Nel processo di lavoro, ci imbattiamo spesso in documenti ufficiali. E a volte capita che qualsiasi dipendente, oltre al compito di ricevere la corrispondenza, abbia la necessità di rispondervi. Come scrivere correttamente una lettera commerciale? Molte persone affrontano questa domanda ogni giorno. Ciò significa che è ora di imparare a scrivere in modo formale e competente.

Struttura di una lettera commerciale

Indipendentemente dal contenuto della corrispondenza ufficiale, esistono regole e requisiti per la sua scrittura. Tecnologie moderne ti consentono di scrivere due tipi di lettere: cartacea ed elettronica. Hanno poche differenze, ma hanno comunque le loro caratteristiche. Considereremo quindi entrambe le opzioni.

Scrivere una lettera commerciale cartacea

Struttura ricorsi ufficiali assomiglia a questo:

1. Appello. Sostituisce il saluto in una lettera commerciale e inizia con le parole "Caro...". Si trova al centro della pagina e inizia con lettere maiuscole. Ulteriori sfumature. Ad esempio, in Occidente è consuetudine rivolgersi alle persone solo con il nome, in Russia con il patronimico. Se stiamo parlando per quanto riguarda i militari, il saluto potrebbe assomigliare a questo: "Caro compagno colonnello". Se scrivi invito ufficiale, allora potete utilizzare le opzioni “Signore e Signori” o “Egregi Signori”. Potrebbero esserci diverse opzioni per iniziare una lettera commerciale. È meglio scegliere quello accettato nel paese in cui vivi e nel team in cui lavori.
2. Parte principale.È composto da diversi paragrafi e include le informazioni di base che desideri trasmettere al destinatario. Potrebbe trattarsi di una descrizione della situazione, di un'espressione della tua opinione, di una richiesta, di condoglianze, ecc. È anche importante ricordare le regole di comunicazione nelle lettere ufficiali. Se si scrive per conto di un'azienda, ditta o società, l'appello è scritto in terza persona di una sola persona (azienda: “avvisa”, “ricorda”, “avvisa”, ecc.). Un’altra opzione è la prima persona plurale: “informiamo”, “avvisiamo”, “direttiamo”, ecc.
3. Conclusione. Qui vale la pena aggiungere conclusioni dalla parte principale di cui sopra e fornire giustificazioni logiche. Ad esempio: "Sono sicuro che valuterai la situazione che si è verificata ed esprimerai il tuo punto di vista".
4. PS Completamento facoltativo lettera d'affari. Non viene utilizzato spesso nella corrispondenza ufficiale, ma è abbastanza accettabile se non sai come terminare una lettera commerciale. Un poscritto può contenere informazioni indirettamente correlate all'argomento della lettera o avvenute dopo la sua scrittura. Ad esempio: "Domani alle 12:00 ci sarà una riunione dei direttori dedicata a questo problema".

Dopo aver scritto la parte principale, è importante non dimenticare le regole per scrivere una lettera commerciale:

1. Dopo la conclusione o il poscritto, devi firmare, indicare la tua posizione, cognome, nome e patronimico. Inoltre, è consentita una forma educata prima della firma: “Con rispetto”, “Cordiali saluti”, “Nella speranza di una partnership produttiva”, ecc. La firma deve essere accompagnata dalla sua decodifica. Esempio: "Con rispetto, capo del gruppo di società LLC "Ellada" V.S. Ivanov."
2. Se per la lettera sono richiesti allegati, questi vengono formattati come pagine separate.
3. Le lettere commerciali devono essere scritte su moduli speciali conformi agli standard per i documenti ufficiali. Il modulo deve includere i seguenti dettagli: nome dell'organizzazione, sede legale, numeri di telefono e fax, data e numero del documento se si tratta di una lettera di risposta, deve essere presente un collegamento al numero e alla data della lettera ricevuta, destinatario, titolo, testo, nota in merito; allegati, firma e numero di telefono.

Come formattare correttamente un'e-mail aziendale?

Attività commerciale e-mail deve soddisfare gli stessi requisiti. Tuttavia, ci sono una serie di sfumature che dovrebbero essere prese in considerazione quando lo scrivi e lo invii. Parti di una lettera commerciale sulla rete globale si presentano così:

La scrittura aziendale è uno dei principali strumenti di comunicazione in qualsiasi azienda. Una lettera commerciale adeguatamente composta aiuterà a creare impressione positiva Circa la società. E una lettera scritta in modo analfabeta può distruggere la tua intera reputazione. A proposito delle regole corrispondenza di lavoro abbiamo già scritto, ora diamo un'occhiata esempi specifici lettere commerciali.

Esempi di lettere commerciali

Esistono molti tipi di lettere commerciali: proposte commerciali, lettere di reclamo, lettere di ringraziamento, lettere di rifiuto, lettere di accompagnamento, lettere di garanzia, informazioni e così via. I principi della loro compilazione non sono praticamente diversi l'uno dall'altro. Dai un'altra occhiata per evitare errori.

