirettamente correlate all'argomento della lettera.

Esempio 1: PS Ti informo che la percentuale di difetti in un lotto di materie prime ricevuto 3 ore fa è aumentata al 17%!

Esempio 2: PS Il capo del nostro reparto ricevimento materie prime incontrerà i vostri specialisti presso la vostra azienda domani alle 14:00.

Applicazioni

Gli allegati sono un'aggiunta facoltativa al testo principale della lettera e pertanto sono redatti su fogli separati, ogni allegato su un proprio foglio. Non ci sono regole per scriverli.

Frasi standard corrispondenza di lavoro

Avvisi

Vi informiamo che il ritardo nella spedizione... è avvenuto a causa...
Desideriamo informarvi che la direzione dello stabilimento ha preso una decisione...
Ti informiamo che la tua offerta è stata accettata.
Vi informiamo che noi...
Ti informiamo che...
Vi informiamo che purtroppo non possiamo...

Modelli di espressioni che spiegano le motivazioni (le frasi più comuni all'inizio di una lettera commerciale standard)

Al fine di rafforzare la tutela della proprietà...
In risposta alla tua richiesta...
Per confermare la nostra conversazione telefonica...
Per confermare il nostro accordo...
Per fornire assistenza tecnica...
A causa della difficile situazione...
In relazione al lavoro congiunto...
Secondo la lettera del cliente...

Se l'autore è una persona giuridica, le azioni vengono trasferite:

Terza persona singolare, ad esempio:
- Alla pianta Zarya non importa...
- La joint venture russo-inglese Soyuz K offre...
- La cooperativa Naiv garantisce...
Dalla terza persona plurale, ad esempio: La direzione e il comitato sindacale dello stabilimento di Zarya chiedono seriamente...
Prima persona plurale:
- Per favore...
- Confermiamo...
- Informiamo...

Se l'autore è un individuo, le azioni vengono trasferite:

Prima persona singolare, ad esempio:
- Per vostra informazione…
- Chiedere…
- ti sto informando...
Prima persona plurale, ad esempio:
- Approviamo...
- Abbiamo ricevuto il tuo telegramma...
- Congratulazioni...
- Sosteniamo...

Richiesta

Si prega di verificare lo stato di avanzamento dei lavori...
Per favore, agisci...
Si prega di fornire dati sulle prestazioni...

Invio di documenti o beni materiali

Inviamo disegni di assemblaggio della macchina...
Inviamo i documenti che ti interessano tramite posta raccomandata...
Ti inviamo il contratto da noi firmato...

Conferma

Con gratitudine confermiamo la ricezione del vostro ordine e procediamo alla sua attuazione...
Confermiamo la ricezione delle specifiche per...
Lo stabilimento di Zarya conferma i termini di fornitura di attrezzature...

Offerta

Possiamo offrirvi…
Ti invitiamo ad acquistare…
Possiamo consigliarvi...

Invito

Vi invitiamo a prendere parte alla discussione del progetto...
Partecipa alla discussione del problema...
Invitiamo un rappresentante della vostra azienda a visitare...

Rifiuto e rigetto della proposta (progetto)

La bozza dell'elenco dei titoli che hai inviato per i progetti di costruzione del valore... non può essere approvata da noi per i seguenti motivi.
La tua proposta (progetto) è stata respinta per i seguenti motivi...

Promemoria

Ti ricordiamo che secondo il piano di lavoro congiunto devi...
Ti ricordiamo che ai sensi di... È necessario...
Ti ricordiamo che il pagamento dovuto ammonta a...
Ti ricordiamo che scade il termine per l'invio del manoscritto...

Garanzie

Garantiamo il pagamento.
Garantiamo le scadenze.
Garantiamo la qualità dei prodotti.

Interpretazione della propria posizione

Le nostre richieste di questa edizione non ha portato a risultati positivi.
Non abbiamo obiezioni al design.
Non possiamo consegnarvi la merce... per i seguenti motivi:...

Interpretazione delle azioni dell'altra parte

Un ritardo del genere potrebbe portare...
È del tutto inspiegabile il motivo per cui la vostra fabbrica ritarda la spedizione degli stampi...
Le promesse che hai fatto non vengono mantenute.