Esempi di lettere di ringraziamento

Esempio di lettera di garanzia

Esempio di lettera di risposta

Questo chiaro esempio come potrebbe apparire una lettera educata contenente un rifiuto:

Esempio di newsletter

Esempio di lettera di reclamo

Esempi di lettere in inglese nella corrispondenza commerciale

Sfortunatamente, non tutti hanno un alto livello di conoscenza dell’inglese. E spesso i manager si sentono persi quando devono scrivere una lettera commerciale lingua inglese. Se anche in russo le persone non riescono sempre a capirsi nella corrispondenza, allora cosa possiamo dire al riguardo lingua straniera? La migliore via d'uscita in questa situazione è cercare lettere simili e utilizzare frasi adatte da esse nella tua lettera. Ecco tre esempi di lettere commerciali in inglese: una lettera di ringraziamento al cliente, una lettera che chiarisce i termini della transazione e una lettera di risposta alla proposta di acquisto. Ogni file contiene una versione della lettera in inglese e la sua traduzione in russo.
Scarica una lettera di ringraziamento al cliente in inglese.
Scarica la lettera con i termini dell'accordo in inglese.
Scarica la lettera di risposta alla proposta di acquisto in inglese.

Struttura di una lettera commerciale

Una struttura chiara è una caratteristica essenziale di una lettera commerciale. Aiuterà il destinatario a comprendere rapidamente il significato di ciò che è scritto e ridurrà il tempo necessario per leggerlo. Una lettera commerciale è composta dalle seguenti parti principali:

1. Intestazione (oggetto della lettera). Il titolo della lettera dovrebbe contenere il suo breve scopo o essenza. Non è possibile utilizzare frasi astratte qui. Dovrebbe essere chiaro al destinatario di cosa tratta la lettera basandosi solo sul titolo. Ad esempio, "Informazioni sulle modifiche dei prezzi per la fornitura di prodotti" o "Proposta commerciale per la cooperazione commerciale con la società XXX".

2. Saluto. Il saluto "Caro + Nome e Patronimico!" è considerato tradizionale nelle lettere commerciali. Tuttavia non è necessario utilizzare il nome. Puoi anche rivolgerti al destinatario attraverso la sua posizione: "Caro signor Direttore!" Tenete però presente che chiamare per nome riduce un po’ la distanza psicologica e sottolinea il rapporto d’affari ormai consolidato. Se la lettera è indirizzata a un gruppo di persone, è accettabile scrivere "Cari signore e signori!", "Cari partner!" e così via. Usare le abbreviazioni Mr., Ms. o le iniziali è percepito come irrispettoso, quindi cerca di evitarlo.

3. Dichiarazione dello scopo della scrittura della lettera, della sua essenza e dell'idea principale. Questa è la parte principale della lettera. Qui scrivi direttamente il motivo stesso per cui hai scritto la lettera.

4. Le vostre proposte per risolvere questo problema, raccomandazioni, richieste, reclami. Le lettere commerciali richiedono quasi sempre una certa reazione da parte del destinatario (ad eccezione delle lettere puramente informative). Pertanto, è importante descrivere non solo il problema in sé, ma anche offrire le proprie opzioni per risolverlo. Se scrivi un reclamo, chiedi che vengano prese le misure appropriate; se fai un'offerta di collaborazione, descrivila possibili opzioni. Insomma, il destinatario della tua lettera deve non solo capire “cosa” vuoi da lui, ma anche capire “come” proponi di realizzarlo. Allora sarà una vera lettera commerciale.

5. Breve sintesi e conclusioni. Alla fine possiamo riassumere tutto quanto sopra. Tuttavia, non è sempre possibile farlo molto brevemente. In questo caso non vale la pena scrivere in più frasi quello che hai già descritto nei primi due paragrafi. ricordati che migliore amico una lettera commerciale riguarda la brevità. Pertanto, nella maggior parte dei casi è sufficiente limitarsi alle frasi "Spero in una collaborazione di successo", "Sto aspettando la tua risposta su questo tema" e così via.

6. Firma. Una lettera commerciale viene firmata con la posizione, il nome e il cognome del mittente con la frase tradizionale "Con rispetto". Sono possibili anche altre opzioni: “Con Auguri", "Cordiali saluti" e così via, a seconda della vicinanza del tuo contatto con il destinatario. La frase "Con rispetto" è la più universale, quindi se hai dei dubbi su come sarebbe più appropriato iscriverti, usa questa frase e sicuramente non ti perderai.

Sarebbe anche una buona idea aggiungere nella firma le opzioni per contattarti: altri indirizzi email, numeri di telefono di lavoro, Skype. Il vantaggio non è solo che il destinatario, se lo desidera, potrà contattarvi rapidamente in un modo per lui conveniente, ma anche che in questo modo dimostrerete la vostra apertura e disponibilità a comunicare con il destinatario.

E non dimenticare che una lettera ufficiale è prima di tutto un documento. Pertanto, trascurando le regole per redigerlo, rovini irrevocabilmente la reputazione della tua azienda e di te stesso come specialista.

La lettera di servizio è un documento che ne costituisce parte integrante comunicazione d'affari. Molto spesso viene trasmesso tramite il servizio postale e serve come un modo speciale per scambiare informazioni.

Concetti basilari

La corrispondenza commerciale è necessaria per risolvere varie questioni economiche o produttive. Con il suo aiuto, le imprese e le organizzazioni comunicano con l'ambiente esterno: partner, clienti o agenzie governative. Di solito a questo scopo viene utilizzata una lettera di servizio.

Questo è il nome generale di un documento scritto, che può essere:

• rispondere a messaggi o richieste precedentemente ricevuti;
• documento di accompagnamento inviato al destinatario insieme ad altri documenti o materiali;
• una lettera di iniziativa, nei casi in cui un altro metodo di comunicazione sia impossibile.

Ciascuna delle opzioni elencate ha le sue caratteristiche. Tuttavia, ci sono regole generali, secondo il quale viene solitamente redatta qualsiasi lettera ufficiale. Ciò è comprensibile, perché è con la corrispondenza commerciale, ad esempio, che molto spesso inizia la conclusione della maggior parte delle transazioni. Un documento redatto correttamente può creare un'impressione favorevole sul destinatario riguardo a un futuro possibile partner.

Tipi di lettere commerciali

A seconda delle informazioni contenute nella lettera di servizio, può essere:

1. Accompagnamento. Nel caso in cui contenga un messaggio che informa che esiste un pacchetto applicativo per esso.
2. Pretenzioso. Cioè, esprime insoddisfazione per una situazione particolare (reclamo).
3. Istruttivo. Il testo dà istruzioni specifiche.
4. Garantita. Il mittente conferma il futuro adempimento degli obblighi previsti nel documento.
5. Informativo. La lettera contiene informazioni che potrebbero interessare il destinatario.
6. Pubblicità. Le informazioni vengono fornite per attrarre la cooperazione.
7. Lettera di notifica. Informazioni su eventi pubblici.
8. Lettera di conferma. ottenere determinati documenti o materiali.
9. Una lettera di richiesta. Il testo contiene un appello per incoraggiare il destinatario ad agire.
10. Tramite lettera di messaggio. In esso il mittente fornisce informazioni specifiche di reciproco interesse per le parti.

Lo scopo di questi documenti è mantenere i collegamenti tra le organizzazioni o le sue divisioni strutturali.

Redazione di una lettera di reclamo

In materia di cooperazione, a volte si verificano situazioni in cui una delle parti, per un motivo o per l'altro, non adempie ai propri obblighi. In questo caso, il partner invia prima una lettera alla sua controparte. In esso, di solito espone le sue proposte per eliminare le sue violazioni diritti legali. Questa è una lettera di servizio. Un campione di tale documento può essere redatto arbitrariamente. È necessario tenere conto dei seguenti punti:

1. deve essere formale e professionale con una mentalità di partnership.
2. L'essenza della denuncia deve essere espressa molto chiaramente.
3. Quando si presentano informazioni, è necessario operare in modo convincente con fatti specifici.

La lettera di reclamo deve contenere:

• dettagli del mittente (nome, indirizzo del mittente e numeri di contatto);
• informazioni complete sul destinatario;
• descrizione delle circostanze in cui si è verificata la situazione di conflitto;
• Collegamento a norme legali che la controparte, dal canto suo, ha violato;
• specifiche prescrizioni per eliminare la violazione, indicando i termini per la loro attuazione;
• conseguenze che possono verificarsi se la controparte si sottrae alla loro esecuzione.

Particolare attenzione va posta su come è composta la lettera ufficiale. Il modello deve essere progettato in modo tale che l'intruso non lo percepisca come una minaccia. Va ricordato che questo è solo un promemoria per rispettare la legge.

Regole di progettazione

Particolare attenzione deve essere prestata alla progettazione delle lettere ufficiali. È vero, la legge non prevede norme e regolamenti rigidi al riguardo.

Nonostante ciò, in fase di compilazione documenti simili Devono essere presi in considerazione i seguenti punti obbligatori:

1. Qualsiasi lettera ufficiale deve essere scritta su carta intestata. È sviluppato in anticipo da specialisti della gestione dell'ufficio e approvato per ordine del capo dell'impresa.

2. Il documento deve contenere alcuni dettagli:

2.1. Informazioni sul destinatario e sul mittente.

2.2. Numero in uscita e data della presente lettera. Questo è necessario per la registrazione.

2.4. Titolo.

2.5. Informazioni sulla presenza di eventuali applicazioni, indicandone nomi e numeri.

2.6. Informazioni sulla persona che ha firmato questo documento (posizione e nome completo).

3. La lettera dovrebbe affrontare solo una questione. Avere più temi renderà difficile la scelta di un artista.

4. Le informazioni devono essere presentate nel modo più breve possibile, ma chiaramente. È consigliabile che il testo occupi non più di due pagine.

5. Indicare correttamente i dati del destinatario. Se stiamo parlando di un'organizzazione, è necessario rispettare la seguente sequenza:

5.1. Ragione sociale (al caso nominativo).

5.2. Suddivisione strutturale(se necessario).

5.3. Posizione del destinatario (nel caso dativo).

5.4. Le sue iniziali.

5.5. Indirizzo postale dell'impresa.

6. Se sono presenti più destinatari, viene indicato prima quello principale e poi tutti gli altri.

Se si prendono in considerazione tutti questi punti, in linea di principio non sarà difficile redigere lettere ufficiali.