Parole finali

Ci auguriamo che la nostra richiesta venga soddisfatta.
Saremo lieti di ulteriore cooperazione.
Con auguri di successo.
Ti chiediamo gentilmente di non ritardare la tua risposta.
Vi preghiamo di perdonarci per il ritardo nella risposta (per un errore).

Standard etici per la corrispondenza commerciale

La corrispondenza commerciale, come qualsiasi altra forma di interazione umana, si basa su una serie di regole e norme etiche, la principale delle quali è "CORRETTEZZA E RISPETTO PER IL TUO PARTNER". Anche se lo scopo della lettera è esprimere un reclamo, il suo testo non deve contenere parole volgari o espressioni errate che possano offendere la controparte. Prendendoti cura di preservare la dignità del tuo destinatario, preservi anche la tua.

iniziare il messaggio con una dichiarazione di rifiuto. Prima di tutto, dovresti dichiarare la tua motivazione. decisione presa e chiarire che in determinate circostanze la questione può essere riconsiderata;
imporre al destinatario l’esito atteso della domanda, ad esempio: “Per favore studia e risolvi positivamente la questione” oppure “Per favore approva questa candidatura”
incoraggiare il destinatario ad affrettarsi nel prendere una decisione con le parole “urgentemente”, “immediatamente”, “più rapidamente” poco tempo" È meglio usare le formule del galateo “vi prego di rispondere entro tale data”, “vi esorto ad informarmi immediatamente della vostra decisione”
accennare al destinatario della sua immaginaria disattenzione, incompetenza, introducendo nel testo della lettera una dicitura del tipo “Propongo di studiare attentamente...”.

Per il destinatario di lettere commerciali Requisiti obbligatori, dal punto di vista degli standard etici, sono:

rifiuto del modulo di risposta, in cui viene restituita all'autore una lettera di richiesta o una lettera di offerta con le informazioni di risposta inserite;
risposta rapida e chiara all'organizzazione di invio. Il ritardo o la mancanza di risposta possono essere considerati non collaborativi.

Seguire gli standard etici della corrispondenza commerciale sopra elencati non richiederà di compiere alcuna impresa e col tempo diventerà facile e abituale. Inoltre, ti darà la reputazione di persona piena di tatto e ti insegnerà anche come trasformare gli avversari in alleati.

Regole generali per scrivere lettere commerciali

Oltre alla struttura, un altro componente importante di una lettera commerciale competente è il suo design accurato.

E-mail di informazioni

E-mail di informazioni- Questa è una lettera ufficiale che informa il destinatario di informazioni ufficiali.

La lunghezza della newsletter varia da un paragrafo a più pagine.

Di norma, le lettere informative vengono firmate dal capo dell'organizzazione e, in caso di invio di massa (ad esempio, a tutti i clienti dell'azienda), potrebbero non contenere alcuna firma manuale. natura.

Un'inchiesta– una lettera ufficiale inviata per ottenere qualsiasi informazione o documento ufficiale.

In generale, le lettere di richiesta sono redatte allo stesso modo delle lettere di richiesta. Le lettere di richiesta sono solitamente firmate dal capo dell'organizzazione o da un funzionario ufficialmente autorizzato.

Il testo della lettera di richiesta deve contenere la giustificazione della necessità di fornire materiali o informazioni e l'enunciazione effettiva della richiesta.

Una lettera di richiesta richiede una lettera di risposta.

Lettera di risposta

Una lettera di risposta è una lettera di servizio scritta come risposta a una lettera di richiesta o a una lettera di richiesta.

La risposta può essere negativa (lettera di rifiuto) o positiva.

Il testo della lettera di risposta dovrebbe utilizzare la stessa lingua e lo stesso vocabolario utilizzati dall'autore nella lettera di iniziativa, a condizione che la lettera di richiesta sia stata scritta correttamente in termini di linguaggio.

Non dovresti includere nel testo della lettera di risposta un collegamento alla lettera ricevuta (“Alla tua lettera datata _______#__…”).

Le informazioni sulla lettera di iniziativa sono incluse nel numero di registrazione della lettera di risposta.Si consiglia di iniziare una lettera di rifiuto con una motivazione del rifiuto: "In relazione a...", poiché una risposta negativa deve essere motivata, non è possibile semplicemente rifiutare una richiesta senza spiegazione.

Lettera di conferma

Una lettera di conferma è una lettera ufficiale in cui il destinatario conferma gli accordi, le intenzioni, la ricezione di informazioni, documenti o altro materiale precedentemente raggiunti, ecc.

La formula linguistica chiave di questo tipo di lettera è: “Confermiamo (ricezione di documenti, accordo preliminare, consenso a ...)”.

Quando si conferma un accordo preliminare, il testo della lettera deve delinearne brevemente l'essenza.

Se la ricezione dei documenti è confermata, dovresti nominarli, ecc. La lettera di conferma può terminare con una richiesta, un desiderio o una proposta.

Lettera di lamentela

Una lettera di reclamo è una lettera commerciale di iniziativa, il cui scopo è esprimere un reclamo o un'insoddisfazione al destinatario.

In conclusione, dovrebbero essere espressi desideri o proposte specifici per correggere la situazione.

Lettera di garanzia

Le lettere di garanzia hanno lo scopo di fornire al destinatario garanzie scritte al fine di confermare determinate promesse o condizioni, intenzioni o azioni dell'autore (organizzazione mittente), che in un modo o nell'altro influiscono sugli interessi del destinatario.

Le lettere di garanzia sono indirizzate a un'organizzazione o a un individuo. La parola “garanzia” potrebbe non essere affatto menzionata nel testo della lettera, tuttavia la lettera rimarrà un documento contenente una garanzia.

Possono essere garantiti il pagamento del lavoro svolto, i tempi del suo completamento, la qualità del lavoro, la qualità del prodotto, i tempi della sua consegna, il pagamento dei prodotti ricevuti, ecc.. Questi aspetti possono costituire il contenuto del contratto intera lettera o essere inclusa nel testo della lettera come sua componente.

Le lettere di garanzia hanno natura decisamente giuridica e corrispondono come status a documenti di natura contrattuale. Molto spesso vengono emesse lettere di garanzia per confermare il pagamento.

In questo caso è obbligatorio indicare il numero di contratto e la fattura in base alla quale dovrà essere effettuato il pagamento.

Le lettere di garanzia si distinguono per chiarezza, accuratezza e inequivocabilità della formulazione, poiché si tratta di fornire garanzie al destinatario a nome e per conto dell'organizzazione o ufficiale. Deve indicare il tipo di operazione da eseguire.

Tali lettere possono iniziare con l'indicazione dell'essenza delle garanzie fornite al destinatario, ad esempio: "Con questa lettera garantisco...".

In altri casi, la lettera di garanzia può contenere l'esposizione delle ragioni alla base dell'intenzione dell'autore di dichiararsi disponibile a fornire determinate garanzie al destinatario. In questo caso, la dichiarazione corrispondente è formulata nella frase finale, ad esempio: "Garantiamo il pagamento" o "Garantisco il pagamento tempestivo e completo".

Una particolarità di questo tipo di lettere è la presenza, oltre alla firma dell'autore (ad esempio, del direttore di un'organizzazione), della firma di un funzionario direttamente responsabile delle questioni finanziarie o di altro tipo. Se viene inviata una lettera di garanzia come obbligo di pagamento per un acquisto, un servizio reso, ecc., è necessario indicare le coordinate bancarie dell'organismo pagatore.

La frase chiave della lettera di garanzia può includere le seguenti parole ed espressioni:

Noi garantiamo...
Ti garantiamo che...
L'azienda Partner garantisce...
Si prega di inviare al nostro indirizzo in contrassegno (tipo di garanzia)...
Garantiamo il pagamento...
Con la presente garantiamo...

Riepilogo

Un curriculum è un tipo di lettera commerciale volta a fornire al datore di lavoro la presentazione più completa e vantaggiosa di uno specialista.

Quando scrivi un curriculum, dovresti seguire rigorosamente una serie di regole:

Presentati
Formazione scolastica
esperienza
È necessario indicare il livello salariale desiderato?
Devo fornire ulteriori informazioni su di me?
Hai bisogno di dati personali?
Adatta il tuo curriculum alle esigenze del datore di lavoro
Atteggiamento verso i viaggi d'affari
Disponibilità di raccomandazioni
Lettera di accompagnamento

Non esiste e non può esistere un unico curriculum per tutte le occasioni che possa essere inviato a tutte le aziende senza modifiche.