Ordine di presentazione

Affinché un documento venga redatto correttamente, è necessario tenere conto di un certo ordine in cui le informazioni sono presentate in esso. Ad esempio, puoi considerare la possibilità di scrivere una lettera di risposta professionale. Innanzitutto devi ricordare che, secondo le regole del galateo, devi rispondere alle informazioni entro 24 ore dal momento in cui le ricevi. Se parliamo di un messaggio elettronico, allora momento ottimale non durerà più di due ore. Nei casi in cui non è possibile aderire a tale regola, è meglio inviare un messaggio appropriato al proprio partner.

La lettera stessa sarà composta essenzialmente da due parti:

1. Introduttivo. Il mittente dichiara l'argomento, il motivo e le ragioni del suo scritto. Qui puoi fare riferimento a regolamenti, che per legge fungono da base per fornire una risposta. Inoltre, vale la pena prestare attenzione ad alcuni punti riguardanti la situazione in questione. Aiuteranno a rivelare l'essenza del problema.
2. Principale. Questa parte ha lo scopo di chiarire e persuadere. Il testo deve essere chiaro, conciso e conciso e i fatti presentati devono essere verificati e oggettivi. Se necessario, possono essere confermati con numeri reali.

Questo testo è solitamente seguito da un elenco di applicazioni. Il documento termina con la firma del mittente. Inoltre, è necessario sapere come scrivere una lettera di servizio per non offendere il destinatario. In primo luogo, è consigliabile iniziare a rivolgersi a lui con la frase “Caro”. In secondo luogo, puoi utilizzare frasi avverbiali nel testo come “avendo studiato attentamente le tue proposte” o “controllato attentamente i tuoi commenti”. Tale aderenza all’etichetta andrà solo a vantaggio di entrambe le parti.

Procedura

La redazione delle lettere ufficiali spetta agli impiegati, ai segretari o ad altri dipendenti preposti a tali compiti. Quando iniziano a lavorare, devono aderire a una determinata sequenza nelle loro azioni. Il processo di redazione di tale documento di solito passa attraverso le seguenti fasi:

1. Attento esame delle circostanze questa edizione. È necessario controllare completamente la situazione per valutare correttamente modi possibili le sue decisioni.
2. Redazione di una lettera. Qui è necessario tenere conto di tutti i requisiti di cui sopra.
3. Coordinamento del testo preparato. A volte deve essere modificato tenendo conto dei commenti del manager. Potrebbe apportare alcune precisazioni o chiarimenti sull'argomento.
4. Approvazione da parte del suo supervisore.
5. Esecuzione finale e firma del documento.
6. Registrazione di una lettera.
7. Invio della corrispondenza al destinatario.

Solo dopo aver attraversato tutte queste fasi, la lettera, giunto al destinatario, potrà compiere la missione affidatale.

Norme obbligatorie

Per emettere una lettera di servizio, è necessario tenere conto del fatto che la sua prima pagina deve essere stampata su un modulo speciale. Per il resto puoi usare normale fogli bianchi Formato A4. Qui devi ricordare che il campo di testo stesso ha i suoi confini: la parte superiore e inferiore sono 2 centimetri, la sinistra - 3,5 centimetri, la destra - 1 centimetro. Non dovrebbe essere violato dimensioni standard per adattare le informazioni su un foglio. È meglio rispettare tutte le regole e aggiungere semplicemente una pagina in più.

È inoltre necessario digitare il testo secondo tutte le regole:

1. Per la stampa, utilizzare il carattere standard Times New Roman. È meglio non usare altre opzioni.

2. Anche le dimensioni dei caratteri sono regolamentate:

• per il testo principale - 14;
• disposizione delle pagine e segno di esecuzione - 12.

3. Anche il posizionamento dei dettagli viene effettuato in conformità con le regole:

• interlinea - 1;
• il testo è allineato “in larghezza”;
• i trattini vengono posizionati automaticamente;
• la distanza dal numero di registrazione all'intestazione è di 2 interlinea e da esso al testo principale - 3.

Il rispetto di questi standard è obbligatorio per progettazione corretta lettere con scopo appropriato.

Posizione dei dettagli

Per comporre correttamente una lettera commerciale standard, è necessario sapere chiaramente dove dovrebbero trovarsi i suoi dettagli e i suoi componenti. Le risposte a queste domande sono contenute in GOST R 6.30-2003. Descrive in dettaglio la forma di una lettera di servizio. In sostanza, questo è un campione in cui la totalità di tutti i dettagli del documento si trova in un certo modo. È necessario per:

1. Unificare il processo di emissione di lettere ufficiali (commerciali).
2. Essere in grado di preparare in anticipo moduli standard a livello centrale, riducendo al tempo stesso la necessità di svolgere parte del lavoro manualmente.
3. Facilitare e ridurre i tempi di ricerca visiva delle informazioni.
4. Espandi le capacità di elaborazione delle lettere utilizzando computer e altre apparecchiature.

Pertanto, per una normale lettera commerciale vengono utilizzati 30 dettagli standard, che si trovano in undici zone obbligatorie:

• emblemi e stemmi;
• autore;
• dati di origine;
• titolo;
• dichiarazioni;
• destinatario;
• risoluzioni;
• testo;
• firme e allegati;
• approvazioni e assicurazioni;
• segni.

L'inserimento delle informazioni in determinati settori consente agli specialisti di navigare meglio nel documento e ne facilita la compilazione per gli utenti comuni.