Ogni volta dovresti prima pensare a quali qualità verranno apprezzate nuovo lavoro e modificare il curriculum di conseguenza. Le informazioni presentate nel curriculum devono essere affidabili. Non lasciare spazi vuoti nel tuo curriculum.

E, soprattutto, il curriculum dovrebbe essere breve: non più di una pagina e mezza. La tua capacità di formulare chiaramente e presentare brevemente è un indicatore di un alto livello di cultura generale.

Avere una foto nel curriculum è gradito.

Conferma del fatto e dei termini di lavoro nell'organizzazione, brevi informazioni sugli incarichi ricoperti e sugli incarichi svolti (nel caso di lettera di raccomandazione proveniente da un privato, questo paragrafo indica per quale periodo di tempo e in quale veste l'autore della lettera conosce la persona raccomandata). L'elenco delle responsabilità dovrebbe indicare le qualifiche della persona raccomandata. Se la persona raccomandata ha ricoperto varie posizioni, i dati sulle posizioni ricoperte ed eseguite responsabilità lavorative sono indicati per ogni intervallo di tempo. Esempio: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ha lavorato presso la società Vector dal 12 marzo 1998 al 16 marzo 2002, compreso dal 12 marzo 1998 al 16 marzo 2002 - come direttore del reparto commerciale e acquisti, dal 17 marzo al 25 novembre 2002 - come un senior manager dello stesso dipartimento. Le sue responsabilità come manager consistevano nell'organizzare la fornitura di componenti e, come senior manager, nell'organizzare l'interazione tra le aziende fornitrici di componenti e la produzione.
Breve descrizione dell'attività professionale, aziendale e qualità personali raccomandato e i successi ottenuti durante il suo lavoro nell'organizzazione. Dovresti abbandonare termini generali come affidabile, competente, coscienzioso, ecc., e concentrarti su fatti specifici che caratterizzano la persona raccomandata in termini di qualità professionali e capacità di far fronte a determinati compiti. Qui puoi concentrarti su categorie come livello di conoscenza e diligenza nello svolgimento dei compiti di base, capacità di far fronte compiti non standard, ingegno, iniziativa, capacità di apprendimento, capacità di adattamento situazioni diverse, stabilità emotiva, qualità di leadership... Qui puoi fornire un confronto approssimativo del lavoro della persona raccomandata con il lavoro dei suoi colleghi, indicare i risultati più significativi, i progetti sviluppati e implementati da lui personalmente. Esempio: Ha padroneggiato in modo indipendente il software, ha condotto trattative commerciali in modo indipendente e con successo, ha supervisionato efficacemente i suoi subordinati, ecc.
Motivi per cambiare lavoro (lasciare l'organizzazione, trasferirsi in un altro luogo). Potrebbe trattarsi di un cambiamento nel profilo dell'organizzazione, chiusura di una divisione, cambiamenti di personale nell'organizzazione, cambio di residenza, ecc.
Conclusioni. Una valutazione breve e specifica della competenza, delle qualità imprenditoriali della persona consigliata, della sua potenziale creativo e opportunità di carriera. Raccomandazioni per occupare una o più posizioni specifiche (in alcuni casi è consigliabile indicare qui in che misura si consiglia una persona per la posizione desiderata: incondizionatamente, fortemente, con qualche riserva, sconsiglia). Esempio: Sidorov Vladimir Aleksandrovich parla fluentemente la tecnologia... (ha una vasta esperienza di lavoro con i server Software... oppure ... può lavorare in modo indipendente con clienti aziendali ... ecc.). Credo che il signor Sidorov possa svolgere efficacemente i compiti di capo dipartimento, lavorando come capo dipartimento, vice capo del dipartimento informatico di un'impresa di medio livello.
Dati di contatto della persona che firma la lettera. Questo punto è particolarmente rilevante per le lettere di raccomandazione scritte da privati, poiché è del tutto possibile che un nuovo datore di lavoro, dopo aver letto la lettera di raccomandazione, vorrà chiarire alcuni dettagli.

comunicato stampa

Un comunicato stampa è un messaggio informativo per i media mass-media, il cui compito è attirare l'attenzione su un determinato evento (avvenuto o imminente) al fine di massimizzarne la copertura di questo evento nei media.

I comunicati stampa vengono compilati e inviati dai servizi stampa di aziende e organizzazioni e seguono alcune regole di scrittura:

nell'intestazione del documento deve essere riportata la parola “Comunicato stampa” e deve essere indicata la data della sua diffusione;
il titolo del comunicato stampa deve riflettere nel modo più chiaro possibile l'argomento e il messaggio del messaggio informativo;
l'essenza del titolo del comunicato stampa può essere resa più dettagliatamente nel sottotitolo (la sua presenza non è tuttavia necessaria);
il primo paragrafo del comunicato deve necessariamente contenere le seguenti informazioni: cosa, dove e quando è avvenuto (accadrà);
Il volume del comunicato stampa non deve superare una pagina e mezza di testo dattiloscritto. In questo caso è consigliabile limitarsi ad una pagina, comprensiva di firma e piè di pagina della carta intestata dell’organizzazione;
Il comunicato stampa può includere citazioni di giornalisti - portavoce responsabili dell'organizzazione;
il comunicato stampa è redatto su carta intestata dell’organizzazione;
nella firma del comunicato stampa deve essere indicato il nominativo del referente che può fornirlo Informazioni aggiuntive sull'argomento del comunicato stampa, e i suoi dati di contatto: telefono (preferibilmente cellulare), e-mail, numero ICQ.

Lettera di congratulazioni

Il formato "Congratulazioni" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale.

Viene rilasciato il forma di congratulazioni o una cartolina e nel comporla può e deve prevalere creatività. Ciò vale sia per il testo della lettera che per il suo design.

Le congratulazioni possono essere personali (buon compleanno) o di massa (ad esempio, felice anno nuovo).

Nel primo caso, l'indirizzo del destinatario deve essere personale - per nome e patronimico; nel secondo caso può essere generale, ad esempio “Cari amici!”

Inoltre, in entrambi i casi, il mittente dovrà firmare personalmente le congratulazioni (al momento dell'invio congratulazioni di massa viene utilizzato il facsimile).

Congratulazioni personali

Congratulazioni di massa

Lettera di invito

Il formato "Invito" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale.

Viene rilasciato su carta intestata o cartolina ufficiale e ha lo scopo di avvisare il destinatario di un determinato aspetto evento di gala, che è invitato a visitare.

L'invito deve contenere informazioni sul luogo e l'ora dell'evento, nonché il suo nome.

L'invito deve indicare il codice di abbigliamento accettabile (ad esempio, nero e cravatta), nonché il numero di persone a cui si applica l'invito.

Di norma, l'invito è di natura personale, ma quando si tiene eventi di massa può essere impersonale.

Invito personale

Invito di massa

Lettera di ringraziamento

Il formato "Grazie" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale e ha lo scopo di esprimere gratitudine al destinatario.

Di norma, la gratitudine viene emessa sulla carta intestata ufficiale dell'organizzazione, ma può essere emessa come cartolina.

Il testo della lettera di ringraziamento è scritto in uno stile conciso, amichevole e ufficiale con riferimento all'evento che ha spinto il mittente ad esprimere la propria gratitudine al destinatario. Se lo si desidera, possono essere elencati anche altri meriti del destinatario.La gratitudine è certificata dalla firma personale del mittente e, in alcuni casi, dal sigillo dell'organizzazione.

Esempio: Messaggio del Primo Ministro della Gran Bretagna al Presidente del Consiglio dei Commissari del Popolo dell'URSS (25 aprile 1942) “Vi sono molto grato per il vostro messaggio del 23 aprile. Naturalmente accoglieremo con favore la visita del signor Molotov, con il quale sono sicuro che potremo fare molto lavoro utile. Sono molto lieto che sia possibile consentire questa visita, che sono certo sarà molto preziosa”.

Lettera di cordoglio

Il formato "Condoglianze" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale e ha lo scopo di esprimere empatia e sostegno al destinatario riguardo ad altri tristi eventi o perdite.