Requisiti primari

Alcuni manager credono erroneamente che la corrispondenza commerciale possa essere condotta arbitrariamente, senza osservare norme e regolamenti. Ma gli specialisti responsabili di ciò devono conoscere i requisiti di base per le lettere ufficiali:

1. Disponibilità di un modulo speciale (aziendale).
2. Uso corretto e posizionamento dei dettagli.
3. Il testo dovrebbe essere leggibile e ben redatto. Per presentare l'essenza della questione, è meglio dare la preferenza a semplici frasi comuni. Devi esprimerti brevemente in modo che ogni parola contenga quante più informazioni possibili.
4. A seconda della tipologia, il documento dovrà essere preparato di conseguenza. La lettera può contenere anche diversi aspetti. In questo caso, nel presentare, è necessario provare a combinarli.
5. Utilizzare correttamente gli standard stabiliti per la digitazione.
6. Cerca di assicurarti che il contenuto della lettera non contenga espressioni categoriche. Il destinatario può percepire queste frasi come minacce. Quando si costruiscono le frasi, è meglio usare parole introduttive come "apparentemente", "come è noto", "possibilmente" e "come segue".

Soddisfare questi requisiti nella pratica aiuta a gestire correttamente il flusso di documenti nell'azienda.

Le lettere di richiesta sono parte integrante, importante e parte necessaria corrispondenza di lavoro. Da un lato si tratta di richieste discrete e diplomatiche su questioni di attualità, dall'altro sono uno strumento per raggiungere determinati obiettivi del destinatario. Lo scopo di qualsiasi lettera di richiesta è indurre il destinatario a intraprendere determinate azioni richieste dall'autore della lettera. Come scrivere una lettera di richiesta per avvicinarsi il più possibile ad una risposta positiva?

Qualsiasi lettera di richiesta deve contenere una motivazione ben ponderata e una chiara esposizione della richiesta. Inoltre, puoi utilizzare tecniche che aumentano l'efficienza della scrittura.

Passaggio 1. Chi contatti con la tua richiesta?

Rivolgersi personalmente al destinatario, preferibilmente per nome e patronimico:

"Caro Ivan Ivanovic!", "Caro signor Ivanov!"

In primo luogo, esprimerai il tuo rispetto al destinatario, in secondo luogo, alla richiesta indirizzata ad una persona specifica, gli impone la responsabilità della sua attuazione. Ci sono situazioni in cui una richiesta è indirizzata a un team o un gruppo di persone. Anche in questo caso è opportuno personalizzare il più possibile il ricorso:

« Cari colleghi!”, “Cari manager!”, “Cari dipendenti junior!”, “Cari dipendenti delle risorse umane!”

Passaggio 2. Perché mi stai contattando?

Fai un complimento al destinatario. Facendo un complimento al destinatario, rispondi alla sua domanda: "Perché mi fai questa domanda?" Nota i suoi successi passati o le sue qualità personali.

“Sei sempre pronto ad ascoltare e a trovare il modo migliore per risolvere il problema di quasi tutti coloro che ti contattano. E, per darti credito, hai aiutato molte persone.

“Sei uno dei massimi esperti nel settore...”

“Hai aiutato molte persone a risolversi le domande più difficili nel campo della..."

Questa tecnica consentirà al destinatario di esaminare la richiesta più da vicino e provare a trovare un'opportunità per soddisfarla fanculo a lei.

Un complimento è appropriato quando si tratta di richieste non standard, quando devi conquistare il destinatario, quando devi attirare l'attenzione su determinati meriti e qualità necessarie e importanti per l'adempimento della tua richiesta.

È molto importante non oltrepassare il confine tra un complimento e un'adulazione scortese. Sii sincero.

Passaggio 3. Giustificazione della richiesta

Qualsiasi richiesta deve essere giustificata in merito al motivo per cui si sta facendo questa particolare richiesta. Inserisci il destinatario nel contesto del tuo problema.

In questa fase, è necessario selezionare i tre argomenti più significativi per il destinatario. È meglio costruire argomentazioni secondo il seguente schema: forte - medio - più forte.

Le richieste presentano diversi livelli di complessità, quindi il destinatario non è sempre interessato a soddisfare le richieste di qualcuno. Ha bisogno di essere convinto che soddisfare la richiesta abbia potenziali benefici:

Interessa il destinatario

Offriti di implementare alcune opportunità interessanti per lui legate all'adempimento della tua richiesta:

“In ogni momento, gli uomini d'affari e intraprendenti hanno cercato non solo di raggiungere il successo materiale, ma anche di lasciare il segno nella storia della Patria, per essere ricordati buone azioni, per guadagnarsi rispetto."

« L'attività di successo di qualsiasi comunità professionale è, prima di tutto, la comprensione e il sostegno da parte dei sindacati amichevoli, la partecipazione eventi congiunti e progetti».

« Naturalmente, il tuo grande obiettivo è una città pulita e confortevole per le persone».

Oppure esprimi un problema che è molto rilevante specificamente per il tuo destinatario:

“Tu, come saggio proprietario della città, probabilmente sei preoccupato per le passeggiate caotiche dei bambini di età diverse in luoghi inadatti, il che porta ad un aumento degli incidenti stradali e ad un aumento della criminalità infantile”.

"Il tuo dipartimento ha ricevuto chiamate più frequenti su questioni non fondamentali, il che richiede molto tempo di lavoro prezioso."

Mostra come la tua richiesta può aiutarti a realizzare l'opportunità:

« E oggi, che il nostro Paese fa affidamento sui giovani, è difficile trovare una causa più necessaria e sacra dell’aiutare i giovani uomini e donne provenienti da famiglie disfunzionali. Nella nostra città c'è chi già fornisce tale assistenza: sotto gli auspici dell'ufficio del sindaco, il nostro centro di beneficenza "Heritage" opera con le donazioni dei cittadini, insegnando mestieri popolari agli adolescenti in difficoltà ».

Oppure per risolvere il problema:

“Attrezzare luoghi specializzati in cui i bambini di diverse età possano trascorrere del tempo aiuterà a ridurre il livello di criminalità infantile e a minimizzare gli incidenti stradali che coinvolgono i bambini”.

Descrivere il significato della richiesta

Quando non c'è nulla da offrire al destinatario o è inappropriato nel contesto di questa richiesta, è meglio aggiornare il destinatario. Qui è necessario descrivere la situazione nel modo più completo necessario per comprendere la rilevanza della richiesta e l'importanza della sua attuazione. Il significato della richiesta deve essere descritto in modo tale da “toccare l’anima”. Se la richiesta non rientra nella categoria "permalosa", è necessario mostrare al destinatario il rapporto di causa-effetto, che garantirà che il destinatario soddisfi la richiesta.

“Dal (data), secondo il contratto di locazione n. X, l'affitto per 1 m2 è di 20 USD. in un giorno. Negli ultimi tre mesi si è verificato un calo dell’attività commerciale a causa dell’instabilità economica e dei disordini sociali. Il profitto medio derivante dal trading è di 10 USD. al giorno, che non basta nemmeno per pagare l’affitto. Se non verranno prese misure, gli imprenditori privati ​​saranno costretti a chiudere punti vendita, che potrebbe influire negativamente sul tuo reddito."

Pertanto, è necessario chiarire al destinatario che l'adempimento della richiesta comporta la prospettiva di ricevere benefici materiali o immateriali.

Passaggio 4. Dichiarazione della richiesta

Quando il destinatario è preparato, è possibile dichiarare la richiesta effettiva. Il testo della richiesta dovrà essere abbastanza conciso ed estremamente chiaro. In nessun caso dovrebbero esserci ambiguità o eufemismo. Ad esempio, se parliamo di riduzione dell'affitto, è importante indicare a quale livello:

“Vi chiediamo di ridurre il livello dell’affitto fino a quando la situazione non si sarà stabilizzata a 5 dollari. per m2 al giorno."

Se si tratta della fornitura di servizi, effettuare la richiesta nel modo più specifico possibile, indicando le date desiderate, la questione del prezzo, ecc.:

« Per attrezzare un laboratorio di ceramica, abbiamo bisogno di un forno per la cottura della ceramica: ti chiediamo di aiutarci ad acquistarlo. Il costo della stufa con installazione è di 998 mila rubli».

IN in questo esempio Non è del tutto chiaro quale tipo di aiuto sia richiesto al destinatario. Richiesta migliore formulare più specificatamente: "Vi chiediamo di aiutarci ad acquistare un forno per la cottura della ceramica trasferendo 333mila dollari sul conto bancario dell'azienda per la produzione e l'installazione dei forni."

Qualunque cosa tu chieda, il destinatario deve sapere esattamente quando, cosa, quanto e a quale prezzo vuoi riceverlo. Una richiesta generalizzata è più a rischio di rifiuto, perché il destinatario non sempre ha il tempo e la voglia di occuparsi dei dettagli. Inoltre, corri il rischio di non ottenere ciò che desideri trasferendo l'iniziativa al destinatario.

Ad esempio, gli imprenditori privati ​​hanno scritto una lettera chiedendo una riduzione dell’affitto, ma non hanno indicato a quale livello vogliono ridurre l’affitto:

“Vi chiediamo di ridurre l’affitto finché la situazione non si sarà stabilizzata”.

Di conseguenza, hanno ricevuto una riduzione dell'affitto, ma solo leggermente (dell'1% di quello esistente). Pertanto, la loro richiesta è stata accolta, ma ha fatto ben poco per cambiare la posizione dei promotori della lettera.

In alcuni casi, il testo della richiesta può essere in grassetto per farlo risaltare nel testo, ma non abusare di questa tecnica.

Passaggio 5: riepiloga la tua richiesta.

Ripeti la tua richiesta e sottolinea come il destinatario trarrà vantaggio se la richiesta viene soddisfatta. La richiesta dovrebbe essere leggermente modificata. È meglio costruire una frase secondo lo schema: "Se soddisfi la richiesta, sarai felice".

“Se ci incontrate a metà strada e riducete gli affitti fino a quando la situazione nella regione non si sarà stabilizzata, non solo potrete salvare più di 150 posti di lavoro, ma non subirete nemmeno perdite globali dovute alla completa assenza affitto."