Quando si scrive un messaggio di condoglianze, è molto importante scegliere quello giusto parole sincere, veramente capace di sostenere il destinatario nel suo dolore.

Allo stesso tempo, è importante esprimere i tuoi sentimenti e le tue esperienze riguardo a quanto accaduto.

Le condoglianze vengono inviate in uno stile discreto e corretto su carta intestata ufficiale o su una cartolina speciale e certificate dalla firma personale del mittente.

Lettera d'affari- un documento utilizzato per la comunicazione, la trasmissione di informazioni a distanza tra due corrispondenti, che possono essere sia persone giuridiche che persone fisiche.

A causa della natura delle loro attività, un manager o uno specialista in gestione deve scrivere molte lettere commerciali.

Le lettere commerciali includono caratteristiche, curriculum, lettere di raccomandazione, lettere di sollecito e ringraziamento, lettere di invito a un colloquio o a una presentazione, lettere di rifiuto, dichiarazioni di reclamo, reclami, ecc.

Come scrivere correttamente una lettera commerciale

dovrebbe essere la carta da lettere aziendale buona qualità, assolutamente pulito, ben rifinito;
È consigliabile che il modulo della lettera commerciale riporti il logo dell'organizzazione, il suo nome e cognome, indirizzi postali e telegrafici, telefono, fax, email e coordinate bancarie;
le lettere commerciali ufficiali sono stampate sul lato anteriore del foglio, senza segni; tutte le pagine tranne la prima sono numerate con numeri arabi;
la larghezza del margine sul lato sinistro del foglio deve essere di almeno 2 cm, il paragrafo inizia con una linea rossa con un arretramento di cinque intervalli dal bordo sinistro della linea; il testo viene stampato a intervalli da uno e mezzo a due; Si consiglia di evitare il ritorno a capo;
nell'angolo in alto a destra di una lettera commerciale, sotto l'indirizzo dell'organizzazione mittente, è indicata la data, preferibilmente per intero (ad esempio, 2 gennaio 2007);
sul lato sinistro del foglio è scritto il nome dell'organizzazione o il cognome e l'indirizzo della persona a cui viene inviata la lettera commerciale;
sotto, dal bordo della linea o al centro del foglio è scritto indirizzo cortese; per esempio, "Caro Ivan Ivanovich"; è richiesta una virgola dopo l'indirizzo, ma viene spesso utilizzata Punto esclamativo, A frase successiva iniziare con una linea rossa e una lettera maiuscola;
la lettera commerciale si conclude con parole di ringraziamento per la collaborazione e con l'auspicio che essa continui;
viene apposta la firma lato destro foglio, dopo la frase finale di cortesia, ad esempio “Con rispetto...”, sotto la firma autografa è stampato il cognome del firmatario;
le deliberazioni su ogni tipo di corrispondenza in entrata devono essere prese a matita o su fogli separati; una lettera commerciale viene piegata con il testo all'interno e le lettere commerciali più importanti non vengono piegate, per cui vengono inviate in buste grandi e spesse;
una richiesta telegrafica dovrebbe ricevere risposta entro 3 giorni, una lettera commerciale - 10; se la richiesta richiede un esame approfondito, entro 3 giorni è necessario informare che la lettera commerciale è stata presa in considerazione e fornire una risposta definitiva entro 30 giorni.

accuratezza e chiarezza nella presentazione dei pensieri - parole brevi, frasi brevi, paragrafi brevi
massima accessibilità del testo per la comprensione, l'uso di frasi semplici che ne esprimano l'essenza in modo accurato e inequivocabile
alfabetizzazione
correttezza

Le regole per scrivere lettere sono rimaste irremovibili, nonostante la vita sia cambiata. Nessuno scrive più lettere su carta con le mani. Sono stati sostituiti da SMS, e-mail e messaggistica istantanea. Pertanto, le lettere sono diventate più brevi e concise. Allo stesso tempo, il genere epistolare non è scomparso da nessuna parte. Ognuno di noi deve ricordare e osservare gli standard etici affinché i sentimenti raggiungano il destinatario.