Ma potrebbero esserci altre opzioni:

“Potete essere sicuri che ogni rublo delle vostre donazioni di beneficenza andrà a una buona causa e aiuterà coloro che ne fanno parte situazione difficile i ragazzi cresceranno fino a diventare degni cittadini”.

"Puoi star certo che il sorriso di ogni bambino ti darà soddisfazione morale dal tuo difficile lavoro, e i tuoi sforzi e sforzi sono un investimento in cittadini degni e felici del prossimo futuro."

La cosa principale è ripetere il significato della richiesta e i vantaggi di soddisfarla. Il vantaggio non deve essere materiale. Ricorda che il destinatario è una persona e i sentimenti non gli sono estranei.

ESEMPIO:

E non dimenticare il design della lettera: questo è il “volto” dell’organizzazione. Se l'iniziatore della lettera di richiesta è un'organizzazione, tale lettera viene redatta su carta intestata con la firma del manager o della persona autorizzata. Se sei un privato, è sufficiente rispettare le norme fondamentali nella disposizione degli elementi delle lettere. Questi dettagli sono giuridicamente e psicologicamente molto importanti per il destinatario e per la formazione dell'immagine corretta del mittente.

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(corrispondenza elettronica)

Lettera di offerta di collaborazione

Oggetto: Proposta di cooperazione.
Dati: 05.20.0216
Da: [e-mail protetta]
A: [e-mail protetta]

Presidente del consiglio di amministrazione
Unione dei produttori di alcol
Dobrov D.E.

Caro Dmitrij Evgenievich!

L'Unione dei produttori di alcol (UPAP) è la principale associazione di leader del settore nell'industria nazionale dell'alcol. Rispettoso lavoro attivo, portato avanti dalla vostra organizzazione in relazione alla creazione di un mercato civile per i prodotti alcolici e liquorosi nella Federazione Russa.

Naturalmente, la preoccupazione per la qualità e la sicurezza dei prodotti fabbricati è una delle priorità della SPAP, e i suoi partecipanti sono produttori coscienziosi che pagano grande attenzione questi aspetti.

AIG è uno dei più grandi istituti assicurativi del mondo. La compagnia internazionale è presente sul mercato assicurativo da 90 anni e ha uffici in 160 paesi. La divisione russa dell'azienda opera da più di 15 anni.

La collaborazione con i produttori di alimenti e bevande è una priorità per la nostra azienda. Sotto la guida dell'esperienza internazionale pluriennale di AIG in Russia, è stato sviluppato un programma assicurativo unico per le imprese del settore degli alcolici (assicurazione sulla responsabilità del prodotto e ritiro del prodotto dal mercato).

Riteniamo che questo programma sia di potenziale interesse per i partecipanti alla SPAP, perché Un prodotto come l'alcol richiede un approccio speciale alla qualità delle materie prime, dell'imballaggio e della sicurezza per il consumatore.

Sulla base di quanto sopra, vi invitiamo a discutere il potenziale di cooperazione in questo settore.

Saremo grati per la vostra valutazione professionale di tale cooperazione e vi chiederemo di stabilire una procedura per un'ulteriore interazione tra le nostre società. Siamo pronti a considerare qualsiasi vostra proposta sul formato del lavoro congiunto.

Cordiali saluti,

Andreev Paolo

Vicepresidente dell'AIG
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

Lettera di invito

Oggetto: Invito al seminario
Dati: 25/06/2016
Da: Anna Simonova
A: xxx-xxx-xxx

Cari partner,

17 marzo 2016 Vi invitiamo a partecipare al seminario sulla creazione di programmi assicurativi internazionali, che si terrà appositamente per i partner AIG Marco Goldenberg- Consigliere regionale per i programmi assicurativi internazionali di AIG.

Mark viene in Russia appositamente per condurre una serie di eventi di formazione, poiché ha la più vasta esperienza nel settore assicurativo delle società multinazionali.

Considerando l'attuale esperienza nell'offerta di programmi internazionali per clienti russi con presenza internazionale, sono sicuro che questo seminario sarà molto interessante e risponderà a molte domande in questo settore.

Allego l'invito e il programma del seminario.

Vi chiedo di inoltrare questo invito ai colleghi che fossero interessati a questo argomento.

La registrazione si effettua rispondendo questa lettera. La partecipazione è gratuita, il numero dei posti è limitato.

Indirizzo del seminario: Russia, 125315, Mosca, Leningradsky Prospekt, 72, edificio 2, piano 3

Saremo lieti di vederti!

Cordiali saluti,

Anna Simonova

Responsabile programmi di formazione
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-mail protetta]

Lettera di richiesta per organizzare un incontro

Oggetto: Organizzazione di un incontro con Elena Firsova
Dati: 25/06/2016
Da: Cherkesov Ilya
A: Ivanova Galina

Cara Galina Nikolaevna!

Se la tua offerta è valida, la prossima settimana(dal 06 giugno al 10 giugno) Potrei venire in qualsiasi momento conveniente per Elena Petrovna.

Le sarei molto grato se mi informasse della decisione della signora Firsova.

Cordiali saluti,

Vadim Tatarenko

Direttore aziendale dell'AIG

[e-mail protetta]

Lettera di richiesta di contatto

Oggetto: numero di telefono di Elena Firsova
Dati: 25/06/2016
Da: Cherkesov Ilya
A: Ivanova Galina

Cara Galina Nikolaevna!