Il compito è ancora più complicato dal fatto che nel testo devi essere in grado di trasmettere l'essenza della tua richiesta quando interagisci con un partner commerciale, quando fai domanda per un lavoro, quando cerchi di convincere un cliente ad acquistare un prodotto costoso - in una parola, in un ambiente aziendale.

Salva questo articolo tra i tuoi segnalibri e usalo come un foglietto illustrativo prima di scrivere ogni lettera: non te ne pentirai!

E ora, in ordine.

Regole per scrivere lettere:

È necessario rispondere a tutte le email ricevute.
Non dovresti scrivere subito una risposta a una lettera: devi pensarci attentamente, ma non dovresti ritardare troppo la lettera: rischi di rovinare il rapporto con il destinatario.
Se rispondi al destinatario, dovresti inviarglielo cartolina, in modo che sappia che la sua lettera è stata consegnata con successo.
La corrispondenza personale deve essere conservata in un luogo inaccessibile agli altri.
Anche una lettera personale deve essere strutturata compositivamente.
Prima di imballare una lettera in una busta, è necessario controllarla attentamente.
Dovresti scrivere una lettera quando sei dentro buona posizione spirito. È inaccettabile inviare lettere contenenti dichiarazioni rabbiose o accenni ironici.
Scrivere lettere anonime è indecente.
Se devi fare qualche osservazione astratta o aggiunta alla lettera, dovresti anteporre la designazione PS (post skriptum). È necessario includere le proprie iniziali alla fine di questa appendice.
Una lettera scritta a mano dovrebbe essere scritta con una grafia leggibile in modo da non turbare o far arrabbiare il destinatario.
Le lettere personali dovrebbero essere scritte quando sei solo.
Leggere le lettere di altre persone senza permesso è inaccettabile.
È inaccettabile aprire una busta contenente una lettera che non è indirizzata a te.

Tipi di lettere

I. Cartolina

Se vuoi scrivere qualcosa, dovresti metterlo in una busta. Quando invii cartoline a più indirizzi contemporaneamente, devi assicurarti che il testo sia diverso per ognuno.

II. Lettera di ringraziamento

Esiste una lettera di ringraziamento in modo che tu possa ringraziare per iscritto una persona per l'aiuto che ha fornito ed esprimere la tua gratitudine. In volume lettera di ringraziamento piuttosto piccola.

III. Lettera di sollecito

Una lettera di sollecito serve a ricordare a una persona un obbligo non adempiuto, un debito dimenticato, ecc. È scritto nel modo più educato possibile. La lettera di sollecito deve essere sigillata in modo da non mettere inavvertitamente il destinatario in una posizione spiacevole di fronte ad altre persone.

IV. Lettera di scuse

Scrivono se si rendono conto davvero della loro colpa e si pentono di ciò che hanno fatto. Dovrebbe essere scritto dal cuore, educatamente e con tatto.

V. Lettera di cordoglio.

Una lettera di cordoglio viene scritta immediatamente dopo aver ricevuto la triste notizia. Se non sei riuscito a inviarlo in tempo, non inviarlo affatto: non dovresti di nuovo ricordare alle persone il loro dolore. La lettera di condoglianze dovrebbe essere breve. Dovrebbe essere scritto dal cuore, senza usare bellissime citazioni, senza vari tipi pretenziosità. Una lettera di condoglianze è scritta a mano carta bianca. Non dovresti includere una cartolina con questo tipo di lettera.

Esistono diversi generi: curriculum, lettera di reclamo, lettera di richiesta informazioni, ecc.

Schema per scrivere una lettera di domanda di lavoro:

Appello ufficiale.
Una spiegazione del motivo per cui stai scrivendo la lettera.
Indicazione della fonte di informazione sul posto vacante.
Puoi spiegare perché sei interessato al lavoro proposto?
Allora devi dare breve descrizione la tua istruzione esistente e la tua esperienza lavorativa.
Puoi descrivere le tue qualità individuali che meglio soddisfano i requisiti di un candidato per la posizione proposta.
Successivamente, dovresti indicare che stai allegando il tuo curriculum ed esprimere la tua disponibilità a fornire ulteriori informazioni se necessario.
Alla fine, devi indicare il nome completo e la data di scrittura della lettera ufficiale. Applica la tua firma personale.

Valentina
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