Grazie ancora per l'incontro e la conversazione costruttiva.

Ti sarei molto grato se lo inviassi all'indirizzo specificato o mi avvisassi telefonicamente.

Grazie in anticipo!

Cordiali saluti,

Vadim Tatarenko

Direttore aziendale dell'AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-mail protetta]

Lettera di risposta ad una lettera aggressiva di un cliente

Lettera aggressiva del cliente:

Oggetto: Eri assolutamente pazzo!
Dati: 20/02/2016
Da: Petrov Andrey
A: [e-mail protetta]

Come posso riavere indietro i soldi che ho pagato per il tuo dannato servizio. Preferirei spenderli per qualcos'altro piuttosto che per il tuo sistema pornografico. Usa tu stesso il tuo maledetto servis.tutu.net.

Andrej Petrov

Rispondi alla lettera di un cliente aggressivo

Luoghi comuni per esprimere una richiesta di non utilizzo volgarità corrispondenza:
Si prega di cercare di non utilizzare un linguaggio inappropriato. Non contribuisce a una soluzione costruttiva al problema.
Ti informiamo che ci riserviamo il diritto di non rispondere a lettere contenenti linguaggio volgare o volgare indirizzate all'azienda o al suo personale.

Lettera di rifiuto

Lettera del cliente

Buona giornata, Andrey!

Vi scrivo con una richiesta formale.

La nostra azienda fornisce attrezzature industriali e pezzi di ricambio alle imprese Industria alimentare. Dal 2010 siamo vostri clienti abituali.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra comprensione e supporto!

Cordiali saluti,

Direttore del marketing

JSC "Pishcheprom"

Romano Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-mail protetta]

Campione 1. Lettera di rifiuto alla richiesta di un cliente

Campione 2

Oggetto: Informazioni sulla cessazione della collaborazione
Dati: 20/03/2016
Da: [e-mail protetta]
A: Petrenko Ivan

Caro Ivan Nikolaevich!

Siamo stati lieti di collaborare con la vostra azienda per 7 anni. Siamo sempre stati soddisfatti del buon livello di servizio e della qualità dei prodotti. Tuttavia, per L'anno scorso si sono verificati numerosi incidenti, tra cui: regolare violazione dei termini di consegna, qualità insoddisfacente della merce, atteggiamento errato dei dipendenti della vostra azienda nei confronti di queste situazioni. Come risultato di tutto ciò, la nostra interazione è arrivata a un vicolo cieco.

A questo proposito, purtroppo, siamo costretti a interrompere la collaborazione con voi alla scadenza del contratto. Grazie per gli anni di servizio.

Cordiali saluti,

Direttore
LLC "Makulatura"

Malakhov Gennady Viktorovich
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

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Campione 3

Oggetto: Rifiuto di pagare il risarcimento
Dati: 20/06/2015
Da: aig.ru
A: Evgeny Knysh

Caro Eugenio!

Grazie per la vostra collaborazione a lungo termine con la nostra azienda!

Con nostro rammarico siamo costretti a rifiutarci di pagarvi il risarcimento richiesto per un importo di... rubli.

SU questo momento La compagnia ha stabilito una diversa procedura per prendere le decisioni sui risarcimenti assicurativi, di cui vi è stata più volte informata.
(Vedi in allegato una copia di questo avviso.)

Inoltre, hai specificato in dichiarazione di reclamo i sinistri n. 4-6 non sono assicurabili, poiché sono state violate le clausole 12.1-12.2 del Contratto.

Comprendiamo bene la tua situazione e, se vuoi evitare precedenti simili in futuro, ti offriamo di concludere un accordo aggiuntivo con la nostra azienda che ti consentirà di compensare le perdite associate a rischi aziendali simili ai tuoi. (Vedi accordo aggiuntivo in allegato)

Speriamo nella vostra comprensione e continua collaborazione!

Cordiali saluti,

Direttore dell'AIG

Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

Lettera di risposta ad un reclamo motivato

Oggetto: Risposta al reclamo.
Dati: 05/12/2016
Da: [e-mail protetta]
A: Anna Kolesnikova

Cara Anna!

A nome di tutto il team della nostra fabbrica, vorrei esprimere il mio sincero rammarico e scusarmi per la situazione attuale.

La nostra fabbrica lavora in modo stabile ed efficiente da molti anni nel mercato della cucitura e riparazione di abbigliamento.

La vostra situazione si riferisce a casi rari, che sono responsabili del cosiddetto fattore umano.

Abbiamo condotto un'indagine e i responsabili del mancato rispetto delle scadenze e della maleducazione sono stati puniti. Secondo l'ordinanza della fabbrica del 13 aprile 2016 n. 78/2, il caposquadra V.V Volkova è stato rimproverato, il tagliatore A.P. Gusev è stato trasferito come sarto alla squadra per la cucitura di capispalla da uomo.

L'amministrazione ha accettato Misure urgenti per completare il tuo ordine. Sarà pronto 15.05.2016. In qualsiasi momento per te conveniente, il corriere lo consegnerà all'indirizzo da te specificato.

Credimi, siamo scontenti della situazione attuale quanto te